Dokumentų skaitmenizavimas

Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas, 2019-12-18 Nr. VE-73, įsigaliojo nuo 2020-07-01 II skyrius.

Popierinių dokumentų atranka ir skaitmeninimas.

Aprašas nustato ir privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ar įmonės) trumpai ir (ar) ilgai saugomų popierinių veiklos dokumentų išsaugojimo elektronine forma atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo ir naikinimo reikalavimus.

Elektronine forma išsaugotini dokumentai (skaitmeninimui) atrenkami įvertinus:

• įmonės veiklos atsakingumo reikalavimus;
• sutartinių įsipareigojimų ar kitų prievolių vykdymą ir pagrindimo autentiškais dokumentais poreikį;
• galimybes užtikrinti popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumą;
• galimų išlaidų ir finansinės naudos santykį;
• laiko, žmogiškųjų išteklių sąnaudas (dokumentų skaitmeninimas, skaitmeninių vaizdų aprašymas, elektroninės formos dokumentų priežiūra visą jų saugojimo laiką);
• kaštai elektroninės formos dokumentų išsaugojimui ir prieigos visą jų saugojimo laiką užtikrinimui;
• kitus veiklos poreikius ar galimas sąnaudas (darbuotojų apmokymas, procedūrų pokyčiai, kt.).

Įvertinus elektronine forma išsaugotinus dokumentus, parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, kurioje:

• nurodomos popierinių dokumentų apimtys;
• techniniai popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma sprendimai;
• įvertinamos galimos rizikos;
• numatomos išlaidos ir finansinė nauda.

Išvadą rengia vadovo paskirtas asmuo.

Sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma priima įmonės vadovas.

Įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, priėmęs sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma, nustato, kokiomis konkrečiomis priemonėmis popieriniai dokumentai bus skaitmeninami, kokios informacinės technologijos bus pasitelktos dokumentams valdyti, išsaugoti ir užtikrinti skaitmeninio vaizdo tikrumą, bei paskiria už popierinių dokumentų suskaitmeninimą, popierinių dokumentų originalų sunaikinimą ar šių darbų organizavimą atsakingus asmenis.

Skaitmeninant popierinius dokumentus rekomenduojama taikyti šiuos skaitmeninio turinio formatus ir kokybės parametrus: JPG arba TIFF, PDF, ne mažesne kaip 300 dpi raiška ir 24 bitų spalviniu gyliu. Šie reikalavimai taikytini neglaudintoms rinkmenoms.

Skaitmeninant popierinius dokumentus turi būti užtikrinta, kad jų:

• turinys bus atpažįstamas ir perskaitomas;
• aiškiai atvaizduotas parašas (įskaitant pasirašiusiojo asmens pareigų pavadinimą, vardą ir pavardę) ir
• kiti metaduomenys (sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra), gauto dokumento nuoroda (jei dokumentas gautas), dokumento pavadinimas ir tekstas, įskaitant ir priedus (jei jų yra).

Sukurtas vaizdas turi būti tapatus popieriniam dokumentui.

Elektronine forma gali būti išsaugomas atskiras popierinis dokumentas arba popierinių dokumentų byla:

1. jei pasirenkama elektronine forma išsaugoti atskirą popierinį dokumentą, turi būti valdomi pagrindiniai dokumento metaduomenys, nurodyti Įsakymo V-117 taisyklėse*, bylos indeksas, saugojimo terminas (jei išsaugoma ne įstaigos dokumentų valdymo sistemoje) ir informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį;
2. jei pasirenkama elektronine forma išsaugoti popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi šie metaduomenys:

• bylos sudarytojo pavadinimas ir antraštė;
• bylos indeksas ir chronologinės ribos;
• saugojimo terminas;
• informacija apie dokumentą suskaitmeninusį asmenį.

Pagrindiniai dokumento metaduomenys:

• dokumento sudarytojo pavadinimas;
• dokumento pavadinimas;
• dokumento data;
• dokumento registracijos numeris;
• gavėjas (jei dokumentas siunčiamas);
• dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).

Elektroninės formos dokumentai gali būti išsaugomi:

• oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus. Pakuotė valdoma dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje;
• dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės.

Elektroninės formos dokumentų vientisumas užtikrinamas:

• dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu;
• dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu, jei skaitmeniniai vaizdai išsaugomi oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje.

Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo ir tik atlikus šio Tvarkos aprašo 9–13 punktuose numatytas procedūras. Šiuo atveju naikinimo aktas nesudaromas.

Apie numatomą popierinių dokumentų sunaikinimą įstaiga raštu informuoja valstybės archyvą, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti ir kuriam esant poreikiui sudaroma galimybė susipažinti su naikintinais dokumentais.

Jei susipažinęs su numatomais naikinti dokumentais valstybės archyvas priima sprendimą šiuos dokumentus saugoti nuolat, dokumentai sutvarkomi pagal Įsakyme V-118 nustatytą tvarką ir perduodami toliau saugoti.

III skyrius. Elektroninės formos dokumentų apskaitos ir išsaugojimo reikalavimai.

Elektroninės formos dokumentai valdomi ir saugomi kaip suskaitmeninti arba oficialieji elektroniniai dokumentai (ADOC pakuotė). Toks elektroninės formos dokumentas įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje valdomas kaip veiklos dokumentas. https://adoc.archyvai.lt/eais-lpp/app/

Elektroninės formos dokumentai saugomi informacinių technologijų priemonėmis (DVS ar kitoje informacinėje sistemoje), vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, nuostatomis ir užtikrinant, kad jie bus išsaugoti teisės aktuose nustatytą laiką.

Jei įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu ilgai saugomi dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą, ilgai saugomi elektroninės formos dokumentai įrašomi į bylų apyrašus, kurie derinami (jei taikoma) teisės aktų nustatyta tvarka.

Jei elektronine forma saugomi dokumentai perduodami tretiesiems asmenims informacinių technologijų priemonėmis, jie turi būti perduodami kartu su jų vientisumui užtikrinti naudoto būdo duomenimis.

Jei pasibaigus nustatytajam saugojimo terminui priimamas sprendimas elektronine forma saugomus dokumentus saugoti ilgiau, šie dokumentai įrašomi į bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas, sąrašą.

Elektronine forma saugomi dokumentai, kurių saugojimo terminas nebuvo pratęstas, įrašomi į dokumentų naikinimo aktą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių ar Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.

Į dokumentų naikinimo aktą įrašyti dokumentai turi būti sunaikinami taip, kad nebūtų galima atkurti juose užfiksuotos informacijos.