Netikslūs kontaktiniai duomenys: kokias pasekmes gali sukelti įmonėms ir organizacijoms?

Duomenų tikslumas ir jų aktualumas yra esminė sąlyga visuomenei ir valstybės institucijoms priimti duomenų analize grįstus sprendimus, efektyviai įgyvendinti pavestas funkcijas. Įvairiuose registruose ir informacinėse sistemose esantys gyventojų ir juridinių asmenų kontaktiniai duomenys yra būtini norint laiku ir patogiai gauti paslaugas. Esant netiksliai ar pasenusiai kontaktinei informacijai prarandama galimybė, esant reikalui, greitai susisiekti su norimu subjektu, o šiam tai gali sukelti įvairių nepatogumų.

Kontaktinių duomenų pokyčiai yra natūralus procesas – organizacijos neretai keičia ne tik buveinės adresus, bet ir el. pašto adresus (dažnai tai susiję su pavadinimo ar prekės ženklo pokyčiu), telefono numerius, keičiasi ir vadovai ar valdybos nariai. 

 Nors, kaip teigia Registrų centro Juridinių asmenų registro departamento vadovė Jolanta Kazlauskienė, organizacijos apie tokius pokyčius įprastai informuoja savo klientus ar partnerius, deja ne visada skiria tinkamą dėmesį ir duomenų aktualumui valstybiniuose registruose ir informacinėse sistemose. Dažniausios kontaktinės informacijos neatnaujinimo priežastys – žmogiškieji faktoriai, aktualių duomenų svarbos nesuvokimas, taip pat viešumo vengimas. Visgi neatlikus šios nesudėtingos procedūros, juridiniai asmenys anksčiau ar vėliau gali susidurti su praktiniais nesklandumais. 

Galimos pasekmės 

Juridinių asmenų registre esančiais kontaktiniais duomenimis įmonių atstovus pasiekia priminimai apie nepateiktus finansinės atskaitomybės dokumentus, pranešimai apie numatomą paramos gavėjo statuso panaikinimą ar inicijuotą įmonės likvidavimo procesą. J. Kazlauskienė aiškina, kad svarbu teisingai nurodyti visus kontaktinius duomenis, mat nepateikus, pavyzdžiui, el. pašto, informacija bus siunčiama fiziniu buveinės adresu. 

„Pavyzdžiui, pranešimai apie numatomą paramos gavėjo statuso panaikinimą dėl laiku nepateiktų finansinių ataskaitų paprastai siunčiami Registre nurodytais el. pašto adresais, tačiau jei toks adresas nenurodytas, tuomet pranešimas siunčiamas juridinio asmens buveinės adresu. Jeigu buveinės adresas yra netikslus, juridinio asmens vadovas negaus pranešimo ir praėjus nustatytam terminui tiesiog praras paramos gavėjo statusą, kurį suteikti galės prašyti tik praėjus metams. Analogiška situacija ir su Registrų centro siunčiamais pranešimais apie pradėtą likvidavimo procedūrą – pranešimui nepasiekus adresato, juridinis asmuo tiesiog bus išregistruotas iš Juridinių asmenų registro“, – apie galimus nesklandumus, su kuriais gali susidurti juridiniai asmenys, kalba J. Kazlauskienė. 

Pastebėtina, kad juridinių asmenų kontaktinius duomenis naudoja ne tik Registrų centras, todėl pateikus neaktualius duomenis atsiranda tikimybė negauti svarbios informacijos ir iš kitų institucijų ar privačių subjektų. 

Kas dešimtos įmonės adresas – netikslus 

Juridinio asmens buveinės adresas gali būti neteisingas ne tik dėl to, kad fiziškai keitėsi pati įmonės buveinės vieta. Šiuo metu šalyje yra įregistruota apie 260 tūkst. juridinių asmenų, iš kurių beveik kas dešimto buveinės adresas yra netikslus, neturi adreso objekto kodo. Netikslus juridinio asmens buveinės adresas gali būti dėl kelių priežasčių. 

„Pavyzdžiui, gali būti, kad juridinis asmuo savo buveinės adresą iš anksčiau yra nurodęs kaime, kuriame tuo metu nebuvo suteikti adresai. Šiandien kaime jau yra gatvės, namų numeracija, tačiau juridinio asmens buveinės duomenys po adresų suteikimo nebuvo atnaujinti. Antra galima priežastis – buveinės adresas nurodytas patalpose, kurios nėra įregistruotos Nekilnojamojo turto registre. Trečia, norint registruoti juridinio asmens buveinę, būtinas patalpų savininko sutikimas, tad būna atvejų, kai patalpų savininkai nebepageidauja, kad jiems priklausančiose patalpose būtų įregistruoti tam tikri juridiniai asmenys ir teikia prašymą juos išregistruoti. Tokiais atvejais per nustatytą terminą neįregistravus juridinio asmens naujose patalpose, tokio juridinio asmens buveinė nurodoma konkrečios savivaldybės teritorija“, – aiškina Registrų centro Juridinių asmenų registro departamento vadovė Jolanta Kazlauskienė. 

Duomenis apie kiekvieno juridinio asmens buveinę galima rasti tarp Registrų centro atvertų Juridinių asmenų registro duomenų adresu https://www.registrucentras.lt/p/1094. Skaičiuojama, kad šiuo metu yra apie 23 tūkst. įmonių ir organizacijų, kurių buveinės adresai dėl vienos iš paminėtų priežasčių yra netikslūs. 

Kaip patikslinti 

Atnaujinti įmonės kontaktinius duomenis galima Registrų centro savitarnoje bei klientų aptarnavimo padaliniuose. 

Duomenis atnaujinant Registrų centro savitarnoje naudotojui viršutiniame meniu nuspaudus „Juridinis asmenų registras“ reikės pasirinkti „Juridinio asmens ir duomenų registravimas“, toliau – „Juridinio asmens duomenų registravimas“. Atnaujinus duomenis beliks pakeitimus patvirtinti e. parašu. Jeigu keičiamas įmonės buveinės adresas, patalpų savininkas, leidžiantis įregistruoti juridinį asmenį jam priklausančiose patalpose, taip pat turės prisijungti prie Registrų centro savitarnos ir e. parašu pasirašyti jau sistemoje suformuotą sutikimą dėl buveinės suteikimo. 

Norint duomenis pakeisti gyvai klientų aptarnavimo padalinyje, Registrų centrui pateikiamas prašymas įregistruoti pakeitimus (JAR-1 forma), taip pat, jeigu keičiama buveinė, juridinio asmens organo sprendimas dėl buveinės keitimo bei rašytinis patalpų savininko ar bendraturčio sutikimas suteikti patalpas juridinio asmens buveinei registruoti. 

Kontaktinių duomenų – el. pašto bei telefono numerio – keitimas savitarnoje bei klientų aptarnavimo padalinyje yra neatlygintinas. Už juridinio asmens buveinės keitimą imamas nustatyto dydžio mokestis. Pakeisti ar patikslinti juridinio asmens kontaktinius duomenis gali įmonės vadovas arba jo įgaliotas asmuo. 

Pastebėtina, kad užsakant kitas Registrų centro paslaugas gyvai klientų aptarnavimo padaliniuose specialistai primins ir pasiteiraus, ar šiuo metu registrui pateikti kontaktiniai duomenys yra teisingi, o jeigu keitėsi – klientui duos užpildyti forma dėl jų patikslinimo. Toks automatinis funkcionalumas planuojamas diegti ir Registrų centro savitarnoje.