Personalo dokumentai, žmogiškųjų išteklių valdymas

Personalas


Informacija apie darbuotojus, būtina objektyviam tikslų ir rezultatų įvertinimui

PRADĖKITE NAUDOTIS

Darbuotojai

Įmonėje dirbančių ir nebedirbančių asmenų sąrašas

Sutartys

Informacija apie esamu laiku galiojančias sutartis

Prašymai

Gautų prašymų iš darbuotojų sąrašas su galimybę patvirtinti

CV

Gauti gyvenimo aprašymai iš kandidatų
 

Žinynai

Papildoma informacija susijusi su personalo moduliu
 

Vaizdinė pamoka

Darbo užmokesčio ir personalo modulių mokomoji medžiaga
 

Klausimai/Atsakymai

Dažniausiai užduodami klientų klausimai ir atsakymai
 

Darbuotojai

Sąrašas asmenų kurie dirba arba yra dirbę įmonėje. Žmonių įdarbinimas, bei sutarties pasirašymas vienoje vietoje. Vedama visa reikiama informacija apie asmenį kuris dirba įmonėje.

Prašymai

Dirbančių įmonėje asmenų su planu "Darbuotojas" pateikti įvairūs prašymai. Vadovas gali matyti ir juos patvitiniti arba atmesti. Matomas visų darbuotojų prašymų sąrašas.

Sutartys

Darbuotojo ir darbdavio susitarimai, kuriuos galima filtruoti pagal darbuotoją, tabelio numerį, padalinį ir kitą. Taip pat galima matyti pasirinktai datai galiojančius dokumentus.

CV

Vedami visi gauti gyvenimo aprašymai iš kandidatų, yra galimybė pridėti reikiamus komentarus ir pastabas. Pažymėti ar kandidatas tinkamas ar ne ir turėti informaciją vienoje vietoje.

 

Žinynai

Reikalingų ir papildomų duomenų apie darbuotojus sukūrimas ir koregavimas:

  • Pareigos: įvedamos darbuotojų pareigybės (pildant darbuotojo kortelę būtina nurodyti darbuotojo pareigas);
  • Darbuotojų grupės: naudojama, norint atrinkti dirbančius asmenis pagal tam tikras darbo sutartis, kurias įvedėte. Pagal nutylėjimą automatiškai nustatoma darbo grupė “Darbo sutartys”;
  • Tautybės: reikalinga įdarbinant asmenį, pažymint kokia jo tautybė;
  • Dokumentų išdavimo įstaigos: suvedamos įstaigos, išduodančios įvairus dokumentus - išsilavinima, asmanes dokumento ir kitus;
  • Neapmokestinamas pajamų dydis: naudojamas įdarbinant asmenį, ir pažymimas jo darbo sutartyje pagal asmens pasirinkimą;
  • Specialybės, kvalifikacijos lygiai: sukuriami įvairos specialybės pagal darbuotojus, naudinga, kaip papildoma informacija;
  • Profesijos: susiejamos su pareigomis pagal Lietuvos profesijų klasifikatorių, kuris yra reikalingas teikiant informaciją Sodrai apie įdarbinto žmogaus pareigas;
  • CV lygiai: sukuriami aiškus gyvenimo aprašymo (CV) lygiai, kaip paildoma informacija, kad būtų galima lengviau išfiltruoti kandidatus laisvai darbo vietai;
  • Prašymų tipai: sukuriami reikalingi įmonėje galiojantys prašmymai, {kuriuos gali pateikti darbuotojai.

 


Dažnai užduodami klausimai

Kaip pridėti naują darbuotoją?

Personalas Darbuotojai

Norėdami sukurti naujo darbuotojo kortelę spauskite mygtuką ,,Sukurti naują įrašą" pridėti.
Pirma užpildykite lentelę ,,Bendra informacija" apie darbuotoją, žvaigždute pažymėti laukai privalomi:
Vardas
 įrašomas darbuotojo vardas;
Pavardė įrašoma darbuotojo pavardė;
Lytis nurodoma darbuotojo lytis;
Asmens kodas  įrašomas darbuotojo asmens kodas;
Gimimo data įrašoma darbuotojo gimimo data;
Užsieniečio kodas (ILTU)Interesų Lietuvoje turinčio užsieniečio kodas. Naudojamas Sodros 1-SD formoje.
Darbuotojo grupė priskiriama darbo grupė:

  • Jei darbuotojas dirba pagal darbo sutartį:
    Personalas → Darbuotojai → „Vardenis Pavardenis“ turi būti priskirta Darb.grupė su požymiu „Darbuotojai pagal darbo sutartis“ ir sukurta darbo sutartis.
  • Jei darbuotojas dirba ne pagal darbo sutartį:
    1. Personalas → Žinynai → Darbuotojų grupės → Sukurti naują darbuotojų grupę, kurioje nėra požymio „Darbuotojai pagal darbo sutartis“.
    2. Personalas → Darbuotojai → „Vardenis Pavardenis“ turi būti priskirta naujai sukurta Darb.grupė, kurioje nėra požymio „Darbuotojai pagal darbo sutartis“, tada šis darbuotojas bus matomas kaip dirbantis.

Tautybė įrašoma darbuotojo tautybė;
Pareigos pasirenkamos arba sukuriamos darbuotojo pareigos. Nepamirškite, jei sukuriate naujas darbuotojo pareigas, jas sulinksniuoti. Jei nesurašote linksnius, programa neteisingai formuos įsakymus.
Padalinys priskirkite darbuotojui padalinį;
Buh. klientas paspaudus pažymėtą geltoną mygtuką „Sukurti klientą“, darbuotojui bus sukurtas buhalterinis klientas.
Šis klientas užsiregistruos Klientai → Klientai modulyje. Jei toks darbuotojas jau sukurtas, pasirinkite jį iš sąrašo spausdami "pieštuką".
Adresas įrašomas darbuotojo adresas;
Miestas įrašoma iš kokio miesto darbuotojas;
Banko sąskaita įrašoma darbuotojo banko sąskaita;
Telefonas įrašomas darbuotojo telefonas;
El. paštas įrašomas darbuotojo el. paštas;
Automobilis priskiriamas darbuotojui automobilis;
Kuro kortelė priskiriama darbuotoju kuro kortelė;

Apie šeimą  rekomenduojame įrašyti vaikų vardus, jei norėsite suformuoti įsakymą dėl ,,Vaiko priežiūros atostogų".
Išsilavinimas
užpildykite informaciją apie darbuotojo išsilavinimą.
Dokumentų duomenys  užpildykite informaciją apie paso, soc. draudimo ir med. knygelės nr. Taip pat galite prisegti paso kopiją.
Sodros proc.
jei darbuotojas papildomai kaupia pensiją, tai į šį lauką įrašomi suminiai duomenys, pensijos kaupiamas procentas plius darbuotojo sodra, t.y 21,60 arba 22,50 (2,1+19,5=21,60 arba 3+19,5=22,50). Jei darbuotojas nekaupia papildomos pensijos tarifo galima neįrašyti.
Atsakingi
įrašomi atsakingi asmenys, kurie tvirtina darbuotojo prašymą pateiktą per „Darbuotojo kabinetą“ atsakingas asmuo gauna pranešimus.
+Papildoma informacija pildoma Jums reikalinga informacija. Norėdami įvesti papildomą infomaciją turite nueiti į modulį Parametrai → Darbuotojo požymiai ir aprašyti reikiamus laukus, pvz. Įėjimo kortelės/žetono numeris, ar turi raktą nuo ofiso? ir t.t.
Išduotas inventorius — Galimybė matyti išduotą mažavertį turtą arba priskirti.

Sutartys
Užpildžius bendrą informaciją galima užpildyti informaciją apie ,,Sutartys". Paspaudę ant skirtuko ,,Sutartys", spausti mygtuką pridėti. Užregistruokite informaciją apie darbdavio sutartinius įsipareigojimus ir darbo sutarties informaciją.

Atsidariusiame lange ,,Pagrindiniai duomenys" užpildykite reikiamus laukus, pildoma esminė su darbo santykiais susijusi informacija:
Numeris — darbo sutarties numeris;
Tabelio nr. — tabelio numeris;
Sutarties data — darbo sutarties data;
Dirba nuo — nuo kada darbuotojas dirba;
Dirba iki — iki kada darbuotojas dirbo;
Pareigos — pasirenkamos pareigos;
Padalinys — pasirenkamas padalinys;
Individualus GPM proc. — įrašomas individualus GPM procentas. Svarbu atkreipti dėmesį, jog šioje kortelėje darbuotojo sutarčiai galima priskirti individualų GPM procentą. Laukelis pildomas tais atvejais, kai GPM procentas taikomas kitas, nei nurodytas DU parametruose
DS rūšies data — darbo sutarties nuo kada dirba data;
DS rūšies pavadinimas — darbo sutarties rūšis. Nurodyta darbo sutarties rūšis bus perduodama į 1-SD formą.
NPD — šiame lauke galite priskirti ,,NPD". Jei NPD nenurodysite, NPD nebus taikomas.
DU priskaitymo kor. sąskaita — darbo užmokesčio priskaitymo kor. sąskaita;
GPM priskaitymo kor. sąskaita — GPM priskaitymo kor. sąskaita;
VSD priskaitymo kor. sąskaita — VSD priskaitymo kor. sąskaita;
DU sąnaudų kor. sąskaita — darbo užmokesčio sąnaudų kor. sąskaita;
Sodros sąnaudų kor. sąskaita — darbdavio sodros sąnaudų kor. sąskaita;
GF sąnaudų kor. sąskaita — darbdavio sodros sąnaudų kor. sąskaita;
Įmonės banko kor. sąskaita — įmonės banko kor. sąskaita;
Įmonės kasos kor. sąskaita — įmonės kasos kor. sąskaita;
Mėn. alga — Mėnesinis darbuotojo atlyginimas;
Val. kaina — Valandos kaina;
Suminė darbo apskaita — jei suminė darbo laiko apskaita, pažymėkite varnele;
Trumpinti prieš šventes — jei trumpinti prieš šventinę dieną, pažymėkite varnele;
Darbo valandų per dieną skaičius —darbo valandų skaičius per dieną;
Darbo valandos šeštadieniais skaičius — darbo valandos šeštadienį;
Darbo valandos sekmadieniais skaičius — darbo valandos sekmadienį;
Valandos per savaitę — iš viso valandų per savaitę;
DU kodas — darbo užmokesčio priskaitymo kodas rekomanduojama naudoti tik 101, 1101 ir 102 kodus.


Pastaba. Kor. sąskaitos pateiktos pavyzdinės, kai rašysite kor. sąskaitas įrašykite jas pagal savo įmonės sąskaitų planą.


Skirtukas „Punktų keitimas“  naudojamas darbo sutarties šablone nurodytų punktų koregavimui, Įvesta informacija bus matoma atspausdintoje darbo sutartyje.

Skirtuke „Atostogos“  galima nustatyti kasmetinių atostogų dienų skaičių, kiek darbuotojui priklauso per metus darbo dienomis.

Skirtukas „Darbo grafikai“ naudojamas, kai darbuotojas dirba pagal darbo grafiką.

Užpildžius duomenis galite atspausdinti darbo sutartį, prašymą mokėti į sąskaitą, prašymas priimti į darbą ir asmens kortelę (joje matosi darbuotojo atostogų laikotarpis). Šiuos dokumentus galite atsispausdinti pdf, doc, xls formatais.

Pasirinkus dokumento šabloną spauskite ,,Sugeneruoti".

Kaip priimti į darbą anksčiau dirbusį darbuotoją?

Personalas → Darbuotojai 

Darbuotojas, kuris dirbo anskčiau įmonėje, po kurio laiko vėl įdarbinamas.
Suraskite seną darbuotojo kortelę, jei pasikeitė jo tam tikri duomenys  pakoreguokite ir tada spauskite tab "Sutartys" naujai Darbo sutarčiai sukurti: 

Kaip pakeisti darbuotojo DU, darbo laiką ir kt. sutarties rekvizitus?
Reikia užrašyti ant viršaus. Įsakymas gali būti įrašytas neteisingai, todėl atskirai įrašykite naują darbo užmokestį darbo sutartyje.
Kaip pakeisti darbo sutarties ir prašymo šablonus?
Šiuos dokumentus galima išsisaugoti į word ar excel formatus ir pasikoregavus pagal savo poreikius atsispausdinti.
Kaip aprašyti darbuotojo kortelę, jei darbuotojas dirba pagal terminuotą darbo sutartį?

1. Darbuotojo kortelėje nurodykite pagal kokią sutartį darbuotojas dirba.
Personalas → Darbuotojai
Darbuotojo kortelėje lange „Sutartys“ laukelyje ,,DS rūšies pavadinimas“ pasirinkite pagal kokią sutartį dirba darbuotojas.

  • 01 – neterminuota darbo sutartis
  • 02 - terminuota darbo sutartis
  • t.t.

Atidarius langą „Sutartys“:

2. Aprašykite papildomus Sodros mokesčius terminuotų sutarčių.

DU Žinynai DU parametrai
Nurodykite terminuotos darbo sutarties procentą laukelyje „Terminuotų sutarčių %“.

Kokius nustatymus padaryti, kai darbuotojas dirba pagal suminę darbo apskaitą?
Personalas Darbuotojai
Darbuotojo informacijoje prie lango „Sutartys“ įeikite į darbuotojo kortelę ir laukelyje „Suminė darbo apskaita“ uždėkite varnelę.
Taip pat įrašykite valandinio įkainio sumą, laukelyje „Val. kaina“.
Papildomi darbuotojo požymiai

Parametrai → Nustatymai → Papildomi darbuotojo požymiai
Šiame modulyje galima aprašyti:

  • Papildomus tekstinius laukus
  • Papildomus failų laukus


„Požymio pavadinimas” laukelyje įrašykite naujo lauko pavadinimą. Tai gali būti jūsų įmonės specifinis personalo požymis, kuris nepatenka į standartinį B1.lt rinkinį. Pvz.: įėjimo kortelės numeris, ekstra telefonas, darbuotojo batų dydis ar darbuotojas turi pultelį ir t.t.  Galite sukurti iki 10 tokių reikšmių, kurias vėliau galėsite patogiai filtruoti Personalas → Darbuotojai prie „Papildoma informacija” modulyje. 

„Failo pavadinimas” laukelyje įrašę pavadinimą Personalas → Darbuotojai prie „Papildoma informacija” modulyje atsiras šis naujas laukas ir jūs galėsite pridėti failą. Pvz.: sutikimas dėl asmens duomenų naudojimo, konfidencialumo deklaracija, susitarimas dėl konfidencialios informacijos apsaugos ir t.t. Kokius failus įkelsite į darbuotojo kortelę, tokius failus galės matyti ir darbuotojas „Darbuotojo kabinetas” modulyje. 

Kaip valdyti BDAR be popieriaus?

Užsisakykite BDAR dokumentaciją arba pasidarykite patys.

Pasirašytus dokumentus patogiai saugokite ir valdykite:
  • Prie darbuotojų

  • Saugykloje
Individualus GPM procentas skaičiuojant darbuotojo darbo užmokestį, kur jį nustatyti?

Personalas → Darbuotojai

Įeikite į darbuotojo kortelę pasirinkite „Sutartys” tabą, spragtelėkite ant darbuotojo darbo sutarties, įeisite į darbuotojo darbo sutartį. Laukelyje „Individualus GPM proc.” įrašykite darbuotojui taikomą individualų GPM procentą. Skaičiuojant atlyginimą programa pritaikys įrašytą GPM procentą.

Pastaba. Jei nebus nurodytas „Individualus GPM proc., reikšmę programa ims iš sisteminių nustatymų, kurie taikomi visiems darbuotojams DU → Žinynai → DU parametrai modulyje.

Jei darbuotojas papildomai kaupia pensiją, kur įrašyti procentą?

Personalas → Darbuotojai

Įeikite į darbuotojo kortelę, prie ,,Bendra informacija” tabe Sodros proc., jei darbuotojas papildomai kaupia pensiją, tai į šį lauką įrašykite suminius duomenis,pensijos kaupiamas procentas plius darbuotojo sodra, t.y 22,10 arba 22,50 (2,6 + 19,5 = 22,10 arba 3 + 19,5 = 22,50). Jei darbuotojas nekaupia sodros, tai galite tarifo neįrašyti.
Pastaba. Skaičiuojant darbo užmokestį programa ims iš sisteminių nustatymų, kurie taikomi visiems darbuotojams DU → Žinynai → DU parametrai modulyje.

Kur įrašyti informaciją jei darbuotojui priklauso daugiau nei 20 darbo dienų atostogų?

Personalas → Darbuotojai

Prie darbuotojo darbo sutarties tabe „Atostogos” galite įvesti atostogų dienų skaičių.

Kaip įvesti darbuotojo specialybės kodą, reikalingą pateikiant Sodrai?

Personalas → Žinynai → Pareigos 

Pareigoms reikia priskirti profesijos kodą, tai galite padaryti šiame modulyje. Sukurkite naujas pareigas arba atidarykite jau sukurtas pareigos kortelę, kortelės viduje „Profesija” paspauskite ant pieštuko ir parinkite kodą priklausantį šiai profesijai. Pasirinkus profesiją informaciją išsaugokite ir patikrinkite ar prie pareigų matosi profesijos kodas.

Kodėl darbuotojas negali užpildyti prašymo?
Prijungtas darbuotojas prie B1.lt programos negali užpildyti prašymo per  „Darbuotojo kabinetas“ → „Prašymai“.
  1. Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai → Spausti → Užpildyti reikiamus laukus → Spausti .
  2. Personalas → Žinynai → Prašymų tipai → Spausti → Užpildyti reikiamus laukus → Spausti
    Pastaba: varnele pažymėjus „Pagal nutylėjimą“ šis prašymas bus rodomas pirmas darbuotojams pildantiems prašymą. Varnele pažymėjus „Komentaras privalomas“ - darbuotojai turės užpildyti komentarą prie prašymo.
  3. Patikrinkite ar yra susieta vartotojo/darbuotojo paskyra su darbo sutartimi. Parametrai → Vartotojai/darbuotojai.
Kodėl negaliu pasirinkti darbuotojo?
Patikrinti darbuotojui priskirtą Darb.grupę ir jos požymį.
  • Jei darbuotojas dirba pagal darbo sutartį:
  1. Personalas → Darbuotojai → „Vardenis Pavardenis“ turi būti priskirta Darb.grupė su požymiu „Darbuotojai pagal darbo sutartis“ ir sukurta darbo sutartis.
  • Jei darbuotojas dirba ne pagal darbo sutartį:
  1. Personalas → Žinynai → Darbuotojų grupės → Sukurti naują darbuotojų grupę, kurioje nėra požymio „Darbuotojai pagal darbo sutartis“.
  2. Personalas → Darbuotojai → „Vardenis Pavardenis“ turi būti priskirta naujai sukurta Darb.grupė, kurioje nėra požymio „Darbuotojai pagal darbo sutartis“, tada šis darbuotojas bus matomas kaip dirbantis.

Kaip naudotis darbo užmokečio ir personalas moduliais

Trumpa video pamoka kaip: 

  1. Pasiruošti sąskaitų planą;
  2. Nustayti darbo užmokečio parametrus žinyne;
  3. Nustatyti pagrindinius paramterus modulyje "Parametrai"
  4. Registruoti darbuotoją;
  5. Aktyvuoti papildomus darbuotojų požymius;
  6. Sukurti darbo sutartį;
  7. Aprašyti įsakymo požymius;
  8. Registruoti įsakymą;
  9. Formuoti, surašyti arba redaguoti tabelį;
  10. Skaičiuoti darbo užmokestį;
  11. Spausdinti darbo užmokečio dokumentus.