Elektroninių (skaitmeninių) dokumentų naikinimas

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba mano, kad perduodant skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui ir gavus patvirtinimą, kad dokumentų perdavimas įvyko sėkmingai, įstaigoje saugoti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai gali būti sunaikinami, jei įstaigos vadovas nenustato kitaip. Net jei įstaigos vadovas priima sprendimą kitam saugotojui perduotų dokumentų nenaikinti ir juos naudoti įstaigos vykdomoms funkcijoms atlikti, dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdo skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.)“.

Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdantis subjektas, t. y. skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.), turi įgyvendinti Lietuvos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 7 dalyje numatytus veiksmus, t.y. privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu, taip pat teikti dokumentus naudoti įgyvendinant kitus nurodytojo įstatymo reikalavimus. Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles atliekanti įstaiga priima ir sprendimus dėl dokumentų atrankos naikinti, pasibaigus nustatytam dokumentų saugojimo terminui. Įstaigos, perdavusios skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui (valstybės archyvui), turimus dokumentų egzempliorius naudoja tik įstaigos veiklos administravimo (dokumentų rengimo ar pan.) procesuose, išrašų ar nuorašų išorės subjektams neišduoda ir jų netvirtina, kaip ir neišduoda juridinį faktą patvirtinančių dokumentų.

Nuo 2020-01-01 įsigaliojus Lietuvos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 3 dalies nuostatoms, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas. Popierinių dokumentų atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo elektronine forma ir popierinių dokumentų naikinimo reikalavimai nustatyti Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“. 

Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektronine forma išsaugoti trumpai ar ilgai saugomi dokumentai įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje galėtų būti valdomi kaip veiklos dokumentai tik tuo atveju, jei jie būtų parengti pagal Tvarkos aprašo reikalavimus. Įstaigos, organizacijos ar įmonės, norėdamos popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, pirmiausia turi įvertinti popierinius dokumentus pagal Tvarkos aprašo 3 punkto kriterijus. Atlikus vertinimą, pagal Tvarkos aprašo 4 punkto reikalavimus parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, o vadovo sprendimas įforminamas pagal Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatas.

Atsižvelgiant į tai, ar įstaigoje elektronine forma numatoma išsaugoti atskirą popierinį dokumentą, ar popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi Tvarkos aprašo 11.1 ir 11.2 papunkčiuose nurodyti metaduomenys. Tvarkos apraše numatyti du popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma būdai:

1. Oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro reikalavimus. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu.
2. Dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu. Svarbu žinoti, kad popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami pagal Tvarkos aprašo 14–16 punktų nuostatas, tačiau ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo.