Файловое хранилище
Загружайте и храните фотографии, контракты и дополнительную информацию
НАЧАТЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ
Как это работает?
Файловое хранилище позволяет в программу загружать дополнительные файлы, относящиеся к введенным документам, эту функцию стоит использовать, потому что:
- это упрощает хранение данных и документов;
- доступ к сохраненным файлам может получить любой сотрудник компании, работающий в программе;
- поддерживаются .pdf, .csv, .jpg, .png, .docs и другие популярные форматы.
Сценарии использования
Функция хранения файлов в программе может использоваться в следующих модулях:
- карточки клиента — договоры, переписка или другая информация о клиенте;
- продажи — информация о клиенте, подтверждение списания;
- покупки — гарантия на купленный товар, дополнительные контракты;
- товары — фото товара и дополнительная информация;
- общий журнал — объяснение введенной операции, порядка;
- сотрудник — дополнительная информация о сотруднике;
- реестр заказов — документы, необходимые для указов;
- контракты — дополнительные документы и приложения к заключенному контракту.
Часто задаваемые вопросы
- „Ekspertas“ plano vartotojai;
- „Partneris“ plano vartotojai ir jų klientai.
- Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką
; - Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustėlikite ir pasirinkite iš kompiuterio:
- Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
- Pasirinktame modulyje kur buvo įkeltas failas einate į „Failų saugykla“ .
- Atsidariusiame lange panaikinkite įkeltą dokumentą ir informaciją išsaugokite.
„vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.
Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.
Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.
Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“
O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:
- į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
- į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;