Ar galima popierinį dokumentą paversti skaitmeniniu ir toliau teisės aktais nustatytą laiką saugoti tik elektroninės formos dokumentą, o popierinį sunaikinti?

Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigaliojus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Įstatymas) 12 straipsnio 3 dalies nuostatoms, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys (toliau – įstaigos, organizacijos ar įmonės) popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas.

Popierinių dokumentų atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo elektronine forma ir popierinių dokumentų naikinimo reikalavimai nustatyti Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektronine forma išsaugoti trumpai ar ilgai saugomi dokumentai įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje galėtų būti valdomi kaip veiklos dokumentai tik tuo atveju, jei jie būtų parengti pagal Tvarkos aprašo reikalavimus.

Įstaigos, organizacijos ar įmonės, norėdamos popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, pirmiausia turi įvertinti popierinius dokumentus pagal Tvarkos aprašo 3 punkto kriterijus. Atlikus vertinimą, pagal Tvarkos aprašo 4 punkto reikalavimus parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, o vadovo sprendimas įforminamas pagal Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatas.

Atsižvelgiant į tai, ar įstaigoje elektronine forma numatoma išsaugoti atskirą popierinį dokumentą, ar popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi Tvarkos aprašo 11.1 ir 11.2 papunkčiuose nurodyti metaduomenys.

Tvarkos apraše numatyti du popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma būdai:

1. Oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu.
2. Dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu (kaip jis suprantamas 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje: elektroninis parašas, pažangusis elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas).

Svarbu žinoti, kad popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami pagal Tvarkos aprašo 14–16 punktų nuostatas, tačiau ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo.