Failų saugykla
Kaip tai veikia?
Failų saugykla suteikia galimybę programoje įkelti papildomus failus susijusius su įvestais dokumentais. Šia funkcija verta naudotis nes:
- supaprastina duomenų ir dokumentų saugojimą;
- saugomus failus gali pasiekti bet kuris įmonės darbuotojas dirbantis B1.lt programa;
- palaikomi .pdf, .csv, .jpg, .png, .docs ir kiti populiarūs formatai.
Naudojimo atvejai
Failų saugyklos funkciją programoje galima naudoti šiuose moduliuose:
- Klientų kortelės — sutartys, susirašinėjimai ar kita informacija apie klientą;
- Pardavimai — užsakovų informacija, nurašymo patvirtinimas;
- Pirkimai — perkamo produkto garantija, papildomos sutartys;
- Prekės — produkto nuotrauka bei papildoma informacija;
- Bendras žurnalas — įvestos operacijos paaiškinimas, įsakymas;
- Darbuotojas — papildoma informacija apie darbuotoją;
- Įsakymų registras — prie įsakymo reikalingi dokumentai;
- Sutartys — sudarytos sutarties papildomi dokumentai ir priedai.
Dažnai užduodami klausimai
- „Ekspertas“ plano vartotojai;
- „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai.
- Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką
; - Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustėlikite ir pasirinkite iš kompiuterio:
- Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
- Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
- Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
„vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.
Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.
Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.
Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“
O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:
- į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
- į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;
Vizavimas - patvirtinimas, kad atsakingas asmuo peržiūrėjo ir patvirtino dokumentą.
Veiksmų eiliškumas, kaip įjungti vizavimą ir kaip naudotis:
1. Parametrai → Nustatymai → Dokumentų vizavimas
1.1 sukurti asmenų grupes kurios gali patvirtinti dokumentus (vizuoti dokumentus). Grupei sukurti spausti mygtuką „+“:
1.2. Atsidariusiame lange nurodyti grupės pavadinimą, rūšiavimo eilę, išrinkti atsakingus asmenis ir nepamiršti išsaugoti įrašą.
2. Atidarius įkeltą dokumentą į failų saugyklą, matomos atsakingų asmenų grupės kurios gali tvirtinti dokumentą.
2.1 Jei atsakingas asmuo nepatvirtino dokumento, galima išsiųsti priminimą veiksmui atlikti:
2.2 dokumentui vizuoti (patvirtinti) atsakingas asmuo ties savo vardu pažymi „varnele“ ir spaudžia mygtuką „Patvirtinti“:
3. Kai dokumentas patvirtintas visų atsakingų grupių, atsiranda tvirtinimo žyma:
