Dokumento autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas

Dokumentas laikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“

Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla.

Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“. Vientisu laikomas toks dokumentas, kuris yra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti. Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.

Visos išvardytosios dokumento savybės yra viena nuo kitos neatsiejamos.