Elektroninių bylų apyrašas

Elektroninėms byloms sudaromas naujas elektroninių bylų apyrašas. Trumpai saugomų dokumentų bylos gali būt įrašomos į trumpai saugomų dokumentų bylų sąrašus.

Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo. Antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

Vaizdo ir garso dokumentai saugomi pagal jų formą (garso įrašai, vaizdo įrašai, vaizdo ir garso įrašai, fotodokumentai (pozityvai (fotopopieriuje), negatyvai ar skaitmeniniai failai). Siekiant užtikrinti skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų išsaugojimą:

1. Skaitmeniniai vaizdo ir garso dokumentai, saugomi laikmenose, ne rečiau kaip kas 3 metus turi būti perrašomi į kitą laikmeną.
2. Išoriniame kietajame diske, personaliniame kompiuteryje ar serveryje padaromos vaizdo ir garso dokumentų atsarginės kopijos. Vaizdo ir garso dokumentai ir jų atsarginės kopijos saugomos skirtingose laikmenose. Laikmenose saugomų skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų apskaitos duomenys (rinkmenos (failo) numeris (pavadinimas) turi atitikti kituose apskaitos dokumentuose (sąrašuose, apyrašuose ir pan.) užfiksuotus duomenis. Ant laikmenos spausdintuvu ar naudojant rašiklį, skirtą rašyti ant laikmenų, užrašomi joje esančių skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų numeriai ir laikmenos įrašymo data. Prie laikmenos (įdėta į laikmenos dėžutę ar voką) gali būti pridėta skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų aprašomoji informacija. Ši informacija ar jos santrauka privalo sutapti su kituose apskaitos dokumentuose esančia aprašomąja informacija. Jei informacija trumpinama, tai reikia nurodyti. Šis reikalavimas netaikomas, jei laikmena yra neatsiejama kito įrenginio dalis (pvz., personalinio kompiuterio kietasis diskas ar kita). Jei laikmena yra įrenginys (serveris ar pan.), skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų įrašymo datos nėra nurodomos. Šiuo atveju įrašo įrašymo data turi būti užfiksuota vaizdo ir garso dokumento rinkmenos (failo) pavadinime.

Reikalavimai laikmenoms

Laikmenos, kuriose saugomi skaitmeniniai vaizdo ir garso dokumentai ir jų atsarginės kopijos, turi turėti unikalius numerius. Laikmenų apskaitai rekomenduojama turėti skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų ir jų atsarginių kopijų laikmenų sąrašus. Informacija apie skaitmeninių vaizdo ir garso dokumentų ir jų atsarginių kopijų saugojimo vietą turi būti užfiksuota apskaitos dokumentuose, nurodant laikmenos numerius arba serverio IP arba pavadinimą, jei toks yra. Skaitmeninius vaizdo ir garso dokumentus rekomenduojama saugoti neapdorotus (nekoreguotus, neglaudintus). Duomenis įrašant į optines laikmenas, rekomenduojama naudoti optimalų įrašymo greitį –1/6 galimo įrašymo greičio.

Siekiant užtikrinti analoginių vaizdo ir garso dokumentų išsaugojimą: Esant galimybei analoginius vaizdo ir garso dokumentus rekomenduojama skaitmeninti: 1. garso dokumentus – .wav formatu, 24 bitų ir 44000kHz rezoliucija; 2. videodokumentus – .mpeg4 (h.264) formatu; 3. fotodokumentų negatyvus – 4000 dpi raiška ir ne mažesniu kaip 24 bitų spalviniu gyliu, pozityvus – ne mažesne kaip 6,3 megapikselio raiška ir 3720x2048 kadro dydžio. Už įstaigos dokumentų apskaitą atsakingas darbuotojas turi užtikrinti, kad faktiškai saugomų vaizdo ir garso dokumentų skaičius atitiktų nurodytąjį apskaitos dokumentuose. Vaizdo ir garso dokumentų faktinis skaičius, pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus. Vaizdo ir garso dokumentų kiekis tikrinamas pagal jų apskaitos dokumentus.

Saugojimo terminas

Elektroninius dokumentus įstaiga turi saugoti nustatytą laiką taip, kad jie išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Įstaiga turėtų įvertinti priimamų ar planuojamų priimti elektroninių dokumentų saugojimo terminus, jų kaitos riziką bei išsaugojimo galimybes. Elektroninių dokumentų autentiškumui užtikrinti turi būti naudojamos tokios priemonės ir metodai, kuriais dokumentas jo priėmimo ir saugojimo metu būtų apsaugomas nuo sąmoningo ar nesąmoningo pakeitimo, sugadinimo, suklastojimo, praradimo ir pan. Viena iš tokių priemonių yra elektroninio parašo laiko žyma, nurodanti laiko momentą, iki kurio elektroninis parašas buvo sudarytas. Nesant elektroninio parašo laiko žymos ir pasibaigus sertifikato galiojimui (sertifikato terminas turi ribotą galiojimo laikotarpį, taip pat gali būti nutrauktas anksčiau nei sertifikate nurodytas galiojimo pabaigos terminas), nėra galimybės nustatyti, ar elektroninis parašas yra patvirtintas galiojančiu sertifikatu, t. y. nėra galimybės nustatyti, iki kada elektroninis dokumentas buvo pasirašytas.

Kvalifikuoti elektroniniai parašai

Tam, kad būtų galimybė patikrinti oficialių elektroninių dokumentų kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimą per visą nustatytą dokumento saugojimo laikotarpį, reikia patikrinti, ar kvalifikuoti elektroniniai parašai yra patvirtinti galiojančiais kvalifikuotais sertifikatais, ir išsaugoti parašų galiojimo įrodymus ilgalaikio saugojimo elektroninių parašų formatuose. Tokį kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimo patikrinimą ir įrodymų išsaugojimą galima atlikti naudojant laisvai platinamas priemones bei trečiųjų šalių patikimas laiko žymų paslaugas, taip pat kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų teikėjų realiu laiku teikiamas kvalifikuotų sertifikatų galiojimo nustatymo OCSP paslaugas.

Pažymėtina, kad trečiųjų šalių teikiamos patikimos laiko žymų paslaugos yra mokamos (laiko žymų tarnybos ir laiko žymų paslaugų naudotojų sudarytų sutarčių pagrindu). Priklausomai nuo kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų teikėjų, realiu laiku teikiamos kvalifikuotų sertifikatų galiojimo nustatymo OCSP paslaugos taip pat gali būti mokamos.

Kai įstaiga turi kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą, elektroninius dokumentus kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje ar failų sistemoje sukurtame kataloge saugoti nustatytą laiką taip, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.

Ką verta žinoti apie dokumentų naikinimą įmonėje?