Sutarčių, priedų, pardavimo ir pirkimo dokumentų bei nuotraukų saugojimas

Failų saugykla

Tvarus dokumentų saugojimo sprendimas
  • Lengvas papildomų failų įkėlimas
  • Neribotas duomenų ir dokumentų saugojimas
  • Atsakingų darbuotojų prieiga prie įkeltų failų
  • Įvairių failų formatų palaikymas

Dokumentų saugojimo moduliai

Pirkimai

Sandėlis › Pirkimai
PVM sąskaitos faktūros, CMR, garantijos, aktai, degalų kvitai ir kt.

Prekyba

Sandėlis › Prekyba › Prekyba
Sąskaitos, nurašymo aktai, pirkimo grąžinimai, sutarties priedai ir kt.

Prekės

Žinynai › Prekių kortelės › Prekės
Produkto nuotraukos, aprašymai, sertifikatai, garantijos ir kt.
 

Klientai

Klientai › Klientai
PVM mokėtojo patikrinimo dokumentai, įrodantys dokumentai, sutartys, susirašinėjimai ir kt.
 

Sutartys

Dokumentai › Sutartys › Sutartys
Sutartys ir sudarytų sutarčių priedai, aktai, nutraukimo dokumentai ir kt.
 

Bendras žurnalas

DK › Bendras žurnalas
Buhalterinės pažymos, nutarimai, apskaičiavimo ataskaitos ir kt.
 

Bankas

Bankas › Bankas
Išankstinės sąskaitos, mokėjimo nurodymai, pavedimo kopijos ir kt.

Darbuotojai

Personalas › Darbuotojai
Sutartys, prašymai, pažymėjimai, BDAR, konfidencialūs dokumentai ir kt.

Įsakymų registras

Dokumentai › Įsakymai › Įsakymų registras
Įsakymai, su įsakymu susijusios ataskaitos, papildomi dokumentai ir kt.

Dažnai užduodami klausimai

Kas gali naudotis failų saugykla?
Šia funkcija gali naudotis visi:
  1. „Ekspertas“ plano vartotojai;
  2. „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai;
  3. "Minimalus" plano vartotojai.
Kaip įkelti dokumentą į failų saugyklą?
Dokumentų (failų) pridėjimas prie įvestų įrašų galimas šiuose moduliuose:
  • Klientai;
  • Prekyba;
  • Pirkimai;
  • Pardavimų grąžinimai;
  • Bendras žurnalas;
  • Bankas;
  • Darbuotojai;
  • Ilgalaikis turtas;
  • Įsakymų registras;
Veiksmų seka failų įkėlimui:
  1. Atidarius sukurtą įrašą ar kliento kortelę spausti mygtuką ;
  2. Atsidariusiame lange laukelyje „Pasirinkite failus“ nutempti norimus pridėti dokumentus arba spausti ir pasirinkti iš kompiuterio:
  3. Įkėlus failą esant poreikiui galima įvesti komentarą, arba koreguoti failo pavadinimą. Įvestą informaciją išsaugoti.
Kaip panaikinti įkelta failą saugykloje?
  1. Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
  2. Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
Ar galiu saugoti dokumentus B1.lt ir neturėti popierinių kopijų?
Gautas oficialus atsakymas  iš  Lietuvos Archyvo 2022-02-07  į paklausimą dėl popierinių dokumentų saugojimo tvarkos:

vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“


O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

  • į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
  • į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;
Kaip vizuojamas įkeltas dokumentas?
Programoje galima vizuoti dokumentus. Šis funkcionalumas pagreitina ir palengvina darbą, dokumentų derinime tarp skyrių.
Vizavimas - patvirtinimas, kad atsakingas asmuo peržiūrėjo ir patvirtino dokumentą.

Veiksmų eiliškumas, kaip įjungti vizavimą ir kaip naudotis:
1. Parametrai → Nustatymai → Dokumentų vizavimas
1.1 sukurti asmenų grupes kurios gali patvirtinti dokumentus (vizuoti dokumentus). Grupei sukurti spausti mygtuką „+“:

1.2. Atsidariusiame lange nurodyti grupės pavadinimą, rūšiavimo eilę, išrinkti atsakingus asmenis ir nepamiršti išsaugoti įrašą.

2. Atidarius įkeltą dokumentą į failų saugyklą, matomos atsakingų asmenų grupės kurios gali tvirtinti dokumentą.
2.1 Jei atsakingas asmuo nepatvirtino dokumento, galima išsiųsti priminimą veiksmui atlikti:

2.2 dokumentui vizuoti (patvirtinti) atsakingas asmuo ties savo vardu pažymi „varnele“ ir spaudžia mygtuką „Patvirtinti“:

3. Kai dokumentas patvirtintas visų atsakingų grupių, atsiranda tvirtinimo žyma:
Kaip perkelti dokumentą iš failų saugyklos į buhalterinį įrašą?

Įkeltus dokumentus į failų saugyklą, galima perkelti – įdėti į užregistruotą įrašą moduliuose: prekyba, pirkimai, dokumentai.

Paspaudus ant dokumento paveikslėlio atsidaro langas, kuriame paspaudus mygtuką „Perkelti“ reikia pasirinkti „Į Įmonės buhalteriją (Jūsų įmonė, su kuria dirbama):

Jei failų saugykloje dokumentui priskirtas tipas „Pirkimai“ atidaromas „Pirkimai“ modulio įrašų sąrašas. Spausti ties įrašu kad prisegti dokumentą prie įrašo:

Pastaba. Jei nėra mygtuko „Perkelti“, reikia patikrinti ar nurodytas „Tipas“ kurį reikia parinkti iš sąrašo ir spausti „Išsaugoti“:

Kaip pridėti dokumentą prie įrašo, jei dokumentas failų saugykloje?
Jei dokumentas jau įkeltas į failų saugyklą, o dokumentas registruojamas vėliau apskaitoje, jį galima išsaugoti – prisegti moduliuose: prekyba, pirkimai ir dokumentai.
Pavyzdžiui užregistruotame pardavimo įraše, spausti „Failai“ mygtuką: 

Atsidariusiame lange spausti "Pasirinkti failus iš bendros saugyklos“

Atsidariusiame lange pasirinkti failą, kurį norima prisegti prie įrašo ir spausti „Perkelti failus“:

Pasirinktas dokumentas pridedamas į skiltį „Failai“, ir spausti „Išsaugoti“
Kaip pridėti dokumentą į failų saugyklą?

Dokumentus įkelti į Failų saugyklą galima dviem būdais:

1. Spausti mygtuką „+Pridėti failą“ ir reikiamą dokumentą pasirinkti iš savo kompiuterio ar kito išmanaus įrenginio;

2. Siųsti dokumentą/-us nurodytu el.pašto adresu tiesiai į failų saugyklą.

Kaip siųsti pardavimo sąskaitą į kitą įmonės saugyklą?

Sandėlis → Prekyba

Užregistruoti pardavimo dokumentą.
Pardavimo dokumente spausti mygtuką „Kiti veiksmai“ ir iš sąrašo pasirinkti „Siųsti tiesiai į įmonę“:

Atsidariusiame lange pasirinkti dokumento šabloną ir įmonę iš pateikiamo sąrašo:

Spausti „Siųsti".
Dokumentas automatiškai išsaugomas pasirinktos įmonės failų saugykloje.

Pastaba. Siųsti dokumentą galima tik tai įmonei, prie kurios vartotojas turi prieigą.

Kuo skiriasi failas nuo dokumento?
B1.lt programoje terminai failas ir dokumentas yra suprantami kaip sinonimai, turintys tas pačias reikšmes.
Kokie formatai galimi dokumentų įkėlimui į failų saugyklą?
Palaikomi formatai failo atpažinimui (DI): PDF, JPG, JPEG.
Dokumentus galima siųsti į failų saugyklą šiais formatais, bet failų atpažinime nebus apdoroti: zip, txt, jpeg, png, svg, xml, ffdata, xls, xlsx, doc, docx, odt, eml, msg, tab, csv, mp4, mkv, tif, heic.