Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės praktinio taikymo aspektai

Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nustatyti valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) dokumentų ar jų grupių, kurie susidaro ar gali susidaryti vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, minimalūs saugojimo terminai, taip pat nurodyta, kurie dokumentus į valstybės archyvus perduodančių įstaigų dokumentai saugotini nuolat.

Rodyklėje nenurodytų dokumentų saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalimi.

Rodyklės taikymo praktiniai aspektai

Kai Rodyklėje nurodyta, kad sprendimą dokumentus saugoti nuolat priima valstybės archyvas, valstybės archyvo sprendimas priimamas iš karto, derinant įstaigos dokumentacijos planą, arba tai galima padaryti vėliau – dokumentus tvarkant arba pasibaigus nustatytam jų saugojimo terminui (derinant bylų apyrašus ar dokumentų (bylų) naikinimo aktus).

Pagal įsigalėjusią teisės aktų normų taikymo praktiką, kai yra vieną veiklos sritį reglamentuojantys du norminiai teisės aktai, vadovaujamasi paskutiniuoju (vėlesniuoju) norminiu teisės aktu. Taigi tuo atveju, kai iki Rodyklės įsigaliojimo dokumentams buvo nustatytas ilgesnis saugojimo terminas ir dokumentų saugojimo procesas dar tęsiasi, taikomas vėliausiojeRodyklėje nustatytas saugojimo terminas. Dokumentų saugotojas, atsižvelgdamas į dokumentų saugotojo ir su juo susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus bei įstaigos vykdomas specialiąsias funkcijas, gali savo veiklos dokumentus nuspręsti saugoti ilgiau, nei nustatyta Rodyklėje. Tokiu atveju dokumentacijos plane nurodomas Rodyklės punktas (papunktis), kuriame nustatytas šių dokumentų minimalus (trumpesnis) saugojimo terminas.

Dokumentų saugotojas, teisės aktų nustatyta tvarka atlikęs dokumentų vertės ekspertizę, gali į ilgai saugomų bylų apyrašus įrašytiems dokumentams taikyti Rodyklėje nustatytą minimalų saugojimo terminą ir atrinkti juos naikinti arba, atsižvelgdamas į dokumentų saugotojo ir su juo susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus bei įstaigos vykdomas specialiąsias funkcijas, pasibaigus Rodyklėje nustatytam minimaliam saugojimo terminui, jį pratęsti.

Jei centrinio valstybinio administravimo subjekto patvirtintoje atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje konkretiems veiklos administravimo ar kitų bendrųjų funkcijų dokumentams nustatytas trumpesnis nei Rodyklėje saugojimo terminas, šiems dokumentams taikytinas Rodyklėje nustatytas ilgesnis saugojimo terminas. Jei atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje veiklos administravimo ar kitų bendrųjų funkcijų dokumentus nustatyta saugoti ilgiau, nei numatyta Rodyklėje, pagal Rodyklės 3 punkto nuostatas gali būti taikomas ilgesnis atitinkamos srities rodyklėje nustatytas saugojimo terminas, dokumentacijos plane nurodant atitinkamos srities rodyklės punktą (papunktį).

Atsižvelgdamas į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę įstaigos dokumentus priimantis valstybės archyvas gali nuspręsti priimti saugoti į įstaigos nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytus konkrečius dokumentus, kuriuos iki Rodyklės įsigaliojimo buvo nustatyta saugoti nuolat, ar jų nepriimti (Rodyklės 4 punktas).

Įstaigos likvidavimo atveju dokumentams, kuriuos buvo nuspręsta saugoti ilgiau nei nustatyta Rodyklėje, taikytini Rodyklėje nustatyti minimalūs saugojimo terminai. Šis reikalavimas netaikomas dokumentams, kurie valstybės archyvo sprendimu saugotini nuolat.

Atkreiptinas dėmesys į tai, kad nebelikus prievolės darbo sutartis registruoti anksčiau galiojusiu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu patvirtintos formos žurnale, pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 16 dalies ir 10 straipsnio 2 dalies 1 punkto nuostatas jos turi būti registruojamos pagal jų saugojimo terminą įstaigos vadovo nustatytame dokumentų registre (Rodyklės 8.6 papunktis).

Jei asmens bylos nebus sudaromos arba jos bus saugomos trumpesnį nei Rodyklėje darbo sutartims nustatytą terminą, sudaroma atskira darbo sutarčių byla.

Jei asmens bylų saugojimo terminas nepratęsiamas ir, pasibaigus Rodyklėje nustatytam minimaliam saugojimo terminui, jos atrenkamos naikinti, būtina patikrinti, ar asmens bylose nesaugomi Rodyklės 7.1.1 papunktyje nurodytų dokumentų originalai ir darbo sutartys. Jei taip, jie iš asmens bylų išimami ir iš jų sudaromos atskiros teisės aktų ir darbo sutarčių bylos, kurios įrašomos į ilgai saugomų bylų apyrašus. Jei įstaigoje Rodyklės 7.1.1 papunktyje nurodytų dokumentų originalai nėra išlikę, o asmens bylose saugomos šių dokumentų kopijos, sudaromos šių kopijų bylos, kurios įrašomos į ilgai saugomų bylų apyrašus.