Dotacijos sutartis

Dauguma ES finansuojamų projektų yra bendradarbiavimo projektai su įvairių ES šalių arba asocijuotųjų šalių organizacijomis, vykdomi konsorciumo, kuriam vadovauja projekto koordinatorius, forma. Skyrus dotaciją, pasirašoma sutartis – dotacijos susitarimas, ir tuomet galima pradėti įgyvendinti projektą. Kiekvienam etapui parengta gairių – ataskaitų šablonų ir terminų, kurių reikia laikytis visu projekto vykdymo laikotarpiu.

Dotacijos susitarimo pasirašymas

Įvertinus paraiškas, jų teikėjai informuojami apie vertinimo rezultatus. Jei dotacija bus skiriama, būsite pakviesti pasirašyti išsamią sutartį – dotacijos susitarimą. Paraiškos teikėjams šiuo etapu gali reikėti: pateikti kitus teisinius ir administracinius duomenis, kurie neįtraukti į pasiūlymą, pasiūlymą pataisyti, atsižvelgiant į vertinimo ataskaitą.

Dotacijos susitarimą kartais gali tekti šiek tiek pakeisti. To gali prireikti dėl labai įvairių priežasčių. Gali reikėti prisitaikyti prie pasikeitusių veiksmų ir (arba) darbo programos įgyvendinimo sąlygų (pvz., pataisyti iš pradžių numatytą biudžetą, pratęsti veiksmo įgyvendinimo laikotarpį ir kt.). Taip pat gali pasikeisti paties lėšų gavėjo duomenys (pvz., teisinis statusas, adresas, banko sąskaita, gavėjo teisinis atstovas). Dotacijų susitarimai gali būti keičiami tik raštu.

Dotacijos susitarimų pakeitimai

Pakeitimai įsigalioja tą dieną, kurią juos pasirašo paskutinė šalis, arba pakeitimo prašymo patvirtinimo dieną. Tuomet pakeitimai pradedami taikyti šalių sutartą dieną. Teisinio tikrumo ir vienodų sąlygų užtikrinimo sumetimais, dotacijos susitarimo arba sprendimo dėl dotacijos bendrosios sąlygos turėtų likti nepakitusios. Šios sąlygos paprastai skelbiamos kartu su kvietimu teikti paraiškas.

Svarbu rūpintis dokumentų saugojimu, registruoti visus patvirtinamuosius dokumentus, kad galėtumėte įrodyti, jog projektas buvo tinkamai valdomas ir įgyvendintas. Be kita ko, reikia registruoti reikalavimus atitinkančias išlaidas ir tvarkyti atitinkamą apskaitą.

Dotacijos mokėjimas

Paprastai dotacijos per projekto laikotarpį mokamos dalimis. Pasirašius dotacijos susitarimą, gaunamas išankstinio finansavimo mokėjimas, o vėliau gali būti išmokėtos viena arba daugiau tarpinių sumų. Galutinė išmoka gaunama baigus projektą. Tarpiniai ir galutiniai mokėjimai atliekami atsižvelgiant į projekto rezultatus. Svarbu atsiskaityti už savo projekto pažangą laikantis dotacijos susitarime nustatyto ataskaitų teikimo tvarkaraščio.