Connect Shopify and accounting program

How does it work?

Online store platform Shopify allows you to create your own business – online store from anywhere in the world, which is very easy to connect with the B1.lt accounting program. Simply create a private program in your Shopify account (Private Apps) and paste the generated API key into the B1.lt account. Thus, you will reduce the amount of manual work, avoid paper invoices, simplify accounting, as well as tracking balances and stock will be pleasantly simplified.

Shopify POS system

Grow your business by connecting Shopify cash register with B1.lt accounting. Once you have done the connectoion of your Shopify online store, there is no additional cost to connect the cash register.


Manual work will be reduced

Shopify sales and payments are periodically sent to the accounting program (client, account)
The goods are deducted from the warehouse after sale, if the leftovers of the goods are indicated in the warehouse
You can connect several Shopify e-shops

Additionally

Different VAT rates supported
Possible sales in different currencies
Synchronisation with Shopify cash register
Convenient search of invoices and generating necessary reports
Data comes to B1.lt with status "Paid" and "Fulfilled"
Returns are not imported into the B1.lt system, they must be processed manually
iliustrshopify

How much it will cost?

b1dd

Accounting program

The service (key) is purchased per 1 e-shop.
For any technical issues, please contact the consultation system (Expert plan)
With questions concerning purchase contact: www.b1.lt/kontaktai

from 30€ / month



Instructions for connection with Shopify


Žinynai → Sandėlio → Operacijos rūšys

Spauskite žalią mygtuką ,,+“ sukurti naują įrašą. Kokias kor. sąskaitas naudosite operacijoje, tokiais įrašais registruosis sumos apskaitoje.

3.1 Sukurkite naują operaciją Pardavimas (e-shop) su reikiamais nustatymais.

Spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.

3.2. Sukurkite naują operaciją Nurašymas (e-shop) su reikiamais nustatymais.

Spauskite mygtuką ,,Išsaugoti“.

Pastaba. Operacijose nurodytos pavyzdinės kor. sąskaitos. Kor. sąskaitas naudokite pagal savo įmonės patvirtintą sąskaitų planą.

Žinynai → Sandėlio → Dok. Serijos

Spauskite žalią mygtuką „+“ sukurti naują įrašą ir aprašykite reikiamus laukus. T.y. priskirkite seriją ir numerį prie naujai sukurtos operacijos. Taip pat pažymėkite varnele „Spausdinti sąskaitą“.

Pardavimas (e-shop)

Nurašymas (e-shop)

Pastaba. Seriją ir numerį naudokite pagal savo įmonės patvirtintus įsakymus.

Žinynai → Prekių kortelės → Prekės

Sukurkite kortelę Prekės pozicija (e-shop), prekės požymį pasirinkite paslaugą. Užpildykite tris privalomus laukus, kurie yra pažymėti žvaigždute. Aprašę laukus, spauskite ,,Išsaugoti“.

Taip pat sukurkite kortelę Nuolaida (e-shop), prekės požymį pasirinkite paslaugą. Aprašę nustatymus, spauskite „Išsaugoti“.

Sukurkite kortelę su Dovanų čekis (e-shop), prekės požymį pasirinkite paslaugą. Aprašę nustatymus, spauskite „Išsaugoti“.

Sukurkite kortelę Pristatymas (e-shop), prekės požymį pasirinkite paslaugą. Aprašę nustatymus, spauskite Išsaugoti“.

Pastaba. Prekių kortelės kuriamos su požymiu paslauga, susigeneravus pardavimo dokumentui iš Amazon parduotuvės, prekė nenusirašo. Prekė nusirašo susikūrus tik antram, t.y. nurašymo dokumentui.

Parametrai → Shopify

Modulyje spauskite mygtuką „+Užsakyti paslaugą“ ir spauskite „Taip“. Atsidariusiame lange užpildykite reikiamus laukus, parametrai susidaro iš keturių dalių:

  • Bendri nustatymai
  • Prisijungimo nustatymai
  • Buhalteriniai nustatymai
  • Naudojami PVM tarifai

Užpildykite laukus ,,Bendri nustatymai“ ir ,,Prisijungimo nustatymai“ B1.lt sistemoje iš Shopify1 parduotuvės.
6.1. Bendri nustatymai:

Pavadinimas – Shopify1 ateis automatiškai, bet galite pavadinimą pakeisti, sukurti Jums patogiausią.
6.2. Prisijungimo nustatymai:

El. parduotuvės pavadinimas, API rakras  ir API slaptažodis laukus užpildykite iš Shopify platformos. Sukurkite Shopify platformoje Private apps „Shopify“.

 
 
 

 

Sinchronizuoti užsakymus nuo ir Buhalterija skaičiuojama nuo lauke, nustatykite datą nuo kada norėsite sinchronizuoti duomenis. Būtinai užpildykite abu laukus.

Sekanti sinchronizacija lauke - galite matyti datą, kada bus sekanti sinchronizacija.

Pastaba. Jei norite paspartinti sinchronizaciją, galite ranka sinchronizuoti duomenis, t.y. paspauskite mygtuką viršuje „Gauti duomenis“. Rekomenduojame per daug nespausti šio mygtuko, nes Shopify serveris gali laikinai užblokuoti prieigą.

6.3. Buhalteriniai nustatymai:

Užpildykite laukus pažymėtus žvaigždute, priskirkite anksčiau sukurtas operacijas ir korteles, t.y. aprašytas 3, 4 ir 5 punktuose.

