Įmonės įsakymų, sutarčių ir laiškų valdymas

Dokumentai

Įsakymai, draudimai, sutartys, kasmetinės atostogos ir kiti įmonei bei jos apskaitai reikalingi dokumentai

Įsakymai
Su įmonės veikla susijusių įsakymų registravimas


Draudimai
Informacijos apie įmonės apdraustus objektus įvestis


Sutartys
Susitarimo tarp įmonės ir klientų registravimas


Saugykla
Dokumentų saugojimas apskaitos programoje


Siunčiamų laiškų registras
Pašto paslaugų tiekėjais siunčiamų laiškų registravimas


Siunčiamų / gaunamų dokumentų registras
Visų įmonės dokumentų registravimas vienoje vietoje


Kasmetinės darbuotojų atostogos
Informacija apie darbuotojų atostogas pasirinkta data


Klausimai / Atsakymai
Dažniausiai užduodami klientų klausimai ir atsakymai

Įsakymai

Įmonėje reikiamų įsakymų (tokių kaip atlyginimo priedai, kasmetinės atostogos, priėmimas į darbą ar bendro pobūdžio) registravimas, požymių įvedimas. Dienpinigių aprašymui įvedama informacija apie šalis, į kurias bus vykstama tarnybinių komandiruočių metu ir pagal kurių įkainius bus formuojamos bei skaičiuojamos komandiruočių išlaidos. 

Draudimai 

Apdraustųjų objektų draudimo registravimas, įmokų apskaičiavimas.

Saugykla

Skirta vesti įmonės užrašus, saugoti dokumentus. Šioje kortelėje laikoma vidaus darbo taisyklių ar su įmonės veikla susijusi informacija. Kortelėje galima pridėti failą ir pasirinkti, ar įvedamas dokumentas bus rodomas įmonėje dirbantiems asmenims, turintiems darbuotojo kabinetą programoje
Pastaba: tik "Ekspertas" arba "Partneris" klientams.

Sutartys

Sutarčių registravimas. Pagal šiame modulyje užregistruotas sutartis galima automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras. Pasirinkus spausdinimo funkciją, galima spausdinti sutarčių registrą.

Galima įvesti sutarties tipą, kuris bus naudojamas registruojant sutartis, pavyzdžiui, pardavimo sutartis, pirkimo sutartis, reklamos sutartis ir t.t. 

Siunčiamų laiškų registras

Galimybė stebėti, kuriems klientams siunčiami laiškai pašto siuntimo paslaugas teikiančiomis įmonėmis bei pridėti prie registro naujus klientus.

Siunčiamų / gaunamų dokumentų registras

Visų išsiųstų ar gautų dokumentų registravimas. Kortelėje pateikiami visi užregistruoti dokumentai, kuriuos galima filtruoti ir peržiūrėti pagal pasirinktą datą, klientą arba dokumento numerį. Yra galimybė atsispausdinti.

Nedarbingumo pažymėjimai

Nedarbingumo pažymėjimų registravimo forma, kurioje pateikiami duomenys apie darbuotojo nedarbingumą. Informacija apie nedarbingumą automatiškai atkeliamaį  tabelį ir įtraukiama skaičiuojant darbo užmokestį.

Kasmetinės atostogos

Pateikiama informacija apie darbuotojams priklausančias atostogų dienas ir jų likutį pasirinktai datai. Remiantis naujuoju darbo kodeksu, jei atostogų metu darbuotojas susirgo, atostogų dienos automatiškai nebepratęsiamos, todėl „data iki“ turėtų išlikti tokia pat, o dienų skaičius turėtų būti pakeistas pagal esamą situaciją (neišminusuojant per daug dienų). Perskaičiavus atostogų likučius  apskaičiavimai gali būti netikslūs, todėl reikėtų pasitikrinti. 

Kasmetinės atostogos (iki 2017 m.)

Informacija apie darbuotojams priklausančias atostogų dienas ir likučio skaičiavimas iki 2017-07-01 .
Pastaba: norint matyti seną modulio versiją, reikalinga sukonfigūruoti nustatymus.

