Oficialių elektroninių dokumentų samprata ir rūšys

• Oficialusis dokumentas — valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas,patvirtintas ir gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą. 
• Skaitmeninė kopija — dokumento, sudaryto ne skaitmeninėje laikmenoje (pvz., popieriuje) atvaizdas, pagamintas skaitmeninimo būdu perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio atmintinę. 
• Vaizdo ir garso dokumentas — užfiksuotas vaizdas (judantis ar statinis) ar (ir) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo (užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas ar pan.).
• Elektroninis dokumentas — juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
• Elektroninis parašas (šiuo atveju nurodomas elektroninį parašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Jei ši informacija nėra nurodyta elektroninio parašo sertifikate, ji turi būti pateikta metaduomenyse).
• Elektroninis spaudas (šiuo atveju nurodomas elektroninį spaudą sukūrusio juridinio asmens pavadinimas. Jei ši informacija nėra nurodyta elektroninio spaudo sertifikate, ji turi būti pateikta metaduomenyse).

Elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Šiuo metu galioja dvi rašytiniams dokumentams prilyginamiems oficialiesiems elektroniniams dokumentams skirtos specifikacijos.

1. Pirmoji – ADOC-V1.0, kurią atitinkantys dokumentai pasirašomi XAdES formato elektroniniais parašais ir yra grįsta zip konteineriu.
2. Antroji – PDF-LT, kurią atitinkantys dokumentai pasirašomi PAdES formato elektroniniai parašais ir yra grįsta pdf konteineriu.

Pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu visi siunčiami iš įstaigos, bei ilgai ir nuolatos saugomi.

Pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas (sisteminis, pažangusis), pastarieji gali būti pasirašomi tik pažangiuoju elektroniniu parašu (toks parašas apibrėžtas eIDAS reglamento 3 straipsnio 11 dalyje). Tai trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos oficialieji elektroniniai dokumentai (tarnybiniai pranešimai ir pan.).

Vadovas turi nustatyti tipus dokumentų, kurie bus sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas.