Vidaus kontrolės organizavimas

Apskaitos kontrolės sistema kuriama atsižvelgiant į apskaitos rizikos vertinimą subjekte. Nustačius apskaitos rizikos veiksnius, įvertinama rizika ir sukuriamos atitinkamos subjekto apskaitos kontrolės priemonės šiai rizikai valdyti bei stebima, ar apskaitos kontrolės priemonės veikia taip. 

Apskaitos rizika – tai tikimybė, kad dėl aplinkybių, galinčių daryti neigiamą poveikį, su apskaita susiję tikslai tinkamai ir laiku parengti finansinę informaciją, reikalingą ataskaitoms parengti ir informacijos vartotojų ekonominiams sprendimams priimti nebus įgyvendinti arba bus įgyvendinti netinkamai. Apskaitos rizikos veiksniai priklauso nuo subjekto organizacinės struktūros, veiklos srities, vykdomos veiklos ir sutarčių, darbuotojų ar kitų asmenų kompetencijos ir kitų konkrečių sąlygų, kuriomis veikia subjektas. Apskaitos rizikos vertinimo ir atitinkamų apskaitos kontrolės priemonių nustatymo pobūdis, apimtis ir dažnumas gali skirtis. Apskaitos rizikos veiksniai, į kuriuos rekomenduojama atsižvelgti siekiant išvengti reikšmingų iškraipymų apskaitoje yra sudėtingos ūkinės operacijos; atliekami reikšmingi sandoriai, kurie nėra būdingi įprastai subjekto veiklai; atliekami subjektyvūs finansinės informacijos vertinimai, ypač vertinimai, kuriems būdingas didelis neapibrėžtumas. 

Įvertinus riziką turėtų būti parengiamos apskaitos kontrolės priemonės, kurias taikant galima būtų nustatyti ir ištaisyti reikšmingus apskaitos iškraipymus ar užkirsti jiems kelią. Vadovas, atsižvelgdamas į subjekto veiklos ypatybes ir apskaitos rizikos veiksnius, turi priimti sprendimus dėl apskaitos kontrolės subjekte sukūrimo, jos nuolatinio veikimo ir tobulinimo.

Apskaitos dokumentų parengimo kontrolės priemonės

Organizuodamas apskaitą vadovas turi nustatyti apskaitos kontrolės priemones, skirtas laiku ir teisingai parengti apskaitos dokumentus ir užtikrinti jų taikymą. Prieš nustatant apskaitos dokumentų parengimo kontrolės priemones subjekte turėtų būti nustatomi aktualūs apskaitos rizikos veiksniai, apie kuriuos paaiškinta Rekomendacijų II skyriuje, ir atsižvelgiant į rizikos veiksnius įvertinama ši apskaitos rizika:

1. ūkines operacijas pagrindžiantys apskaitos dokumentai surašomi ne laiku arba apskritai nesurašomi;
2. apskaitos dokumentai surašomi nenurodant visos pagal FAĮ privalomos informacijos apie ūkinę operaciją reikalavimus;
3. nesilaikoma mokesčiams apskaičiuoti naudojamiems apskaitos dokumentams taikomų reikalavimų, kuriuos nustato Vyriausybė arba jos įgaliota institucija;
4. elektroniniai apskaitos dokumentai jų gavėjams pateikiami elektroninį apskaitos dokumentą parengusio subjekto pasirinktomis priemonėmis, nesant išankstinio apskaitos dokumento gavėjo sutikimo;
5. nepagrįstai taisomi apskaitos dokumentai; taisomi apskaitos dokumentai, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos ūkinės operacijos ir kuriuos taisyti draudžiama;
6. apskaitos dokumentai nepasirašomi; apskaitos dokumentai nepateikiami arba ne laiku pateikiami apskaitą tvarkančiam asmeniui.

Siekiant laiku ir teisingai parengti apskaitos dokumentus, įvertinus apskaitos dokumentų parengimo riziką, rekomenduojama taikyti šias apskaitos kontrolės priemones:

1. paskirti už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis;
2. nustatyti apskaitos dokumentų parengimo būdus, formas, laikmenas;
3. informuoti už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis ir apskaitą tvarkančius asmenis;
4. paskirti asmenis turinčius teisę pasirašyti apskaitos dokumentus;
5. įpareigoti už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis iš anksto suderinti su apskaitos dokumento gavėju elektroninio apskaitos dokumento formatą ir pateikimo būdą;
6. nurodyti atvejus, kada apskaitos dokumentas taisomas ir atvejus, kada išrašomi patikslinamieji apskaitos dokumentai;
7. nustatyti priemones, kurių pagalba identifikuojamas apskaitos dokumentą ar patikslinamąjį apskaitos dokumentą parengęs ir (arba) klaidą ištaisęs asmuo, dokumento parengimo ir (arba) ištaisymo data.

Prieigų priemonės

Organizuodamas įmonė apskaitą  vadovas turi nustatyti apskaitos kontrolės priemones, skirtas apsaugoti prieigas prie apskaitos informacinių sistemų ir apskaitos registrų ir užtikrinti jų taikymą. Įvertinus riziką, rekomenduojama taikyti šias prieigų prie apskaitos informacinių sistemų ir kitomis priemonėmis sudaromų apskaitos registrų kontrolės priemones:

1. prieiga suteikiama asmenims pagal jų atliekamas funkcijas;
2. skirtingas funkcijas atliekantys asmenys turi turėti skirtingas prieigos galimybes;
3. nustatomos slaptažodžių sudarymo taisyklės, slaptažodžių keitimo terminai ir panaikinimo atvejai;
4. nustatomos įrašų apskaitos registruose atsekamumo priemonės;
5. nustatoma apskaitos periodų uždarymo/užrakinimo tvarka ir paskiriami atsakingi asmenys;
6. periodiškai atliekamas apskaitos informacinių sistemų testavimas ir apskaitos registrų peržiūra.

Laikoma, kad apskaitos informacinė sistema užtikrina įrašų atsekamumą, jei apskaitos registre įrašas yra nekeičiamas ir identifikuojamas jį arba, kai įrašas atliekamas automatiškai, su juo susijusį įrašą padaręs ir (arba) patvirtinęs asmuo, įrašo padarymo data. Be to laikoma, kad apskaitos informacinė sistema užtikrina įrašų atsekamumą, jei apskaitos registre pakeitus arba pašalinus įrašą, identifikuojamas pakeitimą padaręs ir (arba) patvirtinęs asmuo, įrašo pakeitimo arba pašalinimo padarymo data ir išsaugoma prieš įrašo pakeitimą arba pašalinimą buvusio įrašo informacija.

Vadovas privalo užtikrinti informacijos apie nustatytas apskaitos kontrolės priemones teikimą vidaus ir išorės informacijos vartotojams, pavyzdžiui, mokestinį patikrinimą atliekančiam mokesčių administratoriaus pareigūnui, finansinių ataskaitų auditą atliekančiam auditoriui ir kt.