Kiek ilgai galima laikyti duomenis ir ar reikia juos atnaujinti?

Asmenų duomenis reikia saugoti kuo trumpesnį laiką. Nustatant saugojimo laikotarpį reikėtų atsižvelgti į priežastis, dėl kurių jūsų įmonei ar organizacijai reikia tvarkyti duomenis, ir visas teisines prievoles saugoti duomenis nustatytą laikotarpį (pvz., nacionaliniuose darbo, mokesčių ar kovos su sukčiavimu įstatymuose nustatytą reikalavimą savo darbuotojų asmens duomenis saugoti nustatytą laikotarpį, produkto garantijos trukmę ir pan.). Įmonė ar organizacija turėtų nustatyti terminus, per kiek laiko saugomi duomenys turi būti ištrinti arba peržiūrėti.

Išimtiniais atvejais asmens duomenis galima saugoti ilgiau archyvavimo tikslais viešojo intereso labui arba mokslinių ar istorinių tyrimų tikslais, tačiau turi būti imamasi techninių ir organizacinių priemonių (kaip antai anoniminimo, šifravimo ir pan.). Jūsų įmonė ar organizacija taip pat privalo užtikrinti, kad turimi duomenys būtų tikslūs ir atnaujinti.

Pavyzdys. Duomenys laikomi per ilgai be atnaujinimo įmonė ar organizacija vykdo įdarbinimo agentūros veiklą, todėl renka darbo ieškančių asmenų gyvenimo aprašymus. Už savo tarpininkavimo paslaugas gauna tam tikrą mokestį.

Duomenis planuoja saugoti 20 metų, tačiau neturi jokių priemonių, kaip atnaujinti saugomus gyvenimo aprašymus. Saugojimo laikotarpis neatrodo proporcingas tikslui – rasti asmenims darbą trumpam arba vidutinės trukmės laikotarpiui.

Be to, tai, kad reguliariai neprašoma atnaujinti gyvenimo aprašymų, sumažina kai kurių paieškų veiksmingumą, jeigu asmuo pradeda ieškoti darbo po tam tikro laiko (pvz., asmuo gali būti įgijęs naujų kvalifikacijų).