Internetinis seminaras: dirbtinis intelektas (DI) įmonės apskaitoje

Dirbtinis intelektas turi labai daug apibrėžimų, bet vieno konkretaus nėra. Jis gali būti apibūdinamas kaip roboto galimybė spręsti kūrybines užduotis. Pavyzdžiui, jei reikia sudėti skirtingus skaičius (2 + 2), tai nėra dirbtinis intelektas. Bet, jei reikia suplanuoti kambario dizainą, atpažinti sąskaitą faktūrą arba vairuoti automobilį – robotas gali palaikyti vienokį ar kitokį greitį – tam pasitelkiamas dirbtinis intelektas.

Robotų rūšys skaidomos į 3 dalis pagal jų gebėjimą atlikti užduotis:

1. DI pagal iškvietimą. 

Šis robotas iškviečiamas pagal poreikį.

Jis suskaido lapus. Pavyzdžiui, apskaitos įmonės vadovas atsiuntė failus. Vieną kartą atsiuntė 150 vienodų failų, kitą kartą vieną dokumentą išskaidė į kelias dalis arba daug dokumentų sujungė į vieną failą.

Pasitelkiamas robotas, kuris įvertiną failo turinį ir jį sujungia arba išskaido į operacijas. 

1.2. Normalizavimo DI.

Dokumentai būna apsukti, pasukti kokiu nors kampu, juodai balti ir t. t. Juos reikia normalizuoti. Kartais dokumentą reikia padidinti, kartais apimtis netinkama ir pan.

Pasitelkiamas robotas. Jis iš skirtingų dokumentų padaro vienodus. Iš pradžių jie gali būti pasitelkiami iškviečiant, o vėliau jau galima suprogramuoti taip, kad atsidarius dokumentus iš tiekėjų, jie iškart būtų normalizuoti.

1.3. DI paskaidytojas.

Tai robotas, kuris paskaido dokumentus. Pavyzdžiui, klientas atsiuntė 100 dokumentų. Ten yra aktai, sąskaitos, sutartys, suderinimo aktai. Įmonėje dirba keli darbuotojai, kurie atlieka skirtingas funkcijas.

Pasitelkiamas robotas. Apmokytas robotas, kaip atrodo sąskaitos, sutartys ir pan. gali paskirstyti kiekvienam darbuotojui pagal jo atliekamą funkciją, kokius jis dokumentus tvarko.

1.4. DI išrašo sąskaitas.

Robotai renka žmonių kontaktus, siunčia žmonėms laiškus. Klientui atėjus į svetainę ir įsigijus prekę ar paslaugą, robotas jam išrašo sąskaitą.

1.5. DI dokumento atpažinimas.

Dokumento atpažinimas nėra sudėtinga operacija. Tačiau problema yra tame, kad atpažintą dokumentą vis tiek reikia apdoroti. Pavyzdžiui, įmonė perka labai daug degalų. Juos nuperka ir iškart nurašo. O kita įmonė perparduoda (kurį laiką prekės būna laikomos sandėlyje). Tokiu atveju sąskaitų atpažinimas tampa beprasmiškas be įmonės archyvo.

Kartais sąskaita gali būti išrašyta su klaidingais rekvizitais. Įmonės darbuotojas iš karto pastebės klaidą, o robotas veikiantis iš išorės nepastebės atsiradusios klaidos.

Robotą reikia apmokyti, įvesti papildomus klausimus susijusius su kliento archyvu. Tokiu atveju, jei el. prekybos procesai sureguliuoti, buhalteriui su sąskaitomis faktūromis nieko nebereikia atlikti. 

Tai kol kas vyksta pardavimų srityje, bet greitu laiku bus ir su pirkimais. Panaudojant kliento istoriją, žinant įprastas kliento pirkimo/pardavimo ribas, bus galima robotą apmokyti.

Rekomenduojame: B1.lt programoje naudoti sąskaitų skaitmenizavimą, kuris greitai atpažįsta nestandartines sąskaitas ir sukelia jas į failų saugyklą. Sąskaitų skaitmeninimas padės buhalteriją vedančiam asmeniui sutaupyti laiko ir pagerinti darbo efektyvumą.

1.6. DI normalizuotojas.

Banko išrašai turi būti analizuojami, kad būtų išvengta klaidų. Kai pirkėjas ir pardavėjas yra tapatūs, tai nesudėtinga operacija, pavyzdžiui, nupirko Jonas – atsiskaitė Jonas, nupirko Petras - atsiskaitė Petras, tačiau, jei už vieną asmenį atsiskaito kitas, pavyzdžiui, nupirko Onutė – atsiskaitė Marytė, tai yra kur kas sudėtingiau, nes reikia žinoti sąsajas.

Robotas galėtų sukurti savo bazę, kur būtų sąsaja, kai vienas asmuo gali mokėti už kitą, pagal ankstesnių įvykių istoriją (galbūt mokėtojas tas pats, gal sumos panašios). Galėtų informaciją analizuoti net kitoje įmonėje. Tai liktų buhalterio atsakomybėje, bet jam būtų pateiktas pasiūlymas, sąsaja, kaip tie skirtingi asmenys susiję.

Normalizuotojas pateikia aiškią informaciją, už ką atliktas kiekvienas mokėjimas.

2.  DI asistentas-pagalbininkas.

Anksčiau minėtam robotui pakanka paspausti mygtuką, o šitas robotas jau sudėtingesnis.

2.1. DI patarėjas.

Pateikiamas pavyzdys:

Darbuotojas ateina į darbą, įjungia kompiuterį arba pažiūri į telefoną. O robotas užduoda klausimą: „Ar galiu pateikti GPM ataskaitą?“. Robotas patikrina, kad duomenys suvesti, atlyginimai apskaičiuoti ir išmokėti, dienpinigiai suvesti. Išanalizuoja, kad didžioji dalis įmonių jau yra pateikusi ataskaitas. Jis darbuotojo nepakeičia, bet jau gali sugeneruoti ataskaitą ir pateikti priminimą apie ataskaitos pateikimą.
2.2. DI sąskaitų kontrolierius.

Pateikiamas pavyzdys:

Įmonėje dingo sąskaita. Robotas gali pranešti, kad trūksta tam tikrų periodiškai pasikartojančių sąskaitų. 
2.3. Ataskaitų DI.

Robotas gali priminti, kad neatliktas mokėjimo pavedimas ar nepateiktos kokios nors ataskaitos. Jis gali orientuotis ne į ataskaitos pateikimo terminą, pavyzdžiui, ataskaita pateikiama iki kito mėnesio 25 d., o į istoriją, kaip ataskaitos, dokumentai įmonėje buvo teikiami anksčiau. Robotas nėra už tai atsakingas, bet jis gali priminti, kad nebūtų praleisti būtini darbai, ataskaitos pateikiamos laiku.

2.4. Pavedimų DI.

Robotas gali pranešti, kad yra neapmokėtų sąskaitų faktūrų, banko sąskaitoje yra pinigų, ir pasitikslinti, ar gali būti atliktas mokėjimas. Sujungimai su bankais dabar daug paprastesni. Robotas gali pasirinkti banko sąskaitą ir atlikti pavedimus. Jis nustato, kas ir kam yra skolingi. Robotui reikia patvirtinimo, ar viskas gerai. Jei viskas gerai, jis savarankiškai įvykdo mokėjimus.

2.5. Dengimo DI.

Robotas taip pat gali atlikti sudengimą. Jis nustato, kad yra atliktų pavedimų iš įmonės tiekėjui ir iš to paties tiekėjo gauta sąskaita faktūra. Robotas užduos klausimą, ar gali tuos dokumentus sudengti. Jei viskas gerai, jis savarankiškai atliks sudengimus. Pasitaiko atvejų, kad sąskaitos faktūros nesudengiamos net keletą metų.

3. DI = darbuotojas.

Kita dalis – tai robotai – darbuotojai.

Tai reiškia, kad galima iš įmonės atleisti darbuotoją arba įdarbinti robotą, kuris galės visiškai pakeisti tam tikrą darbuotojo atliekamą funkciją.

3.1. DI prognozuotojas. 

Robotas gali įvertinti, kokių prekių trūksta lyginant su ankstesnių metų prekyba arba planuoti pajamų ir sąnaudų srautą.
Robotas puikiai tinka prognozuotojo vietoje.
3.2. DI — svajonė.

Tik atėjus darbuotojui į darbą, jis gali pasiūlyti kavos nes visi darbai jau atlikti.

Pateikiamas pavyzdys:

Vakar buvo 100 pirkimų, 100 pardavimų, kažkas buvo atleistas. Darbuotojai viską suvedė į sistemą ir robotas atliko sekančius veiksmus. Buhalteriui nebeliko ką daryti.

Robotas gali dirbti su visais duomenimis, kurie suvesti į sistemą, o kartais ir priminti apie trūkstamus duomenis.
3.3. DI tikrintojas. 

Ar tikrinate savo tiekėjus?

Pavyzdžiui, pas vieną tiekėją sumažėjo darbuotojų, kitam iškeltas bankrotas.

Tiekėjas gali būti skolingas virš metų laiko ir tikimasi, kad jis sumokės, tačiau tiekėjas jau yra pateikęs dokumentus dėl bankroto bylos iškėlimo.

Robotas dirba tarsi asistentas, kuris tikrina tiekėjus pagal skirtingus kriterijus ir informuoja įmonės darbuotojus apie pasikeitimus pas tiekėjus. 
3.4. DI auditorius.

Auditoriai tikrina ar teisingai ir atsakingai vedami apskaitos dokumentai.

Robotas gali įvertinti, kaip viskas yra suvesta lyginant su kitomis įmonėmis ir pateikti pavyzdį, ką kitose įmonėse daro kitaip – ilgalaikio turto ribos nustatymas, sąnaudų rūšių pasirinkimas. Robotas gali remtis savo patirtimi. 

3.5. DI aptarnavimas.

Šis robotas atsakingas už aptarnavimą.

Nebūtina, kad robotas iš karto atsakytų į gautą laišką. Skiriamas laikas jo apmokymui.

Pateikiamas pavyzdys:

Pasikeitė darbuotojas. Jau buvo užduota 6.000 klausimų ir pateikta 6.000 atsakymų. Naujam darbuotojui prireiks daug laiko, kol viską perskaitys. Bet, jei prie klausimų būtų surašyti raktažodžiai (taip pat ir prie atsakymų) ir robotui būtų pateiktas klausimas, jis iš klausimo išrinktų raktinius žodžius, pasimokytų iš 100 panašių klausimų ir kas į juos buvo atsakyta. Tada robotas darbuotojui paruoštų juodraštį, kuriame pateiktų pavyzdį, kaip galima atsakyti į pateiktą klausimą. Iš pradžių robotas būtų kaip darbuotojo asistentas.

Taip pat robotai siunčia pasiūlymus ir atsako į laiškus. Siunčia individualizuotas kaičiąsias reklamas.