Įmonės įsakymų, sutarčių ir laiškų valdymas

Dokumentai


Įsakymai, draudimai, sutartys, kasmetinės atostogos ir kiti įmonei bei jos apskaitai reikalingi dokumentai

PRADĖKITE NAUDOTIS

Įsakymai

Su įmonės veikla susijusių įsakymų registravimas

Draudimai

Informacijos apie įmonės apdraustus objektus įvestis

Sutartys

Susitarimo tarp įmonės ir klientų registravimas

Saugykla

Dokumentų saugojimas apskaitos programoje

Siunčiamų laiškų registras

Pašto paslaugų tiekėjais siunčiamų laiškų registravimas

Siunčiamų / gaunamų dokumentų registras

Visų įmonės dokumentų registravimas vienoje vietoje

Kasmetinės darbuotojų atostogos

Informacija apie darbuotojų atostogas pasirinkta data

Klausimai / Atsakymai

Dažniausiai užduodami klientų klausimai ir atsakymai

Įsakymai

Įmonėje reikiamų įsakymų (tokių kaip atlyginimo priedai, kasmetinės atostogos, priėmimas į darbą ar bendro pobūdžio) registravimas, požymių įvedimas bei dienpinigių aprašymas:

  • Įsakymų registras: pateikiami visi įsakymai, kuriuos galima filtruoti (pagal požymį, seriją, numerį ar datą), redaguoti arba kurti naujus.
    • Pasirinkus spausdinimo funkciją, galite suformuoti ataskaitą — įsakymų sąrašą.
  • Įsakymų požymiai: galimybė įvesti požymius, pagal kuriuos bus formuojami įsakymų dokumentai ir naudojami kitose formose, pavyzdžiui, formuojant tabelio duomenis, skaičiuojant darbo užmokestį. Pateikiami visi įsakymų požymiai, kuriuos galima filtruoti (pagal pavadinimą, seriją ir pan.), redaguoti arba kurti naujus.
  • Dienpinigiai: įvedama informacija apie šalis, į kurias bus vykstama tarnybinių komandiruočių metu ir pagal kurių įkainius bus formuojamos bei skaičiuojamos komandiruočių išlaidos. Pateikiamos visos dienpinigių normos, kurias galima filtruoti (pagal pavadinimą ar sumą), redaguoti arba kurti naujus.

Draudimai 

Apdraustųjų objektų draudimo registravimas, įmokų apskaičiavimas:

  • Draudimų registras: pateikiami visi draudimai, kuriuos galima filtruoti (pagal draudimo tipą, seriją, numerį, datą ir pan.), redaguoti arba kurti naujus, taip pat pateikti informaciją apie draudimą kas mėnesį, ketvirtį arba pusmetį;
  • Draudimo tipai: žinynas, kuriame įvedami draudimo tipai, pavyzdžiui, verslo turto draudimas, transporto priemonių draudimas ir panašiai. Ši informacija reikalinga registruojant draudimą.

Saugykla

Skirta vesti įmonės užrašus, saugoti dokumentus. Šioje kortelėje laikoma vidaus darbo taisyklių ar su įmonės veikla susijusi informacija. Kortelėje yra galimybė pridėti failą ir pasirinkti, ar įvedamas dokumentas bus rodomas įmonėje dirbantiems asmenims, turintiems darbuotojo kabinetą programoje
Pastaba: tik "Ekspertas" arba "Partneris" klientams.

Sutartys

Sutarčių registravimas. Pagal šiame modulyje užregistruotas sutartis galima automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras.

  • Sutartys: pateikiamos visos sutartys, kurias galima filtruoti pagal datą, sutarties ar vidinį numerį, tipą ir pan., taip pat jas redaguoti arba kurti naujas:
    • Failų saugykla — įkelti sutarties failą, norint turėti jį saugyklojei. Tik plano „Ekspertas“ ir „Partneris“ klientams
    • Reikia pratęsti?: pažymėti, jei sutartis bus pratęsiama;
    • Automatinis sąskaitų išrašymas — užpildyti informaciją, kuri reikalinga išrašant sąskaitą;
    • Išrašoma sąskaita?: pažymėti, jei bus išrašoma elektroninė automatinio apmokėjimo sąskaita;
    • Pozicijos — pasirenkama prekė / paslauga, kuriai bus išrašoma elektroninė automatinio apmokėjimo sąskaita.
Pasirinkus spausdinimo funkciją, galima spausdinti sutarčių registrą.
  • Sutarties tipai: įvesti sutarties tipą, kuris bus naudojamas registruojant sutartis, pavyzdžiui, pardavimo sutartis, pirkimo sutartis, reklamos sutartis ir t.t. 

Siunčiamų laiškų registras

Galimybė stebėti, kuriems klientams siunčiami laiškai paštų siuntimo paslaugas teikiančiomis įmonėmis bei pridėti prie registro naujus klientus:

  • Bendra informacija: pasirenkama pašto paslaugų įmonė, pridedamos pastabos;
  • Pozicijos: pasirenkamas klientas, kuriam reikalinga išsiųsti laišką. Jei yra poreikis,galima įrašyti pastabas.

Siunčiamų / gaunamų dokumentų registras

Visų išsiųstų ar gautų dokumentų registravimas. Kortelėje pateikiami visi užregistruoti dokumentai, kuriuos galima filtruoti ir peržiūrėti pagal pasirinktą datą, klientą arba dokumento numerį. Yra galimybė atsispausdinti.

Nedarbingumo pažymėjimai

Nedarbingumo pažymėjimų registravimo forma, kurioje pateikiami duomenys apie darbuotojo nedarbingumą. Informacija apie nedarbingumą įvedama tabelyje ir automatiškai įtraukiama, skaičiuojant darbo užmokestį.

Kasmetinės atostogos

Pateikiama informacija apie darbuotojams priklausančias atostogų dienas ir jų likutį pasirinkta data.

  • Priskaičiuotos atostogos: informacija apie kiekvienam darbuotojui priklausančias atostogas pagal naująjį Darbo kodeksą.

Pastaba: remiantis naujuoju darbo kodeksu, jei atostogų metu darbuotojas susirgo, atostogų dienos automatiškai nebepratęsiamos, todėl „data iki“ turėtų išlikti tokia pat, o dienų skaičius turėtų būti pakeistas pagal esamą situaciją (neišminusuojant per daug dienų).

  • Atostogų likučiai: laikotarpio (perskaičiavus atostogų likučius pagal naująjį Darbo kodeksą) apskaičiavimai gali būti netikslūs, todėl reikėtų pasitikrinti. Kiekvieno darbuotojo duomenis galima redaguoti.
Pastaba: už laikotarpį (perskaičiavus atostogų likučius pagal naują darbo kodeksą) apskaičiavimai gali būti netikslūs ir reikėtų pasitikrinti. Kiekvienam darbuotojui duomenis galima redaguoti.

Kasmetinės atostogos (iki 2017 m.)

Informacija apie darbuotojams priklausančias atostogų dienas ir likučio skaičiavimas pasirinkta data. 
Pastaba: norint matyti seną modulio versiją, reikalinga sukonfigūruoti nustatymus.

  • Priskaičiuotos atostogos: informacija apie kiekvienam darbuotojui priklausančias atostogas. Peržiūrėti priskaičiuotas atostogas (likutį) iki Darbo kodekso pakeitimų, t.y. iki 2017-07-01.
Pirmiausia reikalinga suskaičiuoti atostogų likutį iki 2017-06-30..
  • Atostogų likučiai: suskaičiuoti atostogų likutį numatyta data (iki 2017-07-01). Lentelėje pateikiamas perskaičiuotas likutis liepos 1 dienos duomenimis, darbo dienomis. Po šio suskaičiavimo likutį galite koreguoti pagal esamą situaciją. Visi vėliau atlikti skaičiavimai bus atliekami tik su tais duomenimis, kurie į sistemą įvesti po 2017-07-01. Norint redaguoti įrašą, spauskite redagavimo mygtuką ir įveskite pakoreguotus duomenis.

Dažnai užduodami klausimai

Įsakymai

Įsakymų požymių įvedimas

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai
Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus sukurti ir atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius.

Ir spauskite ,,Išsaugoti“.
Pastaba, jei toks įsakymo požymis yra užregistruotas, naujo įsakymo požymio kurti nereikia. Šiame modulyje formuojami įvairaus tipo užsakymai, priėmimas, atleidimas, atostogos, komandiruotė ir .t.t.

Kaip užregistruoti įsakymą (darbuotojo priėmimas)?

1.Sukurkite įsakymo požymį

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai

Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus  atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius.

Ir spauskite ,,Išsaugoti“.

Pastaba: jei toks įsakymo požymis jau užregistruotas, naujo įsakymo požymio kurti nereikia. Šiame modulyje formuojami įvairaus tipo įsakymai, priėmimas, atleidimas, atostogos, komandiruotė ir .t.t.

 

2.Sukurkite priėmimo įsakymą

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras

Naują įsakymą registruokite paspaudę ir užpildę laukelį "Požymis" pavyzdžiui Priėmimas į darbą“.

Užpildomi privalomi laukai: data ir pavadinimas (dokumento antraštė).

Užpildžius visus laukus spauskite Išsaugoti“.

Norėdami suformuoti įsakymą ir prašymą spauskite mygtuką Spausdinti“.

Pastaba: jei programa suformuoja tuščią įsakymą, patikrinkite Personalas → Darbuotojai modulyje darbuotojo kortelėje ar priskirtos pareigos yra išlinksniuotos. 

Atostogų įsakymo įvedimas
  1. Dokumentai → Įsakymų registras → Naują įsakymą registruokite paspaudus sukurti. Pasirinkite įsakymo vidinį požymį - Kasmetinės atostogos.
  2. Pagal pasirinktą įsakymo požymį užpildykte privalumus laukus.
  3. Paspaudus pasirenkame darbuotoją iš sąrašo ir spaudžiame .
  4. Pasirenkame datas nuo kada iki kada atostogauja darbuotojas ir išsaugome informaciją.
Kaip užregistruoti prastovą B1.lt programoje?

1. Sukurkite naują įsakymo požymį

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai

Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus  . Atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius. Užpildžius laukus, spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.

2. Suformuokite įsakymą

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras

Naują įsakymą registruokite paspaudus . Pasirinkite įsakymo vidinį požymį „Prastova“. Pagal pasirinktą požymį užpildykite lentelėje laukus. 

Darbuotojai laukelyje nepamirškite pasirinkti darbuotoją ir paspausti mygtuką ,,Pridėti darbuotoją“ arba „Pridėti darbuotojus“ (jei norite, kad programa atkeltų visus įmonėje dirbančius darbuotojus). Užpildžius laukus, spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.


3. Suformuokite tabelį

DU → Tabeliai

4. Paskaičiuokite darbo užmokestį, esant prastovai

DU → Darbo užmokestis

Įėjus į modulį, paspauskite mygtuką  – ,,Sukurti naują įrašą. Kuriant naują darbo užmokesčio įrašą už laikotarpį, pasirinkite metus ir mėnesį už kurį skaičiuojate atlyginimą.

Darbuotojai lentelėje nuspauskite mygtuką ,,Išrinkti darbuotojus“. Bus išrinkti visi per nurodytą mėnesį dirbę nors vieną dieną darbuotojai, kuriems priskirta darbuotojų grupė su požymiu "Darbuotojai pagal darbo sutartis".

Norėdami priskaityti prastovą, įeikite į kiekvieno darbuotojo kortelę ir užregistruokite priskaitymą su atitinkamu kodu.

400 – prastova (force major). Šis kodas tinka, kai skaičiuojate ne valandinį įkainį, o pvz. neilinėje siutacijoje minimalų atyginimą. Atkreipiame dėmesį, kad ką įrašysite, tiek ir bus priskaityta, jokių skaičiavimų sistema neatlieka.

500 – prastova. Pasirinkite, kai skaičiuojate valandiniu įkainiu.

 

Kokį įsakymo požymį priskirti registruojant ,,Mamadienis/Tėvadienis"?
Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai
Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus sukurti ir atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius.

Kaip sukurti įsakymą priedui iš paskaičiuoto darbo užmokesčio?
Veiksmų eiga:
1. Paskaičiuojamas darbo užmokestis darbuotojams, priedui naudojamas DU kodas „202 :: Vienkartinė priemoka“;
2. Sukurti įsakymo požymį Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai, spausti mygtuką įrašo kūrimui:

3. Kuriamas įsakymas Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras, spaudžiamas mygtukas  įrašo kūrimui:
3.1 Pasirenkamas sukurtas įsakymo požymis priedui užregistruoti:

3.2 Spaudžiamas mygtukas darbuotojų išrinkimui iš darbo užmokesčio modulio, kuriems atliktas priedo priskaitymas:

3.3 Pasirinkti Darbo užmokesčio kodą „202:: Vienkartinė priemoka“ ir nurodyti datą, iš kurio darbo užmokesčio priskaitymo laikotarpio traukti priedų priskaitymo informaciją, užpildžius spausti „Taip“:

3.4 Išrenkami darbuotojai, kuriems pasirinktame mėnesyje buvo užregistruotas priedas:

4. Sukurtą įsakymą apie priskirtus priedus atspausdinti: 

Draudimai
Kaip įvesti draudimo sutartį? Kaip išdalinti būsimas laikotarpių sąnaudas?
Išdalinti būsimas sąnaudas galima per Bendro žurnalo kortelę, registruojant Pirkimus ir jei tai Draudimo sutartis per Draudimo registrą.

Draudimo sutarties įvedimas: 

  • Dokumentai=>Draudimai=>Draudimų registras įvedama nauja draudimo sutartis paspaudus mygtuką
  • Atsidariusiame lange užpildote Draudimo sutarties duomenis, nurodote, kurį automobilį draudžiate, įvedate draudimo Įmokos sumą bei draudimo pradžios ir pabaigos datas. Draudimo objektas ,,Automobilis Nr.1", sukurkite prekės kortelę.
  • Įvedamos Debeto ir Kredito kor. sąskaitos, jei reikia įsirašomos pastabos.
draudimas
  • Žemiau esančioje lentelėje įvedami Bendorojo būsimojo įrašai, jei reikia paskaičiuojami būsimojo laikotarpio sąnaudos. Įrašas įvedamas paspaudus mygtuką .
  • Atsidariusioje lentelėje pasirenkate kas kiek surašyti draudimo įmokas, bei į kurią debeto kor. sąskaitą.
draudimas3
  • Spaudžiam .
  • BŽ įrašai lentelėje susirašo korespondencijos.
draudimas3
  • Užbaigti draudimo įrašo įvedimui, spaudžiame .
 

Sutartys
Kaip užregistruoti sutartį, automatiniam sąskaitų išrašymui?

1. Dokumentai → Sutartys → Sutartys
Nauja sutartis įvedama pasirinkus sukurti ir užpildžius lentelę. Įrašą išsaugojame. 
2. Sandėlis → Automatinis sąskaitų išrašymas
Įvestai sutarčiai galima nustatyti automatinį sąskaitų išrašymą (sąskaita bus išrašoma kiekvieną mėnesį).
Šiame modulyje užpildykite lauks „Sąskaitos data“ ir „Darbuotojas“, tik tada spauskite generuoti. Programa sugeneruos sąskaitas ir jus perkels į Sandėlis → Prekybą modulį kur bus užregistruota jau reali sąskaita ir ji dalyvaus apskaitoje.


Atostogų likučiai
Kaip užfiksuoti pradinį nepanaudotų atostogų dienų likutį?

Darbo sutartyse galima įvesti tik kiek darbuotojui priklauso už kiekvienus metus, bet ne likutį.

Atostogų likučiai. Seni atostogų likučių skaičiavimai paliko "Kasmetinės atostogos (iki 2017), visi po 2017.07.01 kasmetinių atostogų skaičiavimai yra meniu punkte Dokumentai-> Kasmetinės atostogos.

   a) pirmiausiai suskaičiuojate atostogų likučius 2017.06.30 - tai atlikite Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Atostogų likučiai (2017-07-01). Pirmiausia nuspaudžiate mygtuką kalkuliatorių. Šis mygtukas visada ištrina visus duomenis iš lentelės ir surašo iš naujo. Po suskaičiavimo galite pasikoreguoti likučius pagal esamą situaciją. Visi paskesni skaičiavimai bus atliekami tik su duomenimis, kurių data vėlesnė arba lygi 2017-07-01.

   b) Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Priskaičiuotos atostogos - rodomos priklausančių atostogų priskaičiavimas darbo dienomis.

   c) Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Atostogų likučiai - galima suskaičiuoti atostogų likučius nurodytai datai (skaičiavimai po 2017.07.01).

O toliau Dokumentai=>Įsakymai=>Įsakymų registras suvedate išnaudotas atostogas vienu įsakymu visiems darbuotojams. Jei yra motinystės atostogos - jas vedate atskiru įsakymu.

Pastaba: Atkreipiame dėmesį, kad įsakymai turi būti rašomi 2017 birželio 30 data arba vėliau, nes kitaip į skaičiavimus nepateks. Taip pat atkreipsime dėmesį, kad už laikotarpį apskaičiavimai gali būti netikslūs ir reikėtų pasitikrinti.
Priskaičiuotų atostogų redagavimo forma.

Darbuotojo formoje galite pakeisti atostogų dienų skaičių laukelyje, kaip pažymėta pavyzdyje:

redagavimas

Kaip užregistruoti atostogų likučius?
Jei darbo sutartis sudaryta iki 2017-07-01:
1. Darbo sutartį registruojate tai datai, kada buvo sudaryta.
2. Dokumentai Kasmetinės atostogos Atostogų likučiai (2017-07-01) užregistruojate tai datai atostogų likučius darbo dienomis. Jei šio modulio nematote Parametrai Sistema aktyvuokite modulį, pažymėkite varnele „Rodyti senus modulius / seną funkcionalumą“.
3. Dokumentai  Įsakymų registrai Užregistruojate panaudotas atostogas darbuotojų (viename įsakyme galite suvesti visus darbuotojus ir visas panaudotas dienas), kad 2020-01-01 gautumėte faktinį darbuotojų atostogų likutį.
Kaip atsispausdinti atostogų likučius darbuotojams?
Dokumentai Kasmetinės atostogos Atostogų likučiai pasirenkame datą, kuriai norime matyti atostogų likučius darbuotojams ir spaudžiame mygtuką Skaičiuoti.
Modulyje atsiradusią informaciją galite Eksportuoti į excel ir atsispausdinti arba persiųsti atskaitigam asmeniui.