Valstybės ar savivaldybės institucijos dokumentų valdymo organizavimas

Valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas privalo: 

a) nustatyti institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų registrus ir (ar) nurodyti jos naudojamus registrus, valstybės informacines sistemas ar kitas informacines sistemas, kuriuose registruoti dokumentai nėra registruojami institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų registruose, ir kitus apskaitos dokumentus;

Apskaitos dokumentus sudaro šios dokumentų rūšys:

• dokumentacijos planas;
• dokumentacijos plano papildymas;
• registrų sąrašas;
• bylų apyrašų sąrašas;
• bylų apyrašas;
• dokumentų naikinimo aktas;
• kitos tvarkos, aprašai pagal veiklos vykdymo procesus.

b) paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus.

Dokumentų valdymo procedūra skirta aprašyti dokumentų valdymo procesui įstaigoje ir apima visą dokumentų gyvavimo ciklą nuo jų parengimo iki sunaikinimo. Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija įstaigoje aprašymai (el. paštas, elektroninės sistemos, renginių organizavimo ir kt.).

Peržiūrėti ir papildyti pareigybės aprašymus. Aiškiai įvardinti teises ir pareigas, valdomų duomenų ir dokumentų kiekį.

Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte.

Dokumentas laikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“

Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla. Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“.

Vientisu laikomas toks dokumentas, kuris yra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti.

Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.

Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Jei dokumentų registravimas vykdomas automatizuotu būdu, dokumentai registruojami tą parą, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami.

Dokumentai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Jei dokumento registravimo numeris užfiksuojamas tik įstaigos naudojamos informacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrinta užregistruoto dokumento ir bylos, su kuria jis susijęs (kai pasirenkama sudaryti bylų dokumentacijos planą) arba susijusio proceso (kai pasirenkama sudaryti funkcijų dokumentacijos planą) sąsaja.

Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) registruojami pagal rūšis ir saugojimo terminus.

Jei įstaiga naudojasi informacine sistema, kurios valdytojas yra kitas subjektas, turi būti užtikrinta galimybė identifikuoti dokumento sudarytoją ir dokumento registracijos numerį.

Rodyklėje toliau - (VADSTR) 3.19. , 4.8. , 4.9.