Dokumentų saugojimas

Pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatas dokumentus reikia saugoti patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius, užtikrinti, kad dokumentai, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

Teisės aktuose nustatyti dokumentų saugojimo terminai taikomi nepaisant to, ar dokumentuose yra užfiksuoti asmens duomenys, ar ne. Organizacijos ar įmonės vadovas sudaromų veiklos dokumentų saugojimo terminą turėtų nustatyti ir patvirtinti dokumentacijos plane ar kitame dokumente, pvz.: bylų sąraše. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas metais, pradedant skaičiuoti nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.
Sudaromų dokumentų apskaita tvarkoma pagal https://e-seimas.lrs.lt/portal/legalAct/lt/TAD/4a32fbf2ba4011ea9a12d0dada3ca61b?jfwid=-x7kzbrmza.
Parengiami:

• dokumentacijos planai;
• trumpai ir (ar) ilgai saugomų bylų sąrašai;
• ilgai saugomų bylų apyrašai (jei buvo priimtas sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą pagal Taisyklių 16 ir 21–22 punktuose nustatytus reikalavimus).

Dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti ir turi būti apskaitomi dokumentų naikinimo aktu. Trumpai ar ilgai saugomi analoginiai dokumentai gali būti saugomi jų sudarymo vietose, iki pasibaigs nustatytas jų saugojimo terminas, arba perduodami į įstaigos archyvą. Galima.... Gali būti perkamos dokumentų saugojimo paslaugos. Įmonių, turinčių licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, sąrašas yra paskelbtas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje.

 Visą skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugojimo įstaigoje laiką privaloma užtikrinti šių dokumentų vientisumą, turinio ir metaduomenų perskaitomumą ir elektroninių parašų bei elektroninių spaudų (jeigu tokie buvo naudojami) galiojimo įrodymus:

• bent kartą per dvejus metus įvertinti vientisumui užtikrinti naudojamų priemonių (pvz., duomenų santraukos algoritmų) patikimumą ir, jei reikia, jas atnaujinti;
• bent kartą per dvejus metus peržiūrėti ir atnaujinti saugomų dokumentų turinio formatų sąrašą;
• atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti saugomų dokumentų turinį;
• išsaugoti elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenis;
• kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimui naudoti kvalifikuotas elektronines laiko žymas ir reguliariai jas atnaujinti;
• daryti atsargines saugomų dokumentų ir su jais susijusių duomenų, informacinės sistemos, kurioje saugomi dokumentai ir duomenys ar kitos skaitmeninės saugyklos (pvz., serverio) kopijas.

Atsižvelgiant į tai, kokios naudojamos technologinės priemonės, papildomai gali prireikti atnaujinti laikmenas, pakeisti pakuotę (jei tokia naudojama), atlikti grįžtamąjį konvertavimą. Ne rečiau kaip kartą per dvejus metus svarbu atlikti duomenų kopijų saugojimo laikmenų ir įrenginių patikrinimus, patikrinimo pažymoje fiksuojant esamą padėtį, aptiktas klaidas ir priemones, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti.