Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas

Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ar įmonės) trumpai ir ilgai saugomų popierinių veiklos dokumentų išsaugojimo elektronine forma atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo ir naikinimo reikalavimus. Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami tik tuo atveju, jei su jais visi susiję procesai ir užduotys (veiksmai) yra užbaigti, yra praėjęs bent 6 mėnesių laikotarpis po visų procesų ir užduočių užbaigimo.

Naikinimo aktas nesudaromas. 

Popierinius dokumentus skaitmeninant rekomenduojama taikyti šiuos skaitmeninio turinio formatus ir kokybės parametrus JPG arba TIFF, PDF, ne mažesne kaip 300 dpi raiška ir 24 bitų spalviniu gyliu.

Įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, priėmęs sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma, nustato:

• kokiomis konkrečiomis priemonėmis popieriniai dokumentai bus skaitmeninami,
• kokios informacinės technologijos bus pasitelktos dokumentams valdyti, išsaugoti ir užtikrinti skaitmeninio vaizdo tikrumą, bei paskiria už popierinių dokumentų suskaitmeninimą, popierinių dokumentų originalų sunaikinimą ar šių darbų organizavimą atsakingus asmenis.

Suskaitmenintas gali būti atskiras popierinis dokumentas arba tokių dokumentų byla:

1. jei pasirenkama suskaitmeninti atskirą popierinį dokumentą, turi būti valdomi pagrindiniai dokumento metaduomenys (dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, gavėjas, dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas);
2. bylos indeksas, nurodantis kuriai bylai dokumentas priskirtas, ir informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį;
3. jei pasirenkama suskaitmeninti popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi šie metaduomenys: bylos indeksas ir chronologinės ribos, saugojimo terminas ir informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį. Prireikus gali būti numatyti ir valdomi kiti metaduomenys, atsižvelgiant į byloje esančių dokumentų pobūdį.

Pasirenkamas vienas iš nurodytųjų skaitmeninio vaizdo išsaugojimo būdų:

1. popierinio dokumento skaitmeninis vaizdas išsaugomas oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0.patvirtinimo“, reikalavimus; 
2. popierinio dokumento skaitmeninis vaizdas išsaugomas dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys.

Pagaminus popierinių dokumentų skaitmeninius vaizdus ir sukūrus reikiamus metaduomenis, tokių elektroninės formos dokumentų vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu (pvz., kopijos tikrumo paskirties) arba pažangiuoju elektroniniu parašu. Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami tik tuo atveju, jei su jais visi susiję procesai ir užduotys (veiksmai) yra užbaigti, yra praėjęs bent 6 mėnesių laikotarpis po visų procesų ir užduočių užbaigimo. Šiuo atveju naikinimo aktas nesudaromas.

Ką verta žinoti apie dokumentų naikinimą įmonėje?