Elektroninių bylų tvarkymo reikalavimai

Pasibaigus kalendoriniams metams elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. Patikrinami kiekvienos bylos, jos tomų ir jiems priskirtų dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos dokumentacijos planą ir teisės aktus, kuriuose jie nustatyti. 

Jei elektroninei bylai yra priskirta dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ir paantraštės (jei yra) ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms. Taip pat patikrinamas elektroninių dokumentų priskyrimas elektroninei bylai ar jos tomui pagal nustatytą ar pasirinktą požymį.

Aptikus priskyrimo klaidų, elektroniniai dokumentai turi būti perskirstyti.

Elektroninius dokumentus įstaiga turi saugoti nustatytą laiką taip, kad jie išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.

Įstaiga turėtų įvertinti priimamų ar planuojamų priimti elektroninių dokumentų saugojimo terminus, jų kaitos riziką bei išsaugojimo galimybes. Elektroninių dokumentų autentiškumui užtikrinti turi būti naudojamos tokios priemonės ir metodai, kuriais dokumentas jo priėmimo ir saugojimo metu būtų apsaugomas nuo sąmoningo ar nesąmoningo pakeitimo, sugadinimo, suklastojimo, praradimo ir pan. Viena iš tokių priemonių yra elektroninio parašo laiko žyma, nurodanti laiko momentą, iki kurio elektroninis parašas buvo sudarytas.

Nesant elektroninio parašo laiko žymos ir pasibaigus sertifikato galiojimui (sertifikato terminas turi ribotą galiojimo laikotarpį, taip pat gali būti nutrauktas anksčiau nei sertifikate nurodytas galiojimo pabaigos terminas), nėra galimybės nustatyti, ar elektroninis parašas yra patvirtintas galiojančiu sertifikatu, t. y. nėra galimybės nustatyti, iki kada elektroninis dokumentas buvo pasirašytas.

Tam, kad būtų galimybė patikrinti oficialių elektroninių dokumentų kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimą per visą nustatytą dokumento saugojimo laikotarpį, reikia patikrinti, ar kvalifikuoti elektroniniai parašai yra patvirtinti galiojančiais kvalifikuotais sertifikatais, ir išsaugoti parašų galiojimo įrodymus ilgalaikio saugojimo elektroninių parašų formatuose.

Tokį kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimo patikrinimą ir įrodymų išsaugojimą galima atlikti naudojant laisvai platinamas priemones bei trečiųjų šalių patikimas laiko žymų paslaugas, taip pat kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų teikėjų realiu laiku teikiamas kvalifikuotų sertifikatų galiojimo nustatymo OCSP paslaugas.

Pažymėtina, kad trečiųjų šalių teikiamos patikimos laiko žymų paslaugos yra mokamos (laiko žymų tarnybos ir laiko žymų paslaugų naudotojų sudarytų sutarčių pagrindu). Priklausomai nuo kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų teikėjų, realiu laiku teikiamos kvalifikuotų sertifikatų galiojimo nustatymo OCSP paslaugos taip pat gali būti mokamos. (http://www.ssc.lt/)

Kai įstaiga turi kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą Elektroninius dokumentus kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje ar failų sistemoje sukurtame kataloge saugoti nustatytą laiką taip, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.