Storage of contracts, attachments, sales and purchase documents and photos

File Storage

Sustainable document storage solution
  • Easy upload of additional files
  • Unlimited storage of data and documents
  • Access to uploaded files by responsible staff
  • Support of various file formats

Modules for Document Storage

Purchases

Warehouse › Purchases
VAT invoices, CMRs, guarantees, deeds, fuel receipts, etc.

Sales

Warehouse › Sales › Sales
Invoices, write-offs, purchase returns, contract annexes, etc.

Items

Registers › Item cards › Items
Product photos, descriptions, certificates, warranties, etc.
 

Clients

Clients › Clients 
VAT payer verification documents, supporting documents, contracts, correspondence, etc.
 

Agreements

Documents › Agreements › Agreements
Contracts and annexes to concluded contracts, deeds, termination documents, etc.
 

General register

General ledger › General register
Accounting certificates, resolutions, calculation reports, etc.
 

Bank

Bank › Bank
Advance invoices, payment orders, order copies, etc.

Employees

Personnel › Employees
Contracts, applications, certificates, GDPR, confidential documents, etc.

Orders

Documents › Orders › Orders
Orders, reports related to the order, additional documents, etc.

Frequently asked questions

Who can use the file storage?
Šia funkcija gali naudotis visi:
  1. „Ekspertas“ plano vartotojai;
  2. „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai;
  3. "Minimalus" plano vartotojai.
How do I upload a document to the file storage?
  1. Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką ;
  2. Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustelėkite ir pasirinkite iš kompiuterio:
  3. Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
How do I delete an uploaded file from file storage?
  1. Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
  2. Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
Can I store documents at B1.lt and not have paper copies?
Gautas oficialus atsakymas  iš  Lietuvos Archyvo 2022-02-07  į paklausimą dėl popierinių dokumentų saugojimo tvarkos:

vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“


O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

  • į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
  • į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;
How to authenticate an uploaded document?
Programoje galima vizuoti dokumentus. Šis funkcionalumas pagreitina ir palengvina darbą, dokumentų derinime tarp skyrių.
Vizavimas - patvirtinimas, kad atsakingas asmuo peržiūrėjo ir patvirtino dokumentą.

Veiksmų eiliškumas, kaip įjungti vizavimą ir kaip naudotis:
1. Parametrai → Nustatymai → Dokumentų vizavimas
1.1 sukurti asmenų grupes kurios gali patvirtinti dokumentus (vizuoti dokumentus). Grupei sukurti spausti mygtuką „+“:

1.2. Atsidariusiame lange nurodyti grupės pavadinimą, rūšiavimo eilę, išrinkti atsakingus asmenis ir nepamiršti išsaugoti įrašą.

2. Atidarius įkeltą dokumentą į failų saugyklą, matomos atsakingų asmenų grupės kurios gali tvirtinti dokumentą.
2.1 Jei atsakingas asmuo nepatvirtino dokumento, galima išsiųsti priminimą veiksmui atlikti:

2.2 dokumentui vizuoti (patvirtinti) atsakingas asmuo ties savo vardu pažymi „varnele“ ir spaudžia mygtuką „Patvirtinti“:

3. Kai dokumentas patvirtintas visų atsakingų grupių, atsiranda tvirtinimo žyma:
How to transfer a document from a file storage to an accounting record?

Įkeltus dokumentus į failų saugyklą, galima perkelti – įdėti į užregistruotą įrašą moduliuose: prekyba, pirkimai, dokumentai.

Paspaudus ant dokumento paveikslėlio atsidaro langas, kuriame paspaudus mygtuką „Perkelti“ reikia pasirinkti „Į Įmonės buhalteriją (Jūsų įmonė, su kuria dirbama):

Jei failų saugykloje dokumentui priskirtas tipas „Pirkimai“ atidaromas „Pirkimai“ modulio įrašų sąrašas. Spausti ties įrašu kad prisegti dokumentą prie įrašo:

Pastaba. Jei nėra mygtuko „Perkelti“, reikia patikrinti ar nurodytas „Tipas“ kurį reikia parinkti iš sąrašo ir spausti „Išsaugoti“:

How to attach a document to a record if the document is in file storage
Jei dokumentas jau įkeltas į failų saugyklą, o dokumentas registruojamas vėliau apskaitoje, jį galima išsaugoti – prisegti moduliuose: prekyba, pirkimai ir dokumentai.
Pavyzdžiui užregistruotame pardavimo įraše, spausti „Failai“ mygtuką: 

Atsidariusiame lange spausti "Pasirinkti failus iš bendros saugyklos“

Atsidariusiame lange pasirinkti failą, kurį norima prisegti prie įrašo ir spausti „Perkelti failus“:

Pasirinktas dokumentas pridedamas į skiltį „Failai“, ir spausti „Išsaugoti“
How do I add a document to a file repository?

Dokumentus įkelti į Failų saugyklą galima dviem būdais:

1. Spausti mygtuką „+Pridėti failą“ ir reikiamą dokumentą pasirinkti iš savo kompiuterio ar kito išmanaus įrenginio;

2. Siųsti dokumentą/-us nurodytu el.pašto adresu tiesiai į failų saugyklą.

How do I send a sales invoice to another company file storage?

Sandėlis → Prekyba

Užregistruoti pardavimo dokumentą.
Pardavimo dokumente spausti mygtuką „Kiti veiksmai“ ir iš sąrašo pasirinkti „Siųsti tiesiai į įmonę“:

Atsidariusiame lange pasirinkti dokumento šabloną ir įmonę iš pateikiamo sąrašo:

Spausti „Siųsti".
Dokumentas automatiškai išsaugomas pasirinktos įmonės failų saugykloje.

Pastaba. Siųsti dokumentą galima tik tai įmonei, prie kurios vartotojas turi prieigą.

What is the difference between a file and a document?
B1.lt programoje terminai failas ir dokumentas yra suprantami kaip sinonimai, turintys tas pačias reikšmes.
What formats are available for uploading documents to the file storage?
Palaikomi formatai failo atpažinimui (DI): PDF, JPG, JPEG.
Dokumentus galima siųsti į failų saugyklą šiais formatais, bet failų atpažinime nebus apdoroti: zip, txt, jpeg, png, svg, xml, ffdata, xls, xlsx, doc, docx, odt, eml, msg, tab, csv, mp4, mkv, tif.