Likviduotų įmonių elektroniniai dokumentai

Įmonės likvidavimo atveju yra taikomos Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, nuostatos. Šio aprašo 10 punkte nustatyta: „Jei perduodami dokumentai, nurodyti šio Aprašo 14 punkte, kartu su prašymu pateikiamas perduodamų laikmenų sąrašas, kuriame nurodoma perduodamų dokumentų bendra apimtis (MB, GB ar kita) ir formatas (-ai)“.

Aprašo 14 punkte nustatyta, kad „Vaizdo ir (ar) garso dokumentai ar elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, ar kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai toliau saugoti gali būti perduodami įrašyti į išorines duomenų laikmenas arba naudojantis informacinių technologijų priemonėmis. Išorinės duomenų laikmenos perduodamos apsauginiuose dėkluose (aplankuose ar dėžutėse), ant kurių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Dokumentų perdavimui naudojamos informacinių technologijų priemonės pasirenkamos savivaldybės administracijos ir likvidatoriaus sutarimu“.

Atitinkamai svarbios ir nurodytojo aprašo 15 punkto nuostatos: „Prieš perduodamas laikmenas, kuriose yra šio Aprašo 14 punkte nurodyti dokumentai, likvidatorius turi išsiaiškinti, ar dokumentus priimanti įstaiga turi laikmenai nuskaityti tinkamą įrangą ir priemones, kuriomis galima patikrinti perduodamus laikmenose dokumentus. Jei toliau saugoti perduodamų laikmenose dokumentų nebuvo galima patikrinti dėl to, kad dokumentus priimanti įstaiga neturėjo reikiamos įrangos ar priemonių, tai pažymima dokumentų perdavimo akte“.

Pagal Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, dokumentai turi būti susisteminti į bylas. Likvidatorius savivaldybės administracijai turi pateikti apskaitos dokumentus, numatytus nurodytų taisyklių 23 punkte. Bylos (taip pat ir elektroninių dokumentų bylos) tikrinamos pagal likvidatoriaus pateiktus užbaigtų bylų apskaitos dokumentus. Jei savivaldybės administracija turi įrangą, kuria gali atverti perduodamą išorinę duomenų laikmeną, patikrinama, koks el. formos bylų kiekis yra įrašytas į laikmeną (pagal pateiktus apskaitos dokumentus), kokių formatų dokumentai yra įrašyti (pagal rinkmenų formatus, plėtinius).

Jei perduoti dokumentai (bylos) buvo įrašyti į išorines duomenų laikmenas, dokumentai šiose išorinėse duomenų laikmenose ir saugomi arba jie gali būti perkelti į kitas laikmenas ar skaitmenines saugyklas, kaip numatyta Dokumentų saugojimo taisyklėse. Jei archyvas skaitmeninės saugyklos neturi, taikytinos Dokumentų saugojimo taisyklių 41-48 punkto nuostatos. Jei dokumentai buvo perduoti informacinių technologijų priemonėmis (pvz., pasidalijant rinkmenomis), perimti dokumentai išsaugomi savivaldybės administracijos išorinėse duomenų laikmenose ar skaitmeninėje saugykloje.