Dokumentų perdavimas į valstybės archyvus

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu paskelbtas Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašas. 

Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Dokumentus perduodanti įstaiga turi:

• suderinti su valstybės archyvu dokumentų perdavimo datą, perduodamų bylų kiekį ir pavesti atsakingam įstaigos darbuotojui perduoti dokumentus;
• pagal bylų apyrašus patikrinti perduodamų bylų kiekį, fizinę būklę, įvertinti, ar bylų aprašymo ir apskaitos duomenys atitinka nurodytus bylų apyraše; jei bylų apyrašų duomenys buvo derinami per EAIS, tikrinama pagal EAIS duomenis;
• patikslinti bylų aprašymo ir apskaitos duomenis, jei nustatoma neatitikimų. Jei bylų apyrašų duomenys buvo derinami per EAIS, nustatyti neatitikimai surašomi pažymoje apie perduodamų dokumentų patikrinimo rezultatus (patikrinimo pažyma);
• kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti blogos fizinės būklės dokumentus. Jei įstaiga yra likviduojama ar neturi galimybių tokių dokumentų kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti, tokie dokumentai, jų kiekis ir pažeidimų lygis nurodomi patikrinimo pažymoje;
• sudaryti prarastų dokumentų aktą, jei nustatoma, kad į bylų apyrašus įrašytų bylų (apskaitos vienetų) nėra (aktas rengiamas ir tuo atveju, jei bylų apyrašų duomenys buvo derinami per EAIS);
• parengti laikotarpio, kurio dokumentai perduodami, pažymą apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą, jei pažymos nebuvo teikiamos derinant bylų apyrašus (jų duomenis);
• perduoti vaizdo ir garso dokumentus:

Patikrinimo pažymoje nurodyti perduodamų dokumentų formatus, jei vaizdo ir garso dokumentai, įskaitant audiovizualinius ir fotografijų kūrinius, perduodami kitais formatais negu numatyta Taisyklėse.

Kai dėl tam tikrų svarbių priežasčių dokumentas nėra išlikęs tokia forma, kokia jis buvo sukurtas, sprendimą dėl tokių dokumentų kopijų priėmimo nuolat saugoti priima valstybės archyvas. Dokumentus priimantis valstybės archyvas turi: 

• įvertinęs įstaigos pateiktą informaciją apie blogos fizinės būklės dokumentus, priimti sprendimą dėl šių dokumentų priėmimo (nepriėmimo) ir apie šį sprendimą informuoti dokumentus perduodančią įstaigą. Šis reikalavimas nėra taikomas, kai įstaiga yra likviduojama;
• patikrinti, ar perduodamų bylų faktinis kiekis atitinka nurodytą dokumentų perdavimo akte ir bylų apyrašuose ar EAIS;
• patikrinti dokumentų fizinę būklę (vaizdo ir garso dokumentų, įskaitant audiovizualinius ir fotografijų kūrinius, atveju– įvertinti ir užfiksuotos informacijos prieinamumą);
• patikrinti, ar bylų aprašymo ir apskaitos duomenys atitinka nurodytus bylų apyraše ar EAIS.

Įstaigos dokumentų perdavimas įforminamas dokumentų perdavimo aktu. 

Dokumentinio paveldo perdavimas

Juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais ar turintis informacijos apie tokius dokumentus, raštu arba žodžiu kreipiasi į valstybės ar savivaldybės instituciją, įstaigą ar įmonę, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos vadovas Lietuvos vyriausiasis archyvaras, gavęs informacijos apie perduotinus dokumentus paveda juos įvertinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos specialistams arba vienam iš valstybės archyvų, o nustačius, kad dokumentai turi išliekamąją vertę, priima sprendimą dėl jų nuolatinio saugojimo; informuoja atitinkamą valstybės archyvą arba valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų saugoti perduotinus dokumentus. Atlikus ekspertizę dokumentų savininkas informuojamas apie priimtą sprendimą dėl dokumentų saugojimo.

Jei nustatoma, kad perduotini dokumentai neturi išliekamosios vertės ir nuolat nesaugotini, o įstaigos, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti, nėra, dokumentai nėra priimami. Atitinkamai informuoja atitinkamos savivaldybės administraciją dėl perduotinų dokumentų ir tarpininkauja juos perduodant, jei priimamas sprendimas perduotinus dokumentus saugoti atitinkamos savivaldybės administracijos archyve.

Valstybės archyvas, gavęs Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimą įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją, dokumentų chronologines ribas, identifikuoja valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai; pateikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui siūlymus dėl tolesnio perduotinų dokumentų saugojimo.

Valstybės ar savivaldybės įstaiga, gavusi informaciją dėl perduotinų dokumentų: įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją; priima dokumentus saugoti, jei tai jai priklauso pagal kompetenciją; informuoja Lietuvos vyriausiąjį archyvarą, jei paaiškėja, kad perduotinų dokumentų ji neturi priimti saugoti pagal kompetenciją, arba jei įvertinus dokumentus padaroma išvada, kad jie gali turėti išliekamąją vertę ir turėtų būti saugomi nuolat.

Dokumentų perdavimas įforminamas dokumentų perdavimo aktu (priedas), kuriame nurodomi dokumentus perduodantys ir priimantys asmenys, dokumentų perdavimo pagrindas, perduodami dokumentai ir jų kiekis, taip pat apskaitos dokumentai, jei tokie perduodami.

Likviduojamų įmonių dokumentų perdavimas

Likviduojamų valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, taip pat privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduodami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.  Perduodami valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.

Likvidatorius savivaldybės administracijai teikia prašymą priimti dokumentus toliau saugoti.

Dokumentų perdavimas toliau saugoti įforminamas dokumentų perdavimo aktu, kuriame nurodomi priimami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys. Jei likviduojamo juridinio asmens dokumentai savivaldybės administracijai perduodami per keletą kartų, dokumentų perdavimo aktas sudaromas faktiškai perdavus visus likvidatoriaus prašyme nurodytus dokumentus.

Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiuose ir pritaikytuose aplankuose ar segtuvuose.  Vaizdo ir (ar) garso dokumentai ar elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, ar kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai toliau saugoti gali būti perduodami įrašyti į išorines duomenų laikmenas arba naudojantis informacinių technologijų priemonėmis. Išorinės duomenų laikmenos perduodamos apsauginiuose dėkluose (aplankuose ar dėžutėse), ant kurių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.

Likviduojamiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro išduodamos pažymos, patvirtinančios, kad dokumentai perduoti toliau saugoti arba kad perduotinų toliau saugoti dokumentų nėra. Pažyma išduodama tik faktiškai perėmus likvidatoriaus pateiktame prašyme nurodytus dokumentus ir įvertinus likvidatoriaus pateiktą informaciją, jei tokia informacija pagal šio Aprašo reikalavimus turėjo būti pateikta.

Likvidatoriui pateikus prašymą, savivaldybės administracija informaciją apie likviduojamo juridinio asmens dokumentų perdavimą toliau saugoti ar kad perduotinų toliau saugoti dokumentų nėra gali pateikti Juridinių asmenų registro tvarkytojui tiesiogiai elektroniniu būdu, jeigu tam yra techninės galimybės. Tam naudojami Gyventojų registro, Juridinių asmenų registro ir Fondo valdybos informacinių sistemų duomenys.