Reikalavimai archyvinių saugyklų patalpoms

Dokumentai įstaigoje turi būti saugomi saugioje ir patikimoje aplinkoje. Pasirenkant dokumentų saugojimo būdą (dokumentus saugoti centralizuotai (veiklos dokumentai saugomi vienoje vietoje) ar decentralizuotai (dokumentai saugomi atsakingų darbuotojų darbo kabinetuose), reikia įvertinti tai, kad, nepaisant dokumentų saugojimo vietos, dokumentams taikomi teisės aktuose nustatyti dokumentų saugojimo, prieinamumo ir naudojimo reikalavimai. Saugykla – patalpa, specialiai įrengta dokumentams saugoti.

Saugyklos skirstomos į:

• Dokumentų neterminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi neribotą laiką.
• Dokumentų terminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi ribotą laiką (iki 100 metų) iki jų perdavimo toliau saugoti arba sunaikinimo.

Trumpai saugomos bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose, iki pasibaigs nustatytas jų saugojimo terminas, arba perduodamos į įstaigos archyvą.

Reikalavimai saugyklų įrengimui

Saugyklose turi būti naudojama tik dokumentų saugojimui skirta įranga, neturinti aštrių briaunų, kampų ar išsikišimų, kad nepažeistų dokumentų. Apšviestumas negali viršyti 240 liuksų. Saugyklos patalpų aukštis ne mažesnis kaip 250 cm. Saugykloje langai neįrengiami. Jei saugyklai pritaikytoje patalpoje yra langų, jie panaikinami arba uždengiami grotomis ar apsauginėmis žaliuzėmis, apsaugančiomis nuo įsilaužimo ir tiesioginės dienos šviesos. Saugyklose kaip papildoma gaisro gesinimo priemonė turi būti nešiojamieji gesintuvai.

Viršutinė lentyna turi būti uždengta. Minimalus atstumas tarp lentynų – aukščiausio dangalo (dėžutės, aplanko ar kt.) aukštis + 3 cm. Atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm. Saugyklose turi būti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai(jei nėra kondicionavimo sistemos) Temperatūra °C - 20 ± 2, Drėgmė% - 50 ± 10.

Dokumentų išdavimas

Dokumentai iš saugyklų išduodami įstaigos darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti, juridiniams ir fiziniams asmenims susipažinti ar laikinai naudotis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka, taip pat restauruoti, įrišti, kitiems su dokumentų išsaugojimu susijusiems darbams atlikti. Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodami tik geros fizinės būklės dokumentai.

Blogos fizinės būklės dokumentai išduodami įstaigos vadovo leidimu. Iš saugyklų išduodami dokumentai registruojami dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale. Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Kiti asmenys į saugyklas gali įeiti tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens. 

Dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnalo pavyzdys