Sutarčių, priedų, pardavimo ir pirkimo dokumentų bei nuotraukų saugojimas

Failų saugykla


Nuotraukų, sutarčių ir papildomos informacijos įkėlimas ir saugojimas

PRADĖKITE NAUDOTIS

Kaip tai veikia?

Informacija apie failų saugyklos funkciją

Naudojimo atvejai

Kuriais atvejais naudojama failų saugykla

Klausimai/Atsakymai

Dažniausiai užduodami klientų klausimai ir atsakymai

 

Kaip tai veikia?

Failų saugykla suteikia galimybę programoje įkelti papildomus failus susijusius su įvestais dokumentais, šia funkcija verta naudotis nes: 

  • supaprastina duomenų ir dokumentų saugojimą;
  • saugomus failus gali pasiekti bet kuris įmonės darbuotojas dirbantis programoje;
  • palaikomi .pdf, .csv, .jpg, .png, .docs ir kiti populiarūs formatai.
Funkcija galima plano „Ekspertas“ ir „Partneris“ vartotojams.

Naudojimo atvejai 

Failų saugyklos funkciją programoje galima naudoti šiuose moduliuose:

  • klientų kortelės — sutartys, susirašinėjimai ar kita informacija apie klientą;
  • pardavimai — užsakovų informacija, nurašymo patvirtinimas;
  • pirkimai — perkamo produkto garantija, papildomos sutartys;
  • prekės — produkto nuotrauka bei papildoma informacija; 
  • bendras žurnalas — įvestos operacijos paaiškinimas, įsakymas;
  • darbuotojas — papildoma informacija apie darbuotoją;
  • įsakymų registras — prie įsakymo reikalingi dokumentai;
  • sutartys — sudarytos sutarties papildomi dokumentai ir priedai.

Dažnai užduodami klausimai

Kas gali naudotis failų saugykla?
Šia funkcija gali naudotis visi:
  1. „Ekspertas“ plano vartotojai;
  2. „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai.
Kaip įkelti dokumentą į failų saugyklą?
  1. Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką ;
  2. Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustėlikite ir pasirinkite iš kompiuterio:
  3. Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
Kaip panaikinti įkelta failą saugykloje?
  1. Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
  2. Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
Ar galiu saugoti dokumentus B1.lt ir neturėti popierinių kopijų?
Gautas oficialus atsakymas  iš  Lietuvos Archyvo 2022-02-07  į paklausimą dėl popierinių dokumentų saugojimo tvarkos:

vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“


O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

  • į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
  • į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;