Хранение договоров, приложений, документов купли-продажи и фотографий

Хранилище файлов

Устойчивое решение для хранения документов
  • Простая загрузка дополнительных файлов
  • Неограниченное хранение данных и документов
  • Доступ к загруженным файлам ответственным лицам
  • Поддержка различных форматов файлов

Модули хранения документов

Покупки

Склад › Покупки
Счета-фактуры, CMR, гарантии, акты, квитанции на топливо и т.д.

Продажи

Склад › Продажи › Продажи 
Счета-фактуры, списания, возвраты покупок, приложения к договорам и т. д.

Товар

Регистры › Карточки товаров › Товар
Фотографии товаров, описания, сертификаты, гарантии и т.д.
 

Клиенты

Клиенты › Клиенты 
Документы проверки плательщика НДС, подтверждающие документы, договоры, переписка и т.д.
 

Договора

Документы › Договора › Договора 
Договоры и приложения к заключенным договорам, акты, документы о расторжении и др.
 

Общий реестр

Главная книга › Общий реестр
Бухгалтерские справки, решения, расчетные отчеты и т.д.
 

Банк

Банк › Банк
Авансовые счета, платежные поручения, копии заказов и т.д.

Сотрудники

Кадры › Сотрудники
Контракты, приложения, сертификаты, GDPR, конфиденциальные документы и т.д.

Регистр приказов

Документы › Приказы › Регистр приказов
Приказы, отчеты по заказу, дополнительные документы и т.д.

Часто задаваемые вопросы

Кто может пользоваться файловым хранилищем?
Šia funkcija gali naudotis visi:
  1. „Ekspertas“ plano vartotojai;
  2. „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai;
  3. "Minimalus" plano vartotojai.
Как загрузить документ в хранилище файлов?
  1. Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką ;
  2. Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustelėkite ir pasirinkite iš kompiuterio:
  3. Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
Как удалить загруженный файл из файлового хранилища?
  1. Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
  2. Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
Могу ли я хранить документы в B1.lt и не иметь бумажных копий?
Gautas oficialus atsakymas  iš  Lietuvos Archyvo 2022-02-07  į paklausimą dėl popierinių dokumentų saugojimo tvarkos:

vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“


O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

  • į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
  • į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;
Как визировать загруженный документ?
Programoje galima vizuoti dokumentus. Šis funkcionalumas pagreitina ir palengvina darbą, dokumentų derinime tarp skyrių.
Vizavimas - patvirtinimas, kad atsakingas asmuo peržiūrėjo ir patvirtino dokumentą.

Veiksmų eiliškumas, kaip įjungti vizavimą ir kaip naudotis:
1. Parametrai → Nustatymai → Dokumentų vizavimas
1.1 sukurti asmenų grupes kurios gali patvirtinti dokumentus (vizuoti dokumentus). Grupei sukurti spausti mygtuką „+“:

1.2. Atsidariusiame lange nurodyti grupės pavadinimą, rūšiavimo eilę, išrinkti atsakingus asmenis ir nepamiršti išsaugoti įrašą.

2. Atidarius įkeltą dokumentą į failų saugyklą, matomos atsakingų asmenų grupės kurios gali tvirtinti dokumentą.
2.1 Jei atsakingas asmuo nepatvirtino dokumento, galima išsiųsti priminimą veiksmui atlikti:

2.2 dokumentui vizuoti (patvirtinti) atsakingas asmuo ties savo vardu pažymi „varnele“ ir spaudžia mygtuką „Patvirtinti“:

3. Kai dokumentas patvirtintas visų atsakingų grupių, atsiranda tvirtinimo žyma:
Как перенести документ из файлового хранилища в учетную запись?

Įkeltus dokumentus į failų saugyklą, galima perkelti – įdėti į užregistruotą įrašą moduliuose: prekyba, pirkimai, dokumentai.

Paspaudus ant dokumento paveikslėlio atsidaro langas, kuriame paspaudus mygtuką „Perkelti“ reikia pasirinkti „Į Įmonės buhalteriją (Jūsų įmonė, su kuria dirbama):

Jei failų saugykloje dokumentui priskirtas tipas „Pirkimai“ atidaromas „Pirkimai“ modulio įrašų sąrašas. Spausti ties įrašu kad prisegti dokumentą prie įrašo:

Pastaba. Jei nėra mygtuko „Perkelti“, reikia patikrinti ar nurodytas „Tipas“ kurį reikia parinkti iš sąrašo ir spausti „Išsaugoti“:

Как прикрепить документ к записи, если документ находится в файловом хранилище
Jei dokumentas jau įkeltas į failų saugyklą, o dokumentas registruojamas vėliau apskaitoje, jį galima išsaugoti – prisegti moduliuose: prekyba, pirkimai ir dokumentai.
Pavyzdžiui užregistruotame pardavimo įraše, spausti „Failai“ mygtuką: 

Atsidariusiame lange spausti "Pasirinkti failus iš bendros saugyklos“

Atsidariusiame lange pasirinkti failą, kurį norima prisegti prie įrašo ir spausti „Perkelti failus“:

Pasirinktas dokumentas pridedamas į skiltį „Failai“, ir spausti „Išsaugoti“
Как добавить документ в хранилище файлов?

Dokumentus įkelti į Failų saugyklą galima dviem būdais:

1. Spausti mygtuką „+Pridėti failą“ ir reikiamą dokumentą pasirinkti iš savo kompiuterio ar kito išmanaus įrenginio;

2. Siųsti dokumentą/-us nurodytu el.pašto adresu tiesiai į failų saugyklą.

Как отправить счет продажи в файловое хранилище другой компании?

Sandėlis → Prekyba

Užregistruoti pardavimo dokumentą.
Pardavimo dokumente spausti mygtuką „Kiti veiksmai“ ir iš sąrašo pasirinkti „Siųsti tiesiai į įmonę“:

Atsidariusiame lange pasirinkti dokumento šabloną ir įmonę iš pateikiamo sąrašo:

Spausti „Siųsti".
Dokumentas automatiškai išsaugomas pasirinktos įmonės failų saugykloje.

Pastaba. Siųsti dokumentą galima tik tai įmonei, prie kurios vartotojas turi prieigą.

В чем разница между файлом и документом?
B1.lt programoje terminai failas ir dokumentas yra suprantami kaip sinonimai, turintys tas pačias reikšmes.
Какие форматы доступны для загрузки документов в файловое хранилище?
Palaikomi formatai failo atpažinimui (DI): PDF, JPG, JPEG.
Dokumentus galima siųsti į failų saugyklą šiais formatais, bet failų atpažinime nebus apdoroti: zip, txt, jpeg, png, svg, xml, ffdata, xls, xlsx, doc, docx, odt, eml, msg, tab, csv, mp4, mkv, tif.