Pirmiausia reikalinga suskaičiuoti atostogų likutį iki 2017-06-30 darbo dienomis.
Lentelėje „Atostogų likučiai (2017-07-01)“ įvedamas perskaičiuotas likutis liepos 1 dienos duomenimis, darbo dienomis. Po šio suskaičiavimo likutį galite koreguoti pagal esamą situaciją. Visi vėliau atlikti skaičiavimai bus atliekami tik su tais duomenimis, kurie į sistemą įvesti po 2017-07-01. Norint redaguoti įrašą, spauskite redagavimo mygtuką ir įveskite pakoreguotus duomenis.

Dažnai užduodami klausimai

Įsakymai

Įsakymų požymių įvedimas

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai
Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus sukurti ir atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius.

Ir spauskite ,,Išsaugoti“.
Pastaba, jei toks įsakymo požymis yra užregistruotas, naujo įsakymo požymio kurti nereikia. Šiame modulyje formuojami įvairaus tipo užsakymai, priėmimas, atleidimas, atostogos, komandiruotė ir .t.t.

Atostogų įsakymo įvedimas
  1. Dokumentai → Įsakymų registras → Naują įsakymą registruokite paspaudus sukurti. Pasirinkite įsakymo vidinį požymį - Kasmetinės atostogos.
  2. Pagal pasirinktą įsakymo požymį užpildykte privalumus laukus.
  3. Paspaudus pasirenkame darbuotoją iš sąrašo ir spaudžiame .
  4. Pasirenkame datas nuo kada iki kada atostogauja darbuotojas ir išsaugome informaciją.
Kaip užregistruoti prastovą B1.lt programoje?

1. Sukurkite naują įsakymo požymį

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai

Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus  . Atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius. Užpildžius laukus, spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.

2. Suformuokite įsakymą

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras

Naują įsakymą registruokite paspaudus . Pasirinkite įsakymo vidinį požymį „Prastova“. Pagal pasirinktą požymį užpildykite lentelėje laukus. 

Darbuotojai laukelyje nepamirškite pasirinkti darbuotoją ir paspausti mygtuką ,,Pridėti darbuotoją“ arba „Pridėti darbuotojus“ (jei norite, kad programa atkeltų visus įmonėje dirbančius darbuotojus). Užpildžius laukus, spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.


3. Suformuokite tabelį

DU → Tabeliai

4. Paskaičiuokite darbo užmokestį, esant prastovai

DU → Darbo užmokestis

Įėjus į modulį, paspauskite mygtuką  – ,,Sukurti naują įrašą. Kuriant naują darbo užmokesčio įrašą už laikotarpį, pasirinkite metus ir mėnesį už kurį skaičiuojate atlyginimą.

Darbuotojai lentelėje nuspauskite mygtuką ,,Išrinkti darbuotojus“. Bus išrinkti visi per nurodytą mėnesį dirbę nors vieną dieną darbuotojai, kuriems priskirta darbuotojų grupė su požymiu "Darbuotojai pagal darbo sutartis".

Norėdami priskaityti prastovą, įeikite į kiekvieno darbuotojo kortelę ir užregistruokite priskaitymą su atitinkamu kodu.

400 – prastova (force major). Šis kodas tinka, kai skaičiuojate ne valandinį įkainį, o pvz. neilinėje siutacijoje minimalų atyginimą. Atkreipiame dėmesį, kad ką įrašysite, tiek ir bus priskaityta, jokių skaičiavimų sistema neatlieka.

500 – prastova. Pasirinkite, kai skaičiuojate valandiniu įkainiu.

 

Kokį įsakymo požymį priskirti registruojant ,,Mamadienis/Tėvadienis"?
Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai
Naują įsakymo požymį įveskite paspaudus sukurti ir atsidariusioje formoje užpildykite pavadinimą, seriją, parinkite vidinį požymį bei tabelio žymėjimą, kuris bus naudojamas formuojant tabelius.

Kaip sukurti įsakymą priedui iš paskaičiuoto darbo užmokesčio?
Veiksmų eiga:
1. Paskaičiuojamas darbo užmokestis darbuotojams, priedui naudojamas DU kodas „202 :: Vienkartinė priemoka“;
2. Sukurti įsakymo požymį Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai, spausti mygtuką įrašo kūrimui:

3. Kuriamas įsakymas Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras, spaudžiamas mygtukas  įrašo kūrimui:
3.1 Pasirenkamas sukurtas įsakymo požymis priedui užregistruoti:

3.2 Spaudžiamas mygtukas darbuotojų išrinkimui iš darbo užmokesčio modulio, kuriems atliktas priedo priskaitymas:

3.3 Pasirinkti Darbo užmokesčio kodą „202:: Vienkartinė priemoka“ ir nurodyti datą, iš kurio darbo užmokesčio priskaitymo laikotarpio traukti priedų priskaitymo informaciją, užpildžius spausti „Taip“:

3.4 Išrenkami darbuotojai, kuriems pasirinktame mėnesyje buvo užregistruotas priedas:

4. Sukurtą įsakymą apie priskirtus priedus atspausdinti: 
Kaip užregistruoti į karinę tarnybą išleistą darbuotoją?

Veiksmų eiga:
1. Sukurti įsakymo požymį Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai, spausti mygtuką įrašo kūrimui, būtina nurodyti: Vidinį požymį ir tabelio žymėjimą.

Pastaba. Šį požymį galima naudoti įvairiais atvejais, kai reikia kad atostogų dienos nebūtų išskaičiuojamos iš sukauptų kasmetinių dienų skaičiaus.
Tokiais atvejais būtina kurti naują požymį su kitu tabelio žymėjimu, kad informacija būtų atvaizduojama teisingai.
2. Kuriamas įsakymas Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras, spaudžiamas mygtukas  įrašo kūrimui:

Įsakymo spausdinimui naudoti šabloną „Bendro pobūdžio“

3. Patikrinti ar DU → Tabeliai  į karinę tarnybą išleistam darbuotojui užsipildė informacija su žymėjimu KT.
4. Patikrinti ar Dokumentai → Kasmetinės atostogos → Atostogų likučiai Karinės tarnybos pabaigoje priskaičiavo sukauptas atostogas.

Kaip sukurti komandiruotės įsakymą?

Dokumentai → Įsakymų registras → sukurti paspaudžiant sukurti
1. Pasirinkti įsakymo vidinį požymį paspaudusjei reikia susikurti naują:2. Užpildyti privalomus laukus
3. Užpildyti komandiruotės datas nuo kada iki kada darbuotojas bus komandiruotėje ir šalį . Įvestą informaciją išsaugoti.
4. Paspaudus pasirenkame darbuotoją iš sąrašo ir spaudžiame 

5. Užpildytą įsakymą išsaugoti. 

Kaip įvesti atleidimo įsakymą?

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai
1. Įvesti naują įsakymo požymį paspaudus sukurti ir atsidariusioje formoje užpildyti pavadinimą, seriją, vidinį požymį.

2. Spausti mygtuką „Išsaugoti“
3. Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras
Sukurti atleidimo įsakymą paspaudus sukurti, parinkti laukelyje „Požymis“ sukurtą požymį „Atleidimas“, užpildyti dokumento pavadinimą:
Parinkti atleidžiamą darbuotoją iš sąrašo spaudžiant „Pieštuką“ ir vėliau mygtuką „Pridėti drabuotoją“:

Užpildyti laukeliuose informaciją apie atleidimą, norint pateikti Sodrai 2-SD formą:


4. Dokumentui atspausdinti spausti mygtuką „Spausdinti“ → Pasirinkti reikiamą šabloną → „Sugeneruoti“:

Pastaba. jei toks įsakymo požymis yra užregistruotas, naujo įsakymo požymio kurti nereikia.
Atleidimo įsakymą galima formuoti tik vienam darbuotojui, jei tą pačią dieną yra daugiau atleidžiamų darbuotojų, įsakymai kuriami kiekviemam atskirai.

Kaip ištrinti įsakymą?

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras

Pažymėti nereikalingą įrašą ir spausti mygtuką „Trinti“:

Kaip suteikti papildomą atostogų dieną?

Programoje yra galimybė pridėti papildomas atostogų dienas.
Tai atliekama įsakymo pagalba.

Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų požymiai reikia aprašyti įsakymo požymius.

Tuomet Dokumentai → Įsakymai → Įsakymų registras formuojamas papildomų atostogų įsakymas ir nurodomos atostogų dienos


Tokiu būdu prie kasmetinių atostogų bus pridėtos suteiktos papildomos atostogų dienos. Taip pati jas matysite atostogų likučiuose.

 


Draudimai
Kaip įvesti draudimo sutartį? Kaip išdalinti būsimas laikotarpių sąnaudas?
Išdalinti būsimas sąnaudas galima per Bendro žurnalo kortelę, registruojant Pirkimus ir jei tai Draudimo sutartis per Draudimo registrą.

Draudimo sutarties įvedimas: 

  • Dokumentai=>Draudimai=>Draudimų registras įvedama nauja draudimo sutartis paspaudus mygtuką
  • Atsidariusiame lange užpildote Draudimo sutarties duomenis, nurodote, kurį automobilį draudžiate, įvedate draudimo Įmokos sumą bei draudimo pradžios ir pabaigos datas. Draudimo objektas ,,Automobilis Nr.1", sukurkite prekės kortelę.
  • Įvedamos Debeto ir Kredito kor. sąskaitos, jei reikia įsirašomos pastabos.
draudimas
  • Žemiau esančioje lentelėje įvedami būsimieji įrašai į bendrą žurnalą.
  • Galima būsimas sąnaudas išdalinti pasinaudojus automatinio išdalinimo funkcija. Įrašai sugeneruojami paspaudus mygtuką . Atsidariusioje lentelėje pasirenkate kas kiek surašyti draudimo įmokas, bei į kurią debeto kor. sąskaitą.
draudimas3
  • Spaudžiam .
  • BŽ įrašai lentelėje susirašo korespondencijos.
draudimas3
  • Užbaigti draudimo įrašo įvedimui, spaudžiame .
 

Sutartys
Kaip užregistruoti sutartį, automatiniam sąskaitų išrašymui?

1. Dokumentai → Sutartys → Sutartys
Nauja sutartis įvedama pasirinkus sukurti ir užpildžius lentelę. Įrašą išsaugojame. 
2. Sandėlis → Automatinis sąskaitų išrašymas
Įvestai sutarčiai galima nustatyti automatinį sąskaitų išrašymą (sąskaita bus išrašoma kiekvieną mėnesį).
Šiame modulyje užpildykite laukus „Sąskaitos data“ ir „Darbuotojas“, tik tada spauskite generuoti. Programa sugeneruos sąskaitas pagal pasirinktas sutartis ir jus perkels į Sandėlis → Prekybą modulį. Sukurtos pardavimos sąskaitosi dalyvaus apskaitoje. Sukurti įrašai bus mėlynos spalvos kad identifikuoti automatinio kūrimo procesą.


Išsiųsti el.laiškai
Ar galiu matyti iš programos išsiųsto el.paštu laiško rezultatą?
Dokumentai → Išsiųsti el.laiškai

Visi elektroniniu paštu siunčiami iš programos dokumentai ir ataskaitos registruojami modulyje „Išsiųstų el.laiškų registras“.
Registre pateikiama detali informacija: siuntimo data ir laikas, gavėjas, dokumento pavadinimas ir jo rezultatas, t.y. ar dokumentas pristatytas gavėjui sėkmingai ar ne.

Atostogų likučiai
Kaip užfiksuoti pradinį nepanaudotų atostogų dienų likutį?

Darbo sutartyse galima įvesti tik kiek darbuotojui priklauso už kiekvienus metus, bet ne likutį.

Atostogų likučiai. Seni atostogų likučių skaičiavimai paliko "Kasmetinės atostogos (iki 2017), visi po 2017.07.01 kasmetinių atostogų skaičiavimai yra meniu punkte Dokumentai-> Kasmetinės atostogos.

   a) pirmiausiai suskaičiuojate atostogų likučius 2017.06.30 - tai atlikite Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Atostogų likučiai (2017-07-01). Pirmiausia nuspaudžiate mygtuką kalkuliatorių. Šis mygtukas visada ištrina visus duomenis iš lentelės ir surašo iš naujo. Po suskaičiavimo galite pasikoreguoti likučius pagal esamą situaciją. Visi paskesni skaičiavimai bus atliekami tik su duomenimis, kurių data vėlesnė arba lygi 2017-07-01.

   b) Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Priskaičiuotos atostogos - rodomos priklausančių atostogų priskaičiavimas darbo dienomis.

   c) Dokumentai=>Kasmetinės atostogos=>Atostogų likučiai - galima suskaičiuoti atostogų likučius nurodytai datai (skaičiavimai po 2017.07.01).

O toliau Dokumentai=>Įsakymai=>Įsakymų registras suvedate išnaudotas atostogas vienu įsakymu visiems darbuotojams. Jei yra motinystės atostogos - jas vedate atskiru įsakymu.

Pastaba: Atkreipiame dėmesį, kad įsakymai turi būti rašomi 2017 birželio 30 data arba vėliau, nes kitaip į skaičiavimus nepateks. Taip pat atkreipsime dėmesį, kad už laikotarpį apskaičiavimai gali būti netikslūs ir reikėtų pasitikrinti.
Priskaičiuotų atostogų redagavimo forma.

Darbuotojo atostogų formoje ggalima pakoreguoti atostogų dienų skaičių, kaip pažymėta pavyzdyje:



Pastaba. Jei atostogos bus perskaičiuojamos, informacija bus vėl atnaujinta ir koregavimas išnyks.

Kaip užregistruoti atostogų likučius?
Jei darbo sutartis sudaryta iki 2017-07-01:
1. Darbo sutartį registruojate tai datai, kada buvo sudaryta.
2. Dokumentai Kasmetinės atostogos Atostogų likučiai (2017-07-01) užregistruojate tai datai atostogų likučius darbo dienomis. Jei šio modulio nematote Parametrai Nustatymai Sistema aktyvuokite modulį, pažymėkite varnele „Rodyti senus modulius / seną funkcionalumą“.
3. Dokumentai  Įsakymų registrai Užregistruojate panaudotas atostogas darbuotojų (viename įsakyme galite suvesti visus darbuotojus ir visas panaudotas dienas), kad 2020-01-01 gautumėte faktinį darbuotojų atostogų likutį.  Jei yra motinystės atostogos - jas vedate atskiru įsakymu.

Pastaba: Atkreipiame dėmesį, kad įsakymai turi būti rašomi 2017 birželio 30 data arba vėliau, nes kitaip į skaičiavimus nepateks. Taip pat atkreipsime dėmesį, kad už laikotarpį apskaičiavimai gali būti netikslūs ir reikėtų pasitikrinti.
Kaip atsispausdinti atostogų likučius darbuotojams?
Dokumentai Kasmetinės atostogos Atostogų likučiai pasirenkame datą, kuriai norime matyti atostogų likučius darbuotojams ir spaudžiame mygtuką Skaičiuoti.
Modulyje atsiradusią informaciją galite Eksportuoti į excel ir atsispausdinti arba persiųsti atskaitigam asmeniui.

Nedarbingumo pažymėjimai
Kaip importuoti nedarbingumo pažymėjimus į programą?

Dokumentai → Nedarbingumo pažymėjimai

Veiksmų seka:
1. Suformuoti failą .xml formatu „Sodra“ svetainėje:

2. Suformuotą failą išsaugoti savo įrenginyje;
3. Dokumentai → Nedarbingumo pažymėjimai modulyje spausti mygtuką  ir įkelti .xml failą.


4. Failo pagalba sukuriami įrašai apie sergančius darbuotojus modulyje „Nedarbingumo pažymėjimai;
5. Sirgtos dienos automatiškai bus atkeltos į tabelį (Darbo laiko apskaitos žiniaraštį).

Pastaba. Skaičiuojant darbo užmokestį darbuotojui būtina nepamiršti atlikti priskaitymo už pirmas dvi sirgtas darbo dienas. 

Kodėl gaunu klaidą importuojant nedarbingumus į programą?

Keliant Sodros išklotinę „Nedarbingumo pažymėjimai“ failą (.xml formatu) į B1.lt programą rodoma klaida: „Dokumentas neimportuotas: 2023-05-23 41 Klaidos kodas #130310“.
Informacija apie darbuotoją, kurio ID yra 41 nebuvo įkelta, nes įrašas užregistruotas anksčiau.

Patikrinti kuris tai darbuotojas pagal Darbuotojo ID galima: Personalas → Darbuotojai → Darbuotojo kortelę atidarius → ID rodomas URL nuorodoje: