DUK / Ar galiu saugoti dokumentus B1.lt ir neturėti popierinių kopijų?

Gautas oficialus atsakymas  iš  Lietuvos Archyvo 2022-02-07  į paklausimą dėl popierinių dokumentų saugojimo tvarkos:

„vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“

O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

• į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
• į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;