Elektroninių dokumentų rengimo ypatumai

Bendruosius oficialiojo elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“.

Įstaigos rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip ir oficialiųjų elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos, turi atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamus reikalavimus, įskaitant ir turinio struktūros bei turinio formatus. Įstaigos vadovas gali nustatyti, kurie įstaigos veiklos trumpai ar ilgai saugomi oficialieji elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal elektroninio dokumento specifikacijas. Tokie elektroniniai dokumentai kitiems juridiniams asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta raštu.

Elektroninis dokumentas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis. Jei dokumento sudarytojas yra teisės aktų įgaliojimus turintis asmuo (įstaigos vadovas, administracijos padalinys ar kolegialus vienetas, neturintis juridinio asmens teisių), oficialiojo elektroninio dokumento turinyje nurodomas dokumento sudarytojo pavadinimas, o šio dokumento metaduomenyse nurodomas juridinio asmens pavadinimas, kodas ir adresas pagal elektroninių dokumentų specifikacijose nustatytus reikalavimus. Elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos išaiškinimas: 

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintas Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų elektroninių dokumentų specifikacijų rengimo bendruosius reikalavimus. Šis aprašas numato galimybę rengti elektroninių dokumentų, pasirašomų XAdES (patobulintieji XML elektroniniai parašai), PAdES (patobulintieji PDF elektroniniai parašai) ir kitų formatų (pvz.: CAdES (patobulintieji CMS elektroniniai parašai) elektroniniais parašais, specifikacijas.

Įstaigų parengtos elektroninio dokumento specifikacijos ar jų pakeitimai teikiami derinti Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir tvirtinami įstaigų vadovų. Tačiau elektroninio dokumento specifikacijas savo sprendimu gali tvirtinti ir Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Taigi įstaigos turi valdyti elektroninius dokumentus, atitinkančius Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas. Atsižvelgiant į tai, kad specifikacija yra dokumentas, kuriame aprašomos elektroninio dokumento formato techninės savybės, sudarymo ir tikrinimo reikalavimai, konkrečių specifikacijų taikymo aprėptis, elektroninių dokumentų rengimo ir (ar) priėmimo prievolė pagal konkrečias specifikacijas nuo šiol reglamentuojami atskiru Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“.

Šiuo metu Lietuvoje galioja trys Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintos (ADOC-V1.0, PDF-LT-V1.0, MDOC-V1.0) ir viena su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru suderinta specifikacija (EGAS-V1.0). Rašytiniams dokumentams prilyginamų elektroninių dokumentų specifikacijos Pagal ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 specifikacijas rengiami rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai (raštai, įsakymai ar kiti dokumentai). Įsigaliojus Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymams Nr. VE(1.3)-41, Nr. VE(1.3)-42, Nr. VE(1.3)-43), rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai iki 2017-01-01 turi būti rengiami taip, kad atitiktų ADOC-V1.0 specifikacijoje nustatytus reikalavimus (minėta data numatyta tikintis, kad iki šio laiko bus baigta rengti specifikacija ADOC-V2.0, todėl nuo 2017-01-01 įstaigos jau turi rengti ir priimti pastarąją specifikaciją atitinkančius dokumentus).

Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys gali keistis tiek ADOC-V1.0, tiek PDF-LT-V1.0 specifikaciją atitinkančiais elektroniniais dokumentais, tačiau įstaigos iki 2017-01-01 turi prievolę priimti tik ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus. Kartu numatoma sukurti ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 formato elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo funkcionalumo integravimui į kitas sistemas skirtas bibliotekas, taip sumažinant šiuo metu eksploatuojamų sistemų (tarp jų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų) pritaikymo darbui su specifikacijas atitinkančiais elektroniniais dokumentais kaštus.

Pradėjus taikyti PDF-LT-V1.0 specifikaciją, įstaigoms prireiks atnaujinti turimas dokumentų valdymo sistemas, todėl numatytas pereinamasis laikotarpis – elektroninius dokumentus, atitinkančius specifikacijoje apibrėžtus A arba B lygmens dokumento reikalavimus, įstaigos privalės priimti tik nuo 2017-01-01 Kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacijos Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymo Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ 4 punktu nustatoma, kad MDOC-V1.0 specifikacija taikoma įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Šiuo metu tokią specifikaciją atitinkantys elektroniniai dokumentai (per Valstybinės mokesčių inspekcijos Elektroninio deklaravimo informacinę sistemą teikiamos elektroninės deklaracijos) yra teikiami Valstybinei mokesčių inspekcijai bei tikrinami šios įstaigos nustatyta tvarka (žr. Kompiuterio skaitomų elektroninių dokumentų kvalifikuoto elektroninio parašo taisyklės, patvirtintos Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viršininko įsakymu Nr. VA-96).

Minėtojo įsakymo 5 punkte nustatyta, kad elektroninių dokumentų specifikacijos, suderintos su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, taikomos šias specifikacijas patvirtinusių įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Lietuvoje šiuo metu yra viena tokio pobūdžio specifikacija – tai Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS v1.0. Ši specifikacija yra patvirtinta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos. Specifikacijos paskirtis – apibrėžti reikalavimus, keliamus Elektroninėje gyventojų aptarnavimo sistemoje apdorojamiems elektroniniu parašu pasirašytiems dokumentams.