Skaitmeninių dokumentų valdymas – galimybės ir sprendimai

Elektronine forma sudaromi dokumentai reikalauja specifinių žinių ir priemonių, o daugiausiai klausimų kelia šių dokumentų pasirašymo teisiniai ir technologiniai sprendimai: kada galima pasirašyti nekvalifikuotu (neatitinkančiu kvalifikuotam el. parašui keliamų reikalavimų) el. parašu ir kokia tokio dokumento juridinė galia?

Įmonės sprendžia kokios formos dokumentą sudaryti – popierinį, elektroninį dokumentą, įrašą ar vaizdo ir (ar) garso dokumentą. Pastaraisiais metais popierinių dokumentų mažėja – greta elektroninių, vis daugiau sudaroma garso ir vaizdo dokumentų. Todėl natūralu, kad rengiant šios formos dokumentus kyla klausimų apie jų pasirašymo galimybes. Pavyzdžiui, ar darbo ir paslaugų sutartis gali būti pasirašyta skirtingais el. parašais, kai viena šalis pasirašo kvalifikuotu el. parašu, o kita – nekvalifikuotu. Civilinis kodeksas numato galimybę šalims keistis skirtingais dokumentais. Iš teisinės pusės tai patogu, tačiau valdyti skirtingų formų dokumentus nėra patogu, o tam pritaikytų priemonių stokojama.

Specialistai akcentuoja, kad pasirašyti nekvalifikuotu el. parašu dokumentą galima dviem atvejais. Pirmasis atvejis – kai dokumentas nebus siunčiamas kitai įstaigai. Taigi nekvalifikuotu el. parašu gali būti pasirašomi protokolai, aktai ar prašymai, saugomi įstaigos informacinėje sistemoje. Vis dėlto įmonės likvidavimo atveju susidurtų su nepatogumais juos perduodant. Pasirašymas kvalifikuotu el. parašu nesukelia tokių nesklandumų, tačiau tam būtina užtikrinti el. parašų galiojimų įrodymus – reikalinga naudoti kvalifikuotas laiko žymas.

Dokumentas gali būti pasirašytas nekvalifikuotu el. parašu ir kitu atveju – kai abi dokumentą pasirašančios šalys iš anksto raštu patvirtina tokią galimybę ir susitarimą išsaugo patvarioje laikmenoje. Tačiau kaip el. erdvėje pasirašyti dokumentus su fiziniu asmeniu – ne Europos Sąjungos piliečiu, jei tam reikia patvirtinti jo tapatybę? Praktika rodo, kad įstaigos renkasi skaitmenizuotą parašą, nors jo reikalavimai nėra teisiškai nustatyti (nėra apibrėžta, kokie biometriniai duomenys turi būti išsaugoti, kad jie būtų pakankami ekspertiniam tyrimui atlikti).

Verslo įmonės pačios sprendžia, kokio formato el. dokumentus valdyti (populiariausi .pdf, .asice), todėl neretai naudoja ne vieną pasirašymo priemonę. Kita vertus, dėmesį sutelkiant į skirtingo formato el. parašų teikiamas galimybes, neretai nepelnytai ignoruojami autentiško dokumento išsaugojimo visą saugojimo laiką niuansai. Dokumentų saugojimo taisyklės reikalauja daryti informacinės sistemos ar kitos skaitmeninės saugyklos duomenų atsargines kopijas, sistemingai prižiūrėti dokumentų formatus, saugyklos talpą ar įrenginių veikimą.

Įmonės veiklos dokumentai rengimo aspektu skirstytini į dvi grupes:

• kurių rengimą nustato teisės aktai. Šie dokumentai turi atitikti nustatytą formą, pasirašymo reikalavimus ir privalo būti išsaugoti nustatytą laiką;
• kurie rengiami įmonės iniciatyva. Šie dokumentai gali būti registruojami ir dėl jų formos, pasirašymo būtinumo sprendžia pati įmonė. 

Šiandien galioja reikalavimas dokumentus sisteminti į bylas, kurios gali būti sudaromos pagal dokumentų formą (popierinių, elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų, įrašų bylos), rūšis, temas, sudarytojus, saugojimo terminus. Bylas galima sisteminti pagal vieną iš pasirinktų arba pagal kelis požymius. Įstaigos ar įmonės, valdančios elektroninius dokumentus, gali įsigyti ir elektroninių dokumentų saugojimo paslaugą (ši veikla yra licencijuojama). Numatyta galimybė pakeisti popierinio dokumento saugojimo formą, išsaugant jį elektronine forma. Originalus popierinis dokumentas įmonėje turi būti išsaugomas ne mažiau kaip 6 mėnesius. Praėjus šiam laikui dokumento forma gali būti keičiama, tačiau tokiu atveju pirmiausia turi būti atlikta rizikos ir sąnaudų analizė ir priimtas vadovo rašytinis sprendimas, kuriame nurodomos konkrečios popierinės bylos (jų kiekis, chronologinės ribos), kurių saugojimo formą numatyta pakeisti. Taip pat turi būti užtikrintas jau elektronine forma saugomo vaizdo tikrumas, metaduomenų ir vaizdo išsaugojimo infrastruktūra.

Autorė: Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo skyriaus vedėja dr. Daiva Lukšaitė [email protected]