Elektroninių parduotuvių apskaita: 10 iššūkių ir jų sprendimo būdai

Duomenų agentūros duomenimis, 2022 m. Lietuvoje beveik pusė (46,2%) vidutinių ir trečdalis (34,9%) mažų įmonių vykdė elektroninę prekybą. Pernai šie skaičiai dar labiau paaugo. Elektroninė prekyba turi labai daug privalumų tiek verslui, tiek pirkėjams, tačiau buhalteriai, dirbantys su elektroninių parduotuvių apskaita, pripažįsta, kad tokia dinamiška aplinka kasdien atneša iššūkių ir universalių jų sprendimo būdų.

1. Mokėjimo būdų įvairovė

Elektroninių parduotuvių buhalteriai dažnai su nostalgija prisimena laikus, kai apskaitoje buvo vedamos tik banko ir kasos mokėjimo operacijos. Kadangi klientams svarbiausia patogumas, elektroninės parduotuvės suteikia klientui galimybę atsiskaityti įvairiomis programėlėmis, automatiškai atnaujinti prenumeratas ar naudoti skaitmenines pinigines, tokias kaip „Apple Pay“, „Google Pay“, „Paypal“, „Stripe“, „Paysera“ ir kiti. 

Tai reiškia didelius kiekius smulkios vertės operacijų, kuriuos įprastu būdu reiktų apskaityti rankomis. Todėl elektroninės parduotuvės buhalteriui tektų tapti tikru guru, siekiant atvaizduoti apskaitoje visus šiuos mokėjimus arba naudoti patogias integracijas. Visos šiuo metu veikiančios apskaitos programos leidžia importuoti duomenis ir ši problema jau nesukelia rūpesčių. 

Rekomenduojame: programos B1.lt vartotojai naudojasi automatizuotais bankinių operacijų gavimo iš išorinių sistemų sprendimais. 

2. Skirtingos valiutos

Elektroninių parduotuvių veikla retai kada apsiriboja viena valstybe, todėl parduotuvės siekia sudaryti sąlygas atsiskaityti už pirkinius keliomis valiutomis ir net virtualiais pinigais. Teoriškai viskas paprasta. Sandoris užsienio valiuta – tai sandoris, kurį sudarant mokėtinos ir (ar) gautinos sumos išreiškiamos ne finansinės atskaitomybės valiuta. Pirminio pripažinimo metu turi būti įvertinamas eurais pagal sandorio dienos valiutos kursą.

Užsienio valiutų kursų pasikeitimas registruojamas sąskaitose 5-oje klasėje arba 6-oje klasėje. Buhalterio darbą palengvina apskaitos programos, kuriose galima nustatyti neribotą skaičių skirtingų valiutų. 

Rekomenduojame: B1.lt programos naudotojams formuojant pirkimo – pardavimo dokumentus nesudėtinga pasirinkti reikiamą valiutą. Jos kursas automatiškai atsinaujina pagal oficialų tos dienos kursą.

3. PVM apskaita

Juridinis ar fizinis asmuo, vykdantis elektroninės prekybos veiklą ES ir trečiosiose šalyse, ir viršijęs 10.000 Eur. pardavimo pajamų ribą per praėjusius 12 mėnesių, turi prievolę tapti PVM mokėtoju. Teoriškai jeigu verslas dirba keliose valstybėse, reiktų registruotis kiekvienoje iš jų, tai reiškia užsienio valstybėse gauti PVM kodą ir visą apskaitą tvarkyti pagal kiekvienos iš šių valstybių reikalavimus. Tokia perspektyva visiškai ne efektyvi. Todėl siekiant išvengti painiavos, buhalteriai ir VMI rekomenduoja užsiregistruoti OSS sistemoje. OSS sistemą sudaro trys schemos, kuriose registruotas asmuo turi skirtingas teises ir pareigas:

• ES schema skirta prievolių, susijusių su Europos Sąjungos vidaus nuotoline prekyba prekėmis, prekių tiekimo valstybėje narėje naudojant elektronines sąsajas, kuriomis sudaromos sąlygos tiekti prekes, ir paslaugų, kurias teikia Europos Sąjungoje, tačiau ne vartojimo valstybėje narėje įsisteigę apmokestinamieji asmenys, įvykdymui. 
• Ne ES schema skirta Europos Sąjungoje neįsikūrusiems asmenims, kurie teikia paslaugas neapmokestinamiesiems asmenims, kai tokių paslaugų suteikimo vieta yra atitinkama Europos Sąjungos valstybė narė.
• Importo schema naudojama, siekiant supaprastintai įvykdyti PVM prievoles, susijusias su nuotoline prekybai iš trečiųjų teritorijų ar trečiųjų valstybių importuojamomis prekėmis. Ši schema dar gali būti vadinama IOSS.

Rekomenduojame: buhalteriai pasakoja, kad pagal pirmąją schemą dirba apie 80 % elektroninių parduotuvių. Apskaitos programoje B1.lt automatiškai buhalteriai sugeneruoja OSS ataskaitas. B1.lt programos naudotojai OSS ataskaitas gali sugeneruoti pagal kelis kriterijus: operacijos rūšį ir šalį. Vėliau duomenis lengva įkelti į i.SAF. Lengvai kurdami skirtingas prekių grupes, galime nustatyti skirtingus PVM tarifus. Jeigu vykdoma mišri veikla, kaip pavyzdžiui parduodamos prekės ir teikiamos paslaugos, PVM tarifai taip pat skiriasi. Tai reikia turėti omenyje generuojant ataskaitas. 

4. Gamintojų ir importuotojų prievolės

Visi gamintojai ir importuotojai turi registruotis GPAIS esančiame Gamintojų ir importuotojų sąvade, nes mažmeninė prekyba patenka į G1 kategorijos veiklų sąrašą, kurios turi pildyti pirminės atliekų apskaitos žurnalą. Taigi visi importuojantys prekes ir jas perparduodantys ES ar trečiųjų šalių gyventojams, taip pat tie, kurie elektroninėse parduotuvėse prekiauja savo pagaminta produkcija, turi pildyti šį žurnalą.

Buhalteriai dažniausiai renkasi vesti ne kiekvieną prekę, o skirsto prekes į grupes ir jas apskaitoje fiksuoja „suminiu“ būdu. Vieni tai daro su paprastu „Exel“, o kiti renkasi tai atlikti apskaitos programoje. Renkatės Jūs. 

Rekomenduojame: B1.lt vartotojai taip pat galės generuoti GPAIS ataskaitas automatiškai. Pakuočių apskaita jau yra įtraukta į naujų funkcijų planą. 

5. Atsargų apskaita

Atsargų valdymas yra sudėtinga užduotis pardavėjams, net jeigu verslas mažas. Nauji produktai ir pardavimo kanalai tai tik dar labiau apsunkina. Kiekvienas pardavimas ar geros būklės prekės grąžinimas į sandėlį turi įtakos atsargų apskaitai. Pagal Verslo apskaitos standartus, nustatant atsargų įsigijimo savikainą, prie pirkimo kainos pridedami visi su pirkimu susiję mokesčiai bei rinkliavos (išskyrus tuos, kurie vėliau bus atgauti), gabenimo, paruošimo naudoti bei kitos tiesiogiai susijusios su atsargų įsigijimu išlaidos.

Tai reiškia didelį atsargų apskaitos operacijų skaičių. O elektroninių parduotuvių specifika lemia, kad situacija ir duomenys keičiasi kiekvieną minutę. Todėl vienintelis kelias tinkamai atspindėti realią situaciją apskaitoje ir išspręsti aibę klausimų civilizuotai – integruoti elektroninę parduotuvę su buhalterine apskaitos programa.

Rekomenduojame: kaip pavyzdžiui, B1.lt integruota su elektronine parduotuve leidžia tą pačią akimirką vykdyti duomenų mainus:

• nurašyti prekes iš sandėlio,
• išsaugoti duomenis apie klientą, banko išrašas susiejamas su pardavimo įrašu (funkcionalumas veikia su tokiomis e.platformomis, kaip „Amazon“, „Ebay“, „Shopify“, „Etsy“),
• automatiškai sugeneruojama sąskaita faktūra.
• tuo pačiu metu elektroninėje parduotuvėje matomos tik sandėlyje esančios prekės ir jų likučiai bei kaina.

Tokia integracija sutaupo marias buhalterių ir elektroninių parduotuvių savininkų laiko, užtikrina sklandų darbą su tiekėjais, gerus santykius su klientais.

Kokie dažniausiai užduodami klausimai apie atsargų apskaitą?

6. Grąžinimų apskaita

Nors ES direktyvos nustato, kad pardavėjas turi suteikti pirkėjui galimybę per tam tikrą laiką grąžinti internetu pirktą prekę, tačiau sąlygos, kaip tai padaryti priklauso nuo pačių parduotuvių. Tyrimai rodo, kad palanki grąžinimo politika gali padidinti lojalumą prekės ženklui ir paskatinti pakartotines konversijas.

Kita vertus, elektroninių parduotuvių savininkai ne visada gali prognozuoti pervežimo, prekių pristatymo ir kitas išlaidas, patiriamas dėl preikių grąžinimo. Statistika rodo, kad 29 % elektroninių parduotuovių žlunga dėl sąnaudų ir kainų disbalanso, t.y. kai išaugusios prekių logistikos sąnaudos viršija pajamas. Todėl dirbant su elektroninės parduotuvės apskaita gyvybiškai svarbu tiek vadovui, tiek buhalteriui valdyti duomenis realiuoju laiku.

Rekomenduojame: dažniausiai buhalteriai apskaitos programose grąžinimus suveda patys ir, kaip sako, tokiu būdu gali lengvai valdyti prekių judėjimo ciklą. Kaip įvesti prekių grąžinimą B1.lt apskaitos programoje?

7. Duomenų savalaikiškumas

Elektroninėje parduotuvėje operacijų skaičius per dieną gali svyruoti nuo kelių iki kelių tūkstančių. Periodiškai pravartu inventorizuoti ar tinkamą apskaitos metodą taiko įmonė. Analizuoti apyvartumo, įmonės pelningumo rodiklius galima tik turint tikslius duomenis ne du kartus per metus, kai sudaromos finansinių ataskaitų rinkiniai, o realiuoju laiku. Taigi, laikmetis diktuoja poreikį dirbti debesyse.

Rekomenduojame: integracijas su „Amazon“, „Ebay“, „Shopify“, „Etsy“, Varlė.lt ir kitomis prekybos platformomis užtikrina prieigą prie naujausių duomenų, praktiškai realiuoju laiku. 

8. Duomenų mainai

Elektroninės parduotuvės specifika reikalauja duomenų mainų poreikį, realiuoju laiku, tarp apskaitos, logistikos, pardavimo ir gamybos skyrių. Taigi, elektroninės parduotuvės ir apskaitos programos integracija debesyse leidžia atsisakyti papildomų projektų valdymo programų ir visai komandai gauti reikiamą informaciją, kuri keičiasi kas minutę. 

Buhalteriai atskleidžia, kad analizuojant duomenis, svarbu žinoti apie duomenų importavimo tvarką įmonėje. Tiksliau, kuriuo metu jie turi būti importuojami, t.y. pinigų sumokėjimo ar prekių išsiuntimo. Galimi abu variantai. Nors šios datos kartais gali skirtis ir keliomis savaitėmis. B1.lt programoje galima importuoti abiem būdais, tačiau dažniausiai pasirenkama importuoti pagal užsakymo datą ir taip kontroliuoti visą užsakymo įvykdymą. 

Rekomenduojame: B1.lt programoje apsikeitimo dokumentais modulis leidžia vartotojams siųsti dokumentus iš Prekyba modulio (pardavimo, nurašymo) tiesiai į kitą duomenų bazę B1.lt programoje. Dokumentai automatiškai saugomi pasirinktos įmonės failų saugykloje. Taip pat leidžia registruotam vartotojui kelti failus tiesiai į failų saugyklą arba siųsti dokumentus unikaliu el. pašto adresu, o neregistruotų klientų / tiekėjų dokumentus gauti iškart į įmonės saugyklą.

9. Skaitmeninių ir popierinių dokumentų tvarkymo saugojimo skirtumai 

Devintas iššūkis, su kuriuo susiduria visi buhalteriai, dirbdami su elektroninių parduotuvių apskaita, yra skirtingos popierinių ir skaitmeninių dokumentų rašymo bei saugojimo taisyklės. Jeigu dalis dokumentų būtų elektroniniai, o dalis popierinių (tarkim, darbuotojų darbo sutartys), reiktų dokumentų byloms taikyti skirtingas archyvavimo ir dokumentų rengimo taisykles. Šiuo metu išmanūs buhalteriai sudaro elektroninius dokumentus ir juos saugo pagal elektroniniams dokumentams keliamus reikalavimus, o popierinius saugo pagal tokiems dokumentams keliamus reikalavimus. Reikia pripažinti, kad elektroninių dokumentų kiekis vis didėja. Todėl juos saugoti apskaitos programoje, kuri dirba debesyse, yra finansiškai naudinga. Taip pat toks dokumentų valdymo organizavimas sutaupo vietos ir leidžia užtikrinti tinkamas dokumentų išsaugojimo sąlygas. 

Rekomenduojame: B1.lt vartotojai gali patogiai saugoti visus elektroninius dokumentus saugykloje, kurioje: 

• Neribotas duomenų ir dokumentų saugojimas;
• Atsakingų darbuotojų prieiga prie įkeltų failų;
• Įvairių failų formatų palaikymas.

10. Daug platformų

Įsivaizduokime, kad prekybą vykdome vienoje platformoje? Vieną dieną dėl geopolitinių arba technologinių pokyčių, klaidų arba netikėtų situacijų, tos platformos nelieka. Ar tai reiškia verslo pabaigą? Kiek laiko ir pastangų, pinigų kainuotų atkurti buvusį prekių sandėlį. Todėl elektroninių parduotuvių buhalteriai siūlo naudoti apskaitos programą debesyje, ten sukurti prekių sandėlį ir vėliau jį integruoti su keliomis elektroninės prekybos platformomis, priklausomai nuo prekių specifikos (tai gali būti integracijos su „Ebay“, „Shopify“, „Etsy“, Pigu.lt ir „Amazon“ ir kitomis platformomis vienu metu). Visos šios išorinės sistemos patogiai jungiasi su B1.lt: banko išrašų importas, API integracija, įskiepiai el. parduotuvėms, sinchronizavimas su prekybos portalais, integracijos su kasos aparatais. 

Rekomenduojame: debesyse dirbantys buhalteriai pasakoja, kad šiuo metu ypač pastebi augantį labai mažų įmonių, besiverčiančių elektronine prekyba, bumą. Ir visos jos dirba vidutiniškai su trimis platformomis vienu metu. Todėl šių platformų integracija su apskaitos programa B1.lt realiai sutaupo vieno buhalterio etatą. Kitu atveju, reiktų papildomai įdarbinti apskaitininką dokumentų suvedimui. Ir tokios smulkios įmonės negalėtų vystyti savo veiklos, nes būtų ekonomiškai neefektyvu.