Dokumentacijos planas

• Dokumentacijos planas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų sisteminimo metų planas. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.  

Dokumentų saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus (rodyklės), o jei šie terminai teisės aktais nėra nustatyti, vadovaujamasi Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatomis, įvertinus dokumentus pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 44 punkte numatytus kriterijus.

Dokumentų saugotojas, atsižvelgdamas į dokumentų saugotojo ir su juo susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus bei įstaigos vykdomas specialiąsias funkcijas, gali savo veiklos dokumentus nuspręsti saugoti ilgiau, nei nustatyta Rodyklėje. Tokiu atveju dokumentacijos plane nurodomas Rodyklės punktas (papunktis), kuriame nustatytas šių dokumentų minimalus (trumpesnis) saugojimo terminas.

Dokumentacijos plano parengimo pavyzys

• Nuolat ar ilgai saugomų bylų lapai (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojami nustatyta tvarka, o trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.ar temos pavadinimą), prireikus gali būti rašoma paantraštė.
• Nuolat ar ilgai saugomos bylos chronologinės ribos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) yra bylai priskirtų dokumentų anksčiausia ir vėliausia datos (jei netaikoma kita sisteminimo tvarka), vaizdo ir garso dokumentų – dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, bylos data yra dokumento data. Jei vaizdo ar garso dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data. Jei bylą sudaro vienas dokumentas (pvz., dokumentų registras) ar kelerių metų tęstiniai dokumentai (pvz., bylų sąrašai), bylos data yra metai.Kadangi buvo tvarkyti dokumentai ir traukti į apskaitą-apyrašus, tęsiamas tvarkymas pagal ankstesnę tvarką. 
• Trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.Popierinių dokumentų bylos sudaromos ir tvarkomos pagal šiuos reikalavimus:Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant aplankų, kuriuose saugomi analoginiai dokumentai.Nuolat saugomose susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei iniciatyvinis ir atsakomasis dokumentai yra skirtingų formų.

Nuolat ar ilgai saugomų bylų lapai (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojami Taisyklių 6 priede nustatyta tvarka, o trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.

Jei dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami ne daugiau kaip trejų kalendorinių metų dokumentai. Sutvarkyta nuolat saugoma byla turi būti sudaryta ne daugiau kaip iš 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas.

Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.Bylos įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos– pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane, vienarūšės bylos– pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.Bylos įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kurių kiekvienam suteikiamas eilės numeris.Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą.