Apsikeitimas dokumentais

„vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 "Dėl popierinių dokumentų apskaitos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo" (įsigaliojo nuo 2020 m. sausio 1 d.) yra galimybė trumpai saugomus dokumentus (ne tik sąskaitas faktūras) saugoti elektronine forma. Tačiau, yra tam tikrų niuansų ir reikalavimų į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.

Pirmiausia, reikia atsakingai įvertinti kokius dokumentus atrinksite, ar skaitmeninti dokumentai bus tinkami pateikti įmonės veiklą tikrinančioms institucijoms, ar bus užtikrintas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas pagal taisykles, ar tikrai sumažės išlaidos ir bus finansinė nauda (žmogiškieji ištekliai, saugojimo kaštai) ir pan.

Turi būti paruošta išvada dėl dokumentų saugojimo elektronine forma, nurodant apimtis, techninius išsaugojimo parametrus, galimas rizikas, išlaidas (nes dokumentus (kad ir skaitmenine forma) vis tiek reikia išsaugoti minimalų saugojimo terminą) ir parengtas įstaigos vadovo teisės aktas apie sprendimą.

Minėtos taisyklės nurodo įmonės vadovo atsakomybes ir sprendimus, rekomenduojamus techninius parametrus, turinio atvaizdavimo būtinumą, dokumentų autentiškumo ir vientisumo užtikrinimo reikalavimus (parašus ir aprašymus).
Plačiau galite paskaityti 2019 m. gruodžio 18 d. Nr. VE-73 įsakyme.“

O B1.lt rekomenduoja atkreipti dėmesį:

• į oficialas teisės akto punktus: 9, 13.1, 14 ir 15;
• į realią praktiką, ar VMI prašo popierinių dokumentų patikrinimo metu;

1. Paskyra → Darbuotojo kabinetas → Failų įkėlimas

Prie atitinkamos įmonės tiesiog įtempti reikiamą failą iš kompiuterio ar kito išmanaus įrengio.
Pateikiamas Jūsų įmonės individualus el.pašto adresas dokumentų siuntimui į įmonės failų saugyklą el. paštu:

2. Išsiųsti dokumentus iš savo el.pašto dėžutės, nurodant duomenis:
Laiško gavėjas: [email protected] 
Siunčiamo dokumento dydis negali būti didesnis nei 5MB, palaikomi formatai failo atpažinimui: PDF, JPG, JPEG. Dokumentus galima siųsti į failų saugyklą šiais formatais, bet failų atpažinime nebus apdoroti: zip, txt, jpeg, png, svg, xml, ffdata, xls, xlsx, doc, docx, odt, eml, msg, tab, csv, mp4, mkv, tif.
3. Atsiųsti dokumentai saugomi darbalaukyje:

4. El. pašto dėžutėje gaunamas patvirtinimo laiškas apie įkeltus dokumentus į B1.lt programą:

Sandėlis → Prekyba modulis

Sukurti pardavimo įrašą ir išsaugoti papildomus dokumentus „Failų saugykla“.

Pardavimo dokumentui siųsti spausti „Kiti veiksmai“ → „Siųsti el.paštu“.

Atsidariusiame lange pasirinkti siunčiamos pardavimo sąskaitos šabloną, patikrinti ar matomas laiško gavėjo adresas, pagal poreikį papildyti siunčiamos žinutės tekstą ir pažymėti papildomus failus, kurie turi būti išsiųsti kartu su pardavimo sąskaita ir spausti mygtuką "Siųsti".

Sandėlis → Prekyba modulis

Pažymėti pardavimo įrašus, kurių pardavimo sąskaitas reikia išsiųsti klientams ir spausti mygtuką „Masinis sąskaitų siuntimas klientams“


Atsidariusiame papildomame lange:
1. Pasirinkti pardavimo sąskaitos šabloną;
2. Užpildyti laukelius „Tema“ ir „Žinutė“
3. Spausti „Siųsti“ 
Apie sėkmingai atliktą dokumentų siuntimą, informaciją matoma lange:


Išsiųstus dokumentus galite rasti "Išsiųstų el. laiškų registras" modulyje. 

Pastaba. Kad sąskaitų siuntimas vyktų sklandžiai, reikia patikrinti Klientai → Klientai modulyje laukelį „El. paštas“ ar užpildytas el.pašto adresas.

1. Prie pasirikto dokumento ar kliento spaudžiate mygtuką ;
2. Atsidariusiame lange nutempkite failus arba spustelėkite ir pasirinkite iš kompiuterio:
   
3. Įkėlus failą esant poreikiui parašykite komentarą ir išsaugokite.
   

Paskyra → Darbuotojo kabinetas → Failų įkėlimas

Prie atitinkamos įmonės tiesiog įtempti reikiamą failą iš kompiuterio ar kito išmanaus įrenginio. 

Taip pat dokumentą galima persiųsti į įmonės failų saugyklą el. paštu: []

Įkeltus dokumentus į failų saugyklą, galima perkelti – įdėti į užregistruotą įrašą moduliuose: prekyba, pirkimai, dokumentai.

Paspaudus ant dokumento paveikslėlio atsidaro langas, kuriame paspaudus mygtuką „Perkelti“ reikia pasirinkti „Į Įmonės buhalteriją (Jūsų įmonė, su kuria dirbama):

Jei failų saugykloje dokumentui priskirtas tipas „Pirkimai“ atidaromas „Pirkimai“ modulio įrašų sąrašas. Spausti ties įrašu kad prisegti dokumentą prie įrašo:

Pastaba. Jei nėra mygtuko „Perkelti“, reikia patikrinti ar nurodytas „Tipas“ kurį reikia parinkti iš sąrašo ir spausti „Išsaugoti“:

Paskyra → Įmonės ir vartotojai → Pasirenkama įmonė → Tiekėjų atstovai

Atsidariusiame lange spausti , išorės vartotojų pridėjimui (tiekėjų atstovai):

Užpildžius laukus, spausti „Išsaugoti“.

Pridedamų tiekėjų atstovų skaičius nėra ribojamas, tik būtina nepamiršti juos informuoti, nurodant el.pašto adresą failų siuntimui. Kiekviena įmonė turi savo individualų el.pašto adresą (el.pašto adresas sudarytas iš „files + įmonės kodas@b1.lt“), kuris pateikiamas informaciniame pranešime:

Pastaba. Pridėti „Tiekėjų atstovus“ gali tik vartotojai turintys teisių rinkinį „Vadovas“ arba tik duomenų bazės savininkas (kas sukūrė bazę).

Veiksmų seka:

1. Administracinės panelės viršuje spausti mygtuką „Pakviesti vartotojus į įmonę“.

„Pasirinkti“:

• naujo vartotojo el. pašto adresą;
• planą „Asmeninis“;
• teisių rinkinį „Pardavėjas“.
• spausti mygtuką „Siųsti pakvietimą“.

1. Reikia pasirinkti dokumentą, kurį norima perkelti;
2. Spausti mygtuką „Perkelti“;
3. Pasirinkti „Į kitų įmonių failų saugyklas“;

Dokumentus įkelti į Failų saugyklą galima dviem būdais:

1. Spausti mygtuką „+Pridėti failą“ ir reikiamą dokumentą pasirinkti iš savo kompiuterio ar kito išmanaus įrenginio;

2. Siųsti dokumentą/-us nurodytu el.pašto adresu tiesiai į failų saugyklą.

Sandėlis → Prekyba

Užregistruoti pardavimo dokumentą.
Pardavimo dokumente spausti mygtuką „Kiti veiksmai“ ir iš sąrašo pasirinkti „Siųsti tiesiai į įmonę“:

Atsidariusiame lange pasirinkti dokumento šabloną ir įmonę iš pateikiamo sąrašo:

Spausti „Siųsti".
Dokumentas automatiškai išsaugomas pasirinktos įmonės failų saugykloje.

Pastaba. Siųsti dokumentą galima tik tai įmonei, prie kurios vartotojas turi prieigą.