Dokumentų parengimo tvarka ir kontrolės priemonės

Vadovaujamės Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnybos prie LR FM, www.avnt.lt , rekomendacijomis.

Prieš nustatant kontrolės priemones, įvertiname rizikas:

• ūkines operacijas pagrindžiantys apskaitos dokumentai surašomi ne laiku arba apskritai nesurašomi;
• apskaitos dokumentai surašomi nenurodant visos pagal FAĮ privalomos informacijos apie ūkinę operaciją reikalavimus;
• nesilaikoma mokesčiams apskaičiuoti naudojamiems apskaitos dokumentams taikomų reikalavimų, kuriuos nustato Vyriausybė arba jos įgaliota institucija;
• elektroniniai apskaitos dokumentai jų gavėjams pateikiami elektroninį apskaitos dokumentą parengusio subjekto pasirinktomis priemonėmis, nesant išankstinio apskaitos dokumento gavėjo sutikimo;
• nepagrįstai taisomi apskaitos dokumentai; taisomi apskaitos dokumentai, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos ūkinės operacijos ir kuriuos taisyti draudžiama;
• apskaitos dokumentai nepasirašomi;
• apskaitos dokumentai nepateikiami arba ne laiku pateikiami apskaitą tvarkančiam asmeniui.

Kontrolės priemonės:

1. paskirti už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis, supažindinti juos ir apskaitą tvarkančius asmenis su apskaitos dokumentuose privaloma nurodyti informacija vadovaujantis FAĮ, ir atsižvelgiant į konkrečias sąlygas;
2. nustatyti apskaitos dokumentų parengimo būdus, formas, laikmenas ir supažindinti su jais už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis ir apskaitą tvarkančius asmenis;
3. informuoti už apskaitos dokumentų parengimą atsakingus asmenis ir apskaitą tvarkančius asmenis apie apskaitos dokumentų pateikimo (išsiuntimo) gavėjui ar apskaitą tvarkančiam asmeniui terminus, nustatytus vadovaujantis FAĮ, atsižvelgiant į sutartinius įsipareigojimus ir subjekte nustatytus terminus vidaus dokumentams;
4. paskirti asmenis turinčius teisę pasirašyti apskaitos dokumentus elektorniniu parašu arba asmeniškai;
5. kai prekių ar paslaugų gavėjams pateikiami elektroniniai apskaitos dokumentai, įpareigoti atsakingus asmenis iš anksto suderinti su apskaitos dokumento gavėju elektroninio apskaitos dokumento formatą ir pateikimo būdą;
6. nurodyti atvejus, kada apskaitos dokumentas taisomas ir atvejus, kada išrašomi patikslinamieji apskaitos dokumentai, pavyzdžiui, kai prekės grąžinamos, nukainojamos, suteikiamos apyvartos nuolaidos, kt.; draudžiama taisyti apskaitos dokumentus, kuriais pagrindžiamos pinigais atliekamos ūkinės operacijos;
7. nustatyti priemones, kurių pagalba identifikuojamas apskaitos dokumentą ar patikslinamąjį apskaitos dokumentą parengęs ir (arba) klaidą ištaisęs asmuo, dokumento parengimo ir (arba) ištaisymo data;
8. patvirtinti įmonės vidaus apskaitos dokumentų formas;
9. nustatyti, kokiais atvejais surašoma buhalterinė pažyma ar kitas apskaitos aiškinamasis dokumentas.

Vadovas gali suteikti padalinių vadovams ir apskaitą tvarkantiems asmenims teisę nepriimti pateiktų apskaitos dokumentų, jeigu jie netinkamai įforminti ir reikalauti, kad apskaitos dokumentai būtų tinkamai įforminti.

Asmuo, nepriimdamas jam pateiktų apskaitos dokumentų, turi nurodyti priežastis ir per nustatytą terminą apie tai informuoti dokumentą pateikusį asmenį.

Apskaitos dokumentas laikomas netinkamai įformintu, jei jis neatitinka FAĮ, mokesčiams apskaičiuoti naudojamiems apskaitos dokumentams taikomų ar subjekto viduje nustatytų reikalavimų.

Vadovas turėtų įpareigoti už atsakingus asmenis laiku pateikti apskaitą tvarkantiems asmenims ne tik apskaitos dokumentus, bet ir kitą tikslią, išsamią informaciją apie ūkines operacijas ir apie turto ir įsipareigojimų vertės nustatymui taikytinas prielaidas.

Sudaromas reikalingos pateikti apskaitą tvarkantiems asmenims informacijos sąrašas, į kurį įtraukiama:

• ilgalaikio turto naudojimo įmonės veikloje numatomi laikotarpiai ir jų patikslinimai;
• ilgalaikio turto nuvertėjimo prielaidos, atliekami apskaičiavimai;
• atsargų grynosios galimo realizavimo vertės reikšmingas sumažėjimas;
• įmonės vykdomų faktoringo, reikalavimo teisių perleidimo, kitų su finansiniu turtu ar įsipareigojimais susijusių sandorių informacija;
• ateities sandorių ir kitų finansinių priemonių sandorių sudarymo informacija;
• turto naudojimo pagal finansinės nuomos (lizingo), nuomos ir panaudos sutartis sąlygos;
• informacija apie pradedamą naują veiklą arba vykdomas ūkines operacijas, kurių turinys iš esmės skiriasi nuo ankstesnių ūkinių operacijų;
• informacija apie pradėtus verslo įsigijimo, subjekto reorganizavimo, likvidavimo procesus; kt.