Kokiu atveju verslo renginys laikomas reprezentacija?

Pirmiausia, kalbėdami apie reprezentaciją, turime įsiminti vieną svarbų dalyką — kad reprezentaciją vykdyti, dovanoti ir megzti ryšius gali tik įmonės darbuotojai. Kitaip tariant, tik įmonės darbuotojai, kurie yra su darbo sutartimis. Jeigu bus tiktai akcininkas (arba akcininkai), kurie niekaip neturi jokių darbo santykių su įmone ir dalyvaus tame renginyje, tai nebus laikoma reprezentacija.

Kad geriau suprastumėte, kas laikoma reprezentacija, o kas — ne, panagrinėkime keletą pavyzdžių.

Pirmas pavyzdys. Įmonė surengė kviestiniams klientams renginį, kurio metu vyko konferencija ir buvo skaitomi pranešimai, o vėliau įvyko koncertas bei vakarienė. Įmonė patyrė šias išlaidas: konferencijų salės bei įrangos nuomos, techninio aptarnavimo, lektorių samdymo, maitinimo bei nakvynės išlaidas (atvykusiems iš kitų miestų klientams). Renginyje dalyvavo 20 įmonės darbuotojų ir 50 verslo klientų.

Kadangi renginio metu reprezentuojama įmonė, jos prekės ar paslaugos, tai šis renginys laikomas reprezentaciniu ir patirtos sąnaudos gali būti priskiriamos ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams.

Antras pavyzdys. Įmonė, teikianti elektroninių ryšių paslaugas, konkretiems asmenims organizavo kelionę į užsienį lėktuvu ir apmokėjo jų kelionės, apgyvendinimo bei bilietų į sporto rungtynes įsigijimo išlaidas.

Tokias reprezentacijos priemones paprastai naudoja keliones (turistines, verslo) organizuojančios įmonės, siekiančios pademonstruoti jų kompanijos organizuojamos kelionės privalumus ir tokiu būdu užmegzti naujus verslo ryšius arba pagerinti esamus. Kadangi įmonės veikla kitokia, tai patirtos išlaidos reprezentacinėms sąnaudoms nepriskiriamos.

Trečias pavyzdys. Įmonė, teikianti turto nuomos paslaugas, savo verslo klientams surengė reprezentacinį renginį, kurio tikslas pagerinti esamus verslo ryšius. Renginio metu klientai restorane vaišinami įsigytais kokteiliais ir maistu.

Klausimas: Ar įmonės patirtos išlaidos gali būti laikomos reprezentacinėmis sąnaudomis?

Atsakymas: Šiuo atveju, patirtas vaišinimo išlaidas įmonė galėtų priskirti reprezentacinėms sąnaudoms (neviršijant nustatyto ribojimo), jei šio renginio su verslo klientais metu buvo siekiami reprezentacijai įprasti tikslai (t. y. reprezentuojama įmonė, pristatoma jos veikla,paslaugos ir įmonė gali tai pagrįsti).

Ketvirtas pavyzdys. Įmonė, kurios būstinė/ofisas yra Vilniuje, surengė kviestiniams klientams 2 dienų seminarą Kėdainiuose. Renginyje dalyvavo 15 įmonės darbuotojų ir 45 įmonės klientai. Renginio metu buvo reprezentuojama įmonė bei jos prekės (paslaugos).

Klausimas: Ar renginio išlaidos gali būti priskiriamos ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams kaip reprezentacijos sąnaudos?

Atsakymas: Tokio renginio organizavimo išlaidos, įskaitant nakvynės išlaidas iš kitų miestų atvykusiems klientams, priskiriamos reprezentacinėms sąnaudoms (ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams). Darbuotojų išvykimas į renginį įforminamas komandiruotės įsakymu ir išlaidos atskaitomos iš pajamų taikant komandiruočių sąnaudų atskaitymo tvarką.

Penktas pavyzdys. Įmonė, vykdanti kelionių organizavimo veiklą, dovanojo potencialiems klientams keliones į Turkiją. Kartu su potencialiais klientais vyko vieneto atstovas (darbuotojas), kuris į kelionę siunčiamas komandiruotės įsakymu. Kelionės metu buvo teikiama informacija apie įmonę, jos veiklą, organizuojamas keliones.

Klausimas: Ar patirtos išlaidos gali būti priskiriamos ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams, kaip reprezentacijos sąnaudos?

Atsakymas: Tokios įmonės išlaidos, patirtos konkrečių klientų naudai, laikomos reprezentacinėmis sąnaudomis, priskiriamomis ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams. Įmonės atstovo — darbuotojo kelionės išlaidos, įformintos komandiruotės įsakymu, priskiriamos komandiruočių sąnaudoms.

Tokiu būdu, į reprezentacines sąnaudas galima įrašyti renginių išlaidas ar dovanas verslo partneriams. Tai reikia atitinkamai įforminti – reprezentacinių išlaidų aktais, nurodant, kam įteikta dovana ar kokiu tikslu buvo organizuotas renginys, kaip jis reprezentavo įmonę, kokie verslo partneriai dalyvavo ar gavo dovaną, už kokią vertę ir pan.