File storage
Upload and store photos, contracts, and additional information
START USING
How does it work?
File storage allows to upload additional files related to the entered documents into the program, this feature is worth using because:
- it simplifies data and document storage;
- stored files can be accessed by any employee of the company working in the program;
- .pdf, .csv, .jpg, .png, .docs and other popular formats are supported.
Use cases
The file storage feature of the program can be used in the following modules:
- customer cards — contracts, correspondence or other information about the customer;
- sales — customer information, write-off confirmation;
- purchases — warranty of the purchased product, additional contracts;
- goods — product photo and additional information;
- general log — explanation of the entered operation, order;
- employee — additional information about the employee;
- register of orders — documents required for the order;
- contracts — additional documents and annexes to the concluded contract.
Frequently asked questions
- „Ekspertas“ plano vartotojai;
- „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai.
- Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką
; - Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustėlikite ir pasirinkite iš kompiuterio:
- Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
- Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
- Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
„vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.
Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.
Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.
Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“
O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:
- į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
- į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;