6.4. Naudojami PVM tarifai:

Ties lauku ,,Naudojami PVM tarifai“, paspaudus mygtuką + Nustatyti PVM tarifus“, užpildykite laukus. Kokius PVM tarifus nustatysite PVM tarifo importas“ lentelėje, tokie tarifai ir ateis prie kiekvienos šalies. Būtini PVM tarifų nustatymai:

  • PVM mokėtojas (ES)
  • Ne PVM mokėtojas (ES)
  • Kiti (ne iš ES)

Spauskite + Importuoti“.

Pastaba. Jei Jums yra suteiktas dar vienas PVM mokėtojo kodas ir Jūs turite teisę parduoti su kitu PVM tarifu, atskirai prie tos šalies padarykite nustatymus, t.y. aprašykite kitus naudojamus PVM tarifus.

6.5. Aprašius visus parametrus spausti mygtuką viršuje ,,Išsaugoti“.

 

Žinynai → Prekių kortelės → Prekės

Susiekite B1.lt prekes su Shopify parduotuvės prekėmis, t.y. iš Shopify parduotuvės SKU prekės kodą įrašykite į B1.lt sistemoje kortelėje ,,Kodas“ lauke. Kodas gali būti sudarytas iš 60 skaičių.

 
 

Pastaba. Jei bus susietos prekių kortelės B1.lt ir Shopify sistemoje, susikūrus antram įrašui, t.y. nurašymo dokumentui iš sandėlio, nusirašys ši prekė.

8.1.Papildykite sąskaitų planą

DK → Sąskaitų planas

Detali

8.2. Banko sąskaitas pririškite prie kor. sąskaitų

Bankas → Bankų sąsaja su kor. sąskaita

8.3. Sukurkite klientą

Klientai → Klientai

8.4. Aprašykite duomenų mainus

Parametrai → Duomenų mainai

Parametrai → Buhalterija

Įrašykite kor. sąskaitas į laukus: „Neigiamo valiutų kursų pasikeitimo įtakos kor. sąskaita“, „Teigiamo valiutų kursų pasikeitimo įtakos kor. sąskaita“, „Valiutos pirkimo sąnaudos“ ir „Valiutos pirkimo pajamos“. Rekomenduojame kor. sąskaitas naudoti pagal savo įmonės patvirtintą sąskaitų planą.

Kai visi nustatymai nustatyti, galite Sinchronizuoti užsakymus". Automatiškai sinchronizuojami užsakymai kas parą, jei norite gauti užsakymą greičiau, galite paspausti mygtuką Gauti duomenys“ (rekomenduojame per daug nespausti šio mygtuko, nes el. parduotuvės serveris gali laikinai užblokuoti prieigą).

Sinchronizuoti užsakymai iš el. parduotuvės į B1.lt ateina į Sandėlis → E-prekyba modulį. Jei įrašas pilkas, tai užsakymas sutvarkytas, t.y. prekė nusirašė iš sandėlio. Jei įrašas baltas, galite priskirti nurašę prekę ranka.


Kokie įrašai užsiregistravo B1.lt sistemoje, galite matyti tabe ,,Buhalterinė informacija“. Laukelyje Pardavimo dok. serija ir numeris atvaizduojamas pardavimo dokumentas, kuris bus užregistruotas apskaitoje. Nurašymo akto dok. serija ir numeris atvaizduojamas pardavimo dokumentas, kuris bus užregistruotas apskaitoje. Šie sugeneruoti dokumentai užsiregistruoja Sandėlis → Prekyba modulyje su kor. sąskaitomis. Paspaudus mygtuką ,,Peržiūrėti" programa atidaro dokumentą sandėlis modulyje. Skiltyje Sandėlio likučiai" matote likučius kurie yra sandėlyje, jei matote ten įrašą, vadinasi programa nenurašė medžiagos.


Pastaba: B1.lt galite sujungti net su keliomis Shopify prekyvietėmis. Kiekvienai iš jų bus reikalingi atskiri nustatymai bei API raktas, kuris bus apmokestinamas atskirai.
Pranešimus apie sėkmingas ar nesėkmingas sinchronizacijas iš Shopify rasite Paskyra=>Žinutės. 

Klientų klausimai


Sukurkite Private apps Shopify parduotuvėje:

  • Savo el. parduotuvėje einate į meniu punktą Apps. Atsidariusiame lange po siūlomomis programomis spaudžiate Manage private apps.

    shopify1
 
  • Atsidariusiame lange spaudžiate Create a new private app.

    shopify2
 
  • Laukelyje Private app name rašote pavadinimą pvz.: b1 ir spaudžiate Save.

    shopify3
 
  • Susigeneravusį API key  ir Password  (pasidarys matomas, kai paspausite Show) nukopijuoti B1.lt aktyvavimui skirtus laukelius.

    shopify1
  • Kiekviena Shopify prekė turi savo product_id, kuris matosi naršyklės adreso juostoje:
    shopify5
  • B1.lt paskyroje Žinynai → Prekių kortelės → Prekės prekių prie žemiau esančių nustatymų Papildomi nurodykite Išorinį ID (el. parduotuvėje) šį Shopify ID:
    shopify6
Užsakymas (order) – vienas platformoje (eBay, Amazon, Shopify, Etsy) užbaigto užsakymo (completed) perdavimas į B1.lt platformą.

Training recommended


1. Padarysime mokymus, padėsime padaryti pradinius nustatymus B1.lt ir paleisti sujungimą su el. parduotuve ar kasos aparatu.
2. Esant poreikiui, padėsime su įskiepio įdiegimu. 

300 € — vienkartinis mokestis.
(150 € grįžta į jūsų B1.lt balansą).

B1.lt integration with e. shops