Praktiniai patarimai kaštų optimizavimo strategijos sudarymui

1. Žingsniai nuo analizės iki įgyvendinimo.

• Duomenų rinkimas: Pradėkite nuo išsamios įmonės finansinių duomenų analizės. Surinkite informaciją apie visas sąnaudų kategorijas: darbo jėgos išlaidas, žaliavas, energijos sąnaudas, logistiką, administracines išlaidas ir kt.
• Esamos situacijos vertinimas: Įvertinkite dabartinius sąnaudų rodiklius ir nustatykite, kurie iš jų yra didžiausi ir kurie turi didžiausią potencialą būti optimizuoti. Identifikuokite pagrindines problemas ar sritis, kuriose išlaidos yra per didelės. Optimizuojant kaštus turi būti visiškai aišku, kam skirtos išlaidos. Tam reikia inventorizuoti ir aiškiai apsibrėžti visas savarankiškas įmonėje vykdomas veiklas - gamybines, rinkodaros, pagalbines bei bendrąsias. Reikia iškelti kiekvienai tokiai veiklai labai aiškius uždavinius (geriausiai, kai jie įvardinami kiekybine išraiška) ir užtikrinti, kad kiekvienai veiklai vadovautų atitinkamas darbuotojas, atsakingas už jai keliamas užduotis ir čia atsirandančius kaštus. ​ Kitaip sakant, įmonėje būtina suformuoti atsakomybės centrus, kurie būtų atsakingi už atitinkamą veiklą ir jos rezultatus. ​ Biudžetų sistema taip pat orientuojama į įmonėje išskirtas konkrečias veiklas - kiekvienai iš jų rengiami biudžetai, už kurių įvykdymą atsakingi tų veiklų (atsakomybės centrų) vadovai.​

2. Kaštų mažinimo galimybių nustatymas.         

• Analizė ir prioritetų nustatymas: Atlikite sąnaudų analizę, siekdami nustatyti, kurios sritys gali būti optimizuotos. Tai gali apimti derybas su tiekėjais, technologijų diegimą arba procesų efektyvinimą.​
• Tikslų nustatymas: Suformuluokite konkrečius, išmatuojamus tikslus, kurie bus siekiami optimizuojant sąnaudas. Pavyzdžiui, siekis sumažinti energijos sąnaudas 10% per metus ar optimizuoti darbo jėgos kaštus sumažinant viršvalandžių skaičių, ar įdiegti dokumentų valdymo sistemą ir taip sutaupyti darbo laiko, energijos ir popieriaus resursus.​ 

3. Veiksmų plano sudarymas. 

• Strategijos kūrimas: Sukurkite veiksmų planą, kuriame bus išdėstyti konkretūs žingsniai, skirti pasiekti nustatytus tikslus. Tai gali apimti procesų peržiūrą, naujų technologijų diegimą ar darbo jėgos valdymo strategijų korekciją.​
• Resursų paskirstymas: Nustatykite, kokie resursai bus reikalingi plano įgyvendinimui – tiek finansiniai, tiek žmogiškieji. Būtinai nurodykite atsakingus asmenis už kiekvieno plano elemento įgyvendinimą.​

4. Įgyvendinimas ir stebėsena.

• Veiksmų plano įgyvendinimas: Pradėkite įgyvendinti suplanuotas priemones. Svarbu užtikrinti, kad visi proceso dalyviai būtų tinkamai informuoti ir suprastų savo atsakomybę.​
• Reguliarus rezultatų vertinimas: Stebėkite optimizavimo priemonių rezultatus, lygindami juos su nustatytais tikslais. Atlikite korekcijas, jei planuojami rezultatai nėra pasiekti.​