Bylų sudarymas ir tvarkymas – archyvavimas

Dokumentų saugojimo terminai:

• trumpai saugomos 1-10 m. (popierinės 1-25 m.).
• ilgai saugomos 11-100 m.  (popierinės 26-100 m.) .

Pasibaigus kalendoriniams metams bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. Pasibaigus kalendoriniams metams elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos ir sutvarkomos. Patikrinami kiekvienos bylos, jos tomų ir jiems priskirtų dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos dokumentacijos planą ir teisės aktus, kuriuose jie nustatyti. Jei elektroninei bylai yra priskirta dokumentų, kurie neatitinka elektroninės bylos antraštės ir paantraštės (jei yra) ar nurodyto saugojimo termino, jie priskiriami reikiamoms elektroninėms byloms. Taip pat patikrinamas elektroninių dokumentų priskyrimas elektroninei bylai ar jos tomui pagal nustatytą ar pasirinktą požymį. Aptikus priskyrimo klaidų, elektroniniai dokumentai turi būti perskirstyti.

Nuolat ar ilgai saugomų bylų lapai (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojami nustatyta tvarka, o trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.

Nuolat ar ilgai saugomos bylos chronologinės ribos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) yra bylai priskirtų dokumentų anksčiausia ir vėliausia datos (jei netaikoma kita sisteminimo tvarka), vaizdo ir garso dokumentų – dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, bylos data yra dokumento data. Jei vaizdo ar garso dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data. Jei bylą sudaro vienas dokumentas (pvz., dokumentų registras) ar kelerių metų tęstiniai dokumentai (pvz., bylų sąrašai), bylos data yra metai.

Trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai. Popierinių dokumentų bylos sudaromos ir tvarkomos pagal šiuos reikalavimus:

• Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant aplankų, kuriuose saugomi analoginiai dokumentai.
• Nuolat saugomose susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei iniciatyvinis ir atsakomasis dokumentai yra skirtingų formų.
• Nuolat ar ilgai saugomų bylų lapai (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojami Taisyklių 6 priede nustatyta tvarka, o trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.
• Jei dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami ne daugiau kaip trejų kalendorinių metų dokumentai. Sutvarkyta nuolat saugoma byla turi būti sudaryta ne daugiau kaip iš 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